Administración de Almacenes

La administración de almacenes integra varias opciones de gestión, dentro de estas encontramos: Recepción/Devolución de Bienes y Servicios, Transferencias/Devoluciones, Controles Físicos de Existencias en Bodega, Ajustes de Existencias en Bodega, Requisa de Bienes, Ordenes de Despacho, Abastecimiento y Catálogos de Soporte.

Dentro de los principales beneficios que ofrece el Subsistema de Administración de Almacenes, encontramos los siguientes:

Abastecimiento

Descripción

El proceso de inicio del Abastecimiento determina las bodegas que serán los proveedores de los bienes solicitados por las unidades administrativas si estos están disponibles, en el caso de que las bodegas no cuenten con los artículos solicitados, estos se marcarán automáticamente como candidatos para una Solicitud de Compras.

 

Navegación

Bienes ► Abastecimiento

 

Campos de la pantalla Abastecimiento

Campos

Descripción

Requisa de Bienes

 Permite a los usuarios seleccionar la Requisa de Bienes a la que desea asignar una Bodega proveedora.

 

Ajustes de Existencias en Bodega

Descripción

Un ajuste representa una transacción que afecta a los artículos en inventario de una bodega particular, sobre la base de las diferencias en un proceso de toma de existencias o debido a un evento fortuito (pérdidas o mermas accidentales, por daños, etc.). La razón de los ajustes es mantener la coherencia entre el Inventario "físico" y el Inventario "en libros".

Este proceso permite realizar ajustes asociados a un Control Físico de Existencias en Bodega. Además,  permite realizar ajustes en el inventario que no estén asociados a Control Físico de Existencias en Bodega, para sucesos especiales que puedan variar las existencias de los artículos en una bodega.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Ajuste de Existencias en Bodega

 

Pestañas y campos que aparecen en la pantalla de Ajustes de Existencias en Bodega

Campo

Descripción

Código

Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único del ajuste de existencias en bodega.

Ejercicio PresupuestarioPor defecto el ejercicio presupuestario actual. El usuario podrá seleccionar el año fiscal de la lista del menú desplegable siempre y cuando el año fiscal seleccionado no esté completamente cerrado.
Período PresupuestarioPor defecto el período presupuestario actual. El usuario podrá seleccionar el período presupuestario de la lista del menú desplegable siempre y cuando el período seleccionado pertenezca al ejercicio presupuestario mencionado anteriormente.

Estado del Flujo de Trabajo

La etapa del Período Operativo contiene la etapa del período para los procesos específicos. Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea  el registro (Estado Inicial) hasta que finaliza el proceso (Estado Final) y se cambia  en dependencia de la transición que ejecuta el usuario.

OrigenOrigen del Ajuste del Inventario. Los valores posibles son: Manual o Importación de Datos o Control Físico de Existancias en Bodega. Manual (predeterminado), cuando el usuario crea el ajuste en la entidad. Importación de Datos, cuando el usuario crea el ajuste utilizando la herramienta de importación de datos.  Control Físico de Existancias en Bodega, cuando el sistema crea automáticamente el ajuste de una solicitud de recuento de inventario. Este atributo se rellena automáticamente por el sistema.

Creado Automáticamente

Es un campo solamente de lectura, si está seleccionado, especifica que esta transacción ha sido generada automáticamente por un proceso, o si NO está seleccionada, significa que un usuario ha registrado manualmente el ajuste en bodega.

Fecha

Es la fecha efectiva que aplica para esta transacción.

Fecha de Aprobación

Es la fecha de aprobación del ajuste de existencia en bodega.

BodegaRepresenta el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de unidades administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

Comprobante Contable

Dato generado automáticamente por el sistema, cuando el ajuste Inventario crea un Comprobante Contable. 

Servidor PúblicoEs el nombre de la persona que interviene en esta transacción. dato alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de servidor público,  usar filtros correspondientes, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar el servidor público que desea registrar en el catálogo.

Control Físico de Existencias en Bodega

Contiene la información general del conteo de los artículos en bodega

Tipo de Ajuste

 Se puede escoger entre “Inventario Inicial” o “Cantidad”.

Idioma

Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Razón

Es una razón breve por la que se dio esta transacción.

Pestaña de Ajuste de Existencia de Artículo en Bodega

Es la información del artículo en bodega que se utilizó en el ajuste.

Pestaña de Archivos Adjuntos

Introduzca la información nueva para el Archivo adjunto. Los campos que tienen un asterisco son obligatorios.

 

Pestaña de Ajuste de Existencias de Artículo en Bodega

Descripción

Es la información acerca del artículo en bodega que se utilizó en el ajuste
 
 
Campos de la pantalla Ajuste de Existencia de Artículo en Bodega

Campo

Decripción

Código

Es el código de identificación único generado manual o automáticamente, dependiendo de los parámetros establecidos.

Artículo en Bodega

Es el artículo a ajustarse. Dato numérico “Buscar” , se abrirá una nueva pantalla del Catálogo de Bienes y Servicios. El campo “Perecedero” deberá ser verdadero, para que el sistema únicamente muestre artículos perecederos, para que el sistema muestre únicamente artículos no perecederos el campo “Bienes ” deberá ser verdadero y el campo “Perecedero” deberá ser falso; posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón en el botón “Buscar” , con el fin de seleccionar el artículo que desea registrar.

Nueva Cantidad Disponible

Es el cambio en la cantidad del artículo.

Variación de la Cantidad

La diferencia entre los valores (se calcula automáticamente).

Costo Unitario

Es el costo por unidad antes del ajuste.

Nuevo Costo Unitario

Es el costo por unidad después del ajuste.

Variación del Costo Total

Es la diferencia entre valores (se calcula automáticamente).

Pestaña de Ajuste de Existencias en Bodega de Lotes Perecederos

Es una colección de cero o más cantidades que deben ajustarse en uno o más Lotes Perecederos, brinda información detallada sobre el Lote Perecedero del artículo en bodega que se está ajustando.

 

Pestaña de Lote Perecederos

Descripción

Es una colección de cero o más cantidades que deben ajustarse en uno o más Lotes de Artículos Perecederos, brinda información detallada sobre el Lote Perecedero del artículo de los Bienes de Consumo  que se está ajustando.

 

Campos que aparecen en la pestaña del Lote Perecederos

Campo

Decripción

Código

Es un código único generado por el sistema que servirá como identificador para el lote perecedero.

Fecha de Producción

Es la fecha en la cual se produjo el lote perecedero.

Fecha de Vencimiento

Es la fecha en la cual se espera que el lote perecedero caduque.

Cantidad en Existencia

Es la cantidad de artículos “disponibles” que forman el lote.

Idioma

Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Comentarios

Cualquier detalle acerca del ajuste de inventario.

Fabricante

Es la identificación del lote del fabricante.

 

Catálogos de Soporte

Artículos en Bodega

Descripción

Contiene información relacionada a los artículos en bodega, tales como: cantidad de existencias, punto de reorden, cantidad máxima y mínima, así como su ubicación física en la bodega.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Catálogo de Soporte ► Artículos en Bodega

 

Pestañas y campos de la pantalla de Artículos en Bodega

Campos

Descripción

Código

 Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único del artículo en bodega.

Artículo del CBS

 Dato numérico “Buscar” , se abrirá una nueva pantalla del Catálogo de Bienes y Servicios. El campo “Perecedero” deberá ser verdadero, para que el sistema únicamente muestre artículos perecederos, para que el sistema muestre únicamente artículos no perecederos el campo “Bienes” deberá ser verdadero y el campo “Perecedero” deberá ser falso; en cambio para que el sistema muestre los bienes de uso el campo “Bienes de Consumo” deberá ser falso, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón en el botón “Buscar” , con el fin de seleccionar el artículo que desea registrar.

Bodega

 Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de unidades administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

Fecha del Último Control Físico

 Muestra la última fecha en la que el artículo fue parte de un “Control Físico de Existencias en Bodega”.

En Control Físico

 Este es un atributo solamente de lectura, el sistema lo actualiza automáticamente a verdadero cuando el artículo está en control físico y no se puede realizar ninguna transacción con dicho artículo. El valor por defecto es “Falso”.

Perecedero

 Este campo determina si un artículo es perecedero o no perecedero, si el valor del campo es verdadero es un artículo perecedero si el campo es falso es un artículo no perecedero.

Costo Promedio Unitario

 Es el resultado de una operación financiera que el sistema realiza a lo interno, es la suma del total de los costos de los artículos en bodega entre la cantidad total de artículos en bodega.

Cantidad en Existencia

 Muestra el saldo de las existencias del artículo en la bodega (es un dato asignado automáticamente por el sistema) se actualiza cada vez que se da una transacción en bodega: Notas de recepción/devolución, Transferencias entre bodegas, ajustes, ordenes de despacho, etc.

Cantidad Reservada

 Muestra la cantidad del artículo que está en el proceso de transferencia del inventario, reservará esta cantidad y disminuirá de lo disponible, así no se utilizará en otra transacción. El sistema va a ajustar a 0.00 este atributo una vez que la transferencia se cancele o entregue.

Cantidad Disponible

 Atributo sólo de lectura, que representa la cantidad disponible para su uso en cualquier proceso. Este atributo será calculado por el sistema igual que Cantidad en Existencia y Cantidad Reservada. La cantidad disponible no puede ser negativa ni ser superior a la Cantidad en Existencia, si los artículos tienen lotes perecederos, la suma de todos los lotes disponibles debe ser igual a Cantidad disponible.

Punto de Reorden

 El sistema copiará el valor del atributo titulado “Punto de Reorden” de la pantalla de catálogo de bienes y servicios, el usuario puede modificar este valor y cuando el atributo titulado “Cantidad disponible” sea menor o igual al valor del punto de reorden, el sistema enviará alertas para reabastecer el inventario; si no se copia o digita ningún valor, este se convierte en cero.

Cantidad de Pedido

 El sistema copiará el valor del atributo titulado “Cantidad de Pedido” de la pantalla del catálogo de bienes y servicios, el usuario puede modificar este valor y el sistema sugerirá esta cantidad al momento de crear solicitudes de reabastecimiento.

Existencia Mínima

 El sistema copiará el valor del atributo titulado “Cantidad de Orden Mínima” de la pantalla de catálogo de bienes y servicios, el usuario puede modificar este valor que es la cantidad mínima que el sistema permitirá ordenar al crear una solicitud de abastecimiento, el sistema validará que la condición descrita se ha cumplido; si no se copia o digita ningún valor, este se convierte en cero.

Existencia Máxima

 El sistema copiará el valor del atributo titulado “Máximo Disponible” de la pantalla del catálogo de bienes y servicios, el usuario puede modificar este valor que indica la cantidad máxima del artículo que el usuario desea abastecer.

Costo Total

 Es un cálculo del sistema que se actualiza cada vez que se procesa una transacción de Bienes con el artículo que se está trabajando.

Rotación del Inventario

 Al igual que una proporción de rotación típica, los detalles de la rotación de inventario dependen de cuánto inventario se vende durante un período de tiempo.

Días de Inventario

 El porcentaje de rotación de inventario por sí solo toma algún tiempo para poner en perspectiva.

Fecha del Último Cálculo de Rotación del Inventario

 Dato generado por el sistema, según la tasa de rotación de inventario.

Idioma

 Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Comentarios

 Información relevante acerca del artículo, tal como: tratamiento especial, condiciones de garantía, etc.; este es un atributo definido por el usuario.

Código de Barras

 Contiene el código reconocido por el lector de código de barras, es obligatorio si el parámetro titulado “Código de Barra es Obligatorio en Artículos de Bodega” está establecido como verdadero.

Ubicación en Bodega

 Este es un atributo definido por el usuario que define la ubicación física del artículo en las Bodegas.

Descripción de Ubicación en Bodega

 Es un campo el cual puede ser definido por el usuario o   asignado automáticamente por el sistema.

Codificación Financiera

 Este atributo se copia del atributo titulado “Cuenta por Defecto del Artículo del Catálogo” y el usuario puede cambiar este valor. Para cambiar la cuenta por defecto, el usuario debe complementar la codificación financiera seleccionando el botón “Ver Elementos”  )

Activo

 El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, este artículo en bodega no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.

Pestaña de Lote de Perecederos

 El sistema mostrará y actualizará la información de Lotes Perecederos con los diferentes procesos del módulo donde se modifiquen los lotes perecederos, dichos procesos incluyen; nota de recepción/devolución, ajustes, ordenes de despacho, etc. Solamente cuando el campo “Perecedero” esté establecido cómo verdadero, los usuarios pueden visualizar la información, pero no actualizarla.

Pestaña de los Códigos de Barras del Artículo

 Es una colección de alias de códigos de barras asociados a un Artículo en bodega específico, esto es necesario porque los Fabricantes pueden cambiar este código para el mismo modelo/marca de un producto dependiendo de la región o país de fabricación.

Pestaña de Código de Barra del Artículo

Descripción

La pestaña del código de barra del artículo contiene la información del código de barra del artículo en bodega.

 

Campos de la pestaña de Código de Barra del Artículo

Campo

Descripción

Código

El sistema la genera automáticamente y es visible para el usuario.

Valor del Código de Barras

Este es el valor del código de barras correspondiente al artículo en bodega.

 

Pestaña de Lote Perecedero

Descripcion

La pestaña de lote perecedero contiene la información necesaria para el manejo de los lotes perecederos.

 

Campos que aparecen en la pantalla de la pestaña de lote perecedero

Campo

Descripción

Código

 Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único del artículo en bodega. Es definido y actualizado por el usuario desde otras transacciones.

Fecha de Producción

 Fecha de producción del artículo perecedero, es un campo opcional. Es definido y actualizado por el usuario desde otras transacciones.

Fecha de Vencimiento

 Fecha de vencimiento del artículo perecedero, es un campo obligatorio. Es definido y actualizado por el usuario desde otras transacciones.

Cantidad en Existencia

 Muestra la cantidad de lotes perecederos que posee el artículo, con una fecha de vencimiento específica. Es un campo obligatorio. Es definido y actualizado por el usuario desde otras transacciones.

Idioma

 Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. Es definido y actualizado por el usuario desde otras transacciones.

Comentarios

 tratamiento especial, condiciones de garantía, etc. Es definido y actualizado por el usuario desde otras transacciones. Es definido y actualizado por el usuario desde otras transacciones.

Fabricante

 Corresponde al nombre del fabricante del articulo perecedero. Es un campo obligatorio. Es definido y actualizado por el usuario desde otras transacciones.

 

Inventory Kardex

Overview

Inventory Kardex is a view where the user may inquire all the transactions, such as Goods Received Notes, Goods Returned Notes, Dispatch Order, Transfer, Adjustment, Initial Inventory, etc. that have been applied to a particular Inventory Item. Transactions will be displayed in chronological order based on the ‘Inventory Transaction Date'.

 

Navigation

Inventories ► Support Entities ► Inventory Kardex

 

Inventory Kardex Tab screen Fields

Field

Description

Inventory Item

 The items that are stored as a part of the inventory.

Description

 Short description of the inventory item.

Unit Of Measure

 Classification for measurement of the inventory item.

Average Unit Cost

 The middle (mean /average) cost of the entire inventory items on hand.

Quantity On Hand

 The number of inventory items that is available for use immediately.

Initial Inventory

 The number of early (first) inventory items in stock.

 

Justificaciones en Control Físico

Descripción

Contiene información de las justificaciones que serán utilizadas para categorizar las variaciones en los procesos de Control Físico.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Catálogos de Soporte ► Justificaciones en control físico

 

Campos que aparecen en la pantalla de Justificación en Control Físico

Campos

Descripción

Código

Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la Justificación en Control Físico.

Activo

El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, esta justificación en control físico no podrá seleccionarse  para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.

Idioma

Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Nombre

Corresponde al nombre que se le asignara al tipo de justificación en  control físico.

Descripción

Es una descripción breve de la justificación en control físico.

 

Paquetes de Aprovisionamiento

Descripción

Un Paquete de Aprovisionamiento es una colección de artículos de bodega predefinidos para propósitos específicos; La ventaja para las Requisa de Bienes / Servicios es que esto automáticamente rellenará los Bienes que la Requisa de Bienes / Servicios necesita.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Catálogos de Soporte ► Paquetes de Aprovisionamiento

 

Campos y pestañas de la pantalla de Paquetes de Aprovisionamiento

Campo

Descripción

Código

 Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único del Paquetes de Aprovisionamiento.

Tipo de Dominio Personalizado

 Esta función crea un Tipo de Dominio Personalizado que puede ser referenciado por cualquier entidad dentro de la plataforma.

Idioma

 Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Nombre Corto

Corresponde al nombre que se le asignara al Paquetes de Aprovisionamiento.

Descripción

Es una descripción detallada del Paquetes de Aprovisionamiento.

Pestaña de Paquete de Aprovisionamiento del ArticuloEsta pestaña contiene la lista de uno o más elementos del paquete de aprovisionamiento que forman parte del paquete de origen.

 

Pestaña de Paquete de Aprovisionamiento del Articulo

Descripción

Esta pestaña contiene la lista de uno o más elementos del paquete de aprovisionamiento que forman parte del paquete de origen.

 

Campos de la Pestaña de Paquete de Aprovisionamiento del Articulo

Campos

 Descripción

Activo

Indica si el bien del paquete de aprovisionamiento está activo.

Unidad de Medida

Seleccione la unidad de medida que se usará en la lista Desplegable de la opción Paquete de Aprovisionamiento.

Cantidad

La cantidad de artículos que se incluirán en el Paquete de Aprovisionamiento.

Artículo del CBS

El artículo del catálogo que se incluirá en el paquete de aprovisionamiento.

 

Secciones en Bodega

Descripción

Contiene información de las secciones en bodega, estas deberían estar agrupadas por propósito bajo un mismo Tipo de Ubicación. Este catálogo permite administrar un ordenamiento para facilitar la forma de recibir, manipular, transportar, despachar y controlar las existencias de los bienes en los distintos almacenes.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Catálogos de Soporte ► Secciones en Bodega

 

Pestañas y campos que aparecen en la pantalla de la Sección en Bodega

Campo

Descripción

Código

Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la sección en bodega.

Activo

El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, esta sección en bodega no podrá seleccionarse  para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.

Código de la Sección en Bodega

Si el parámetro “Generar Códigos del Sección de Bodega Automáticamente” es “Verdadero”, el sistema asigna el valor automáticamente; será el valor del atributo “Código de la Sección de Bodega” y será un atributo solamente de lectura. Si el parámetro “Generar Códigos de la Sección de Bodega Automáticamente” es “Falso”, el usuario deberá digitar este valor manualmente y no será un atributo solamente de lectura.

Características de Almacenamiento

Estos son los posibles tipos de secciones de almacenamiento para las secciones en bodega, estos pueden ser:

·         Rapidez, Pesadez

·         Demanda Fluctuante

·         Demanda Medio, Peso

·         Lento, Pequeño, Ligero

Tipo de Ubicación en Bodega

Es el código del tipo de ubicación en bodega donde está ubicada la sección bodega.

Código de la Bodega

Codigo de bodega, Este valor sería asignado automáticamente por el sistema.

IdiomaMuestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Nombre

Es el nombre de la sección en bodega.

Descripción

Es una descripción breve de la sección en bodega.

Pestaña de Ubicaciones en Bodega

Se mostraran las ubicaciones en bodega que están asociadas a la sección en bodega, en este campo no se eliminan o agregan ubicaciones en bodega, solamente es información de lectura. Si el usuario quiere borrar la ubicación, debe hacerlo desde la pantalla de secciones en bodega.

 

Tipo de Ubicación en Bodega

Descripción

Contiene información de los Tipos de Ubicación en Bodega y el propósito de dichas ubicaciones.

Este catálogo permite llevar el control del  ordenamiento e identificación de cada uno de los artículos mientras se mantengan en existencia dentro del almacén.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Catálogos de Soporte ► Tipo de Ubicación en Bodega

 

Pestañas y campos que aparecen en la pantalla del Tipo de Ubicación en Bodega

Campos

Descripción

Código

Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único del tipo de ubicación en bodega.

Activo

El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, este tipo de ubicación en bodega no podrá seleccionarse  para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.

Bodega

Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de unidades administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

Área de Recepción

El valor por defecto de este campo es falso, si el usuario lo cambia a verdadero, entonces este tipo de ubicación en bodega se utilizará como área de recepción de bienes.

Área de Almacenamiento

El valor por defecto es verdadero, si el usuario lo cambia a verdadero, entonces este tipo de ubicación en bodega se utilizará como área de almacenamiento de bienes.

Área de Despacho

El valor por defecto de este campo es falso, si el usuario lo cambia a verdadero, entonces este tipo de ubicación en bodega se utilizará como área de despacho de bienes.

Área de Almacenamiento Temporal

El valor por defecto de este campo es falso, si el usuario lo cambia a verdadero, entonces este tipo de ubicación en bodega se utilizará como área de almacenamiento y salida intermedia de bienes.

Área de Conteo para Control Físico

El valor por defecto de este campo es falso, si el usuario lo cambia a verdadero, entonces este tipo de ubicación en bodega se utilizará como área de control físico para bienes.

Código del Tipo de Bodega

Si el parámetro “Generar Códigos del Sector de Almacenamiento Automáticamente” es “Verdadero”, el sistema asigna el valor automáticamente; será el valor del atributo “Tipo de código de Almacenamiento” y será un atributo solamente de lectura. Si el parámetro “Generar Códigos del Sector de Almacenamiento Automáticamente” es “Falso”, el usuario deberá digitar este valor manualmente y no será un atributo solamente de lectura.

Idioma

Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Nombre

Es el nombre del tipo de ubicación en bodega.

Descripción

Es una descripción breve del tipo de ubicación en bodega.

Pestaña de Secciones en Bodega

Se mostraran las secciones en bodega que están asociadas a este tipo de ubicación en bodega, en este campo no se eliminan o agregan secciones en bodega, solamente es información de lectura. Si el usuario quiere borrar la sección, debe hacerlo desde la pantalla de secciones en bodega.

 

Ubicaciones en Bodega

Descripción

Contiene información de la ubicación de un artículo en Bodega, tales como fila, estante y nivel. La estructura de la ubicación de los artículos en la bodega se configura para cada bodega, considerando las necesidades de la misma. La  ubicación   física  de los artículos en bodega se determina mediante  la siguiente estructura  de códigos:

Bodega + Tipo de Ubicación + Sección + Fila + Estante + Nivel del Estante

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Catálogos de Soporte ► Ubicación en Bodega

 

Pestañas y campos que aparecen en la pantalla de la Ubicación en Bodega

Campo

Descripción

Código

Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la ubicación en bodega.

Fila

 Es la fila de la ubicación en bodega del artículo.

Estante

 Es el estante de la ubicación en bodega del artículo.

Nivel

 Es el nivel de la ubicación en bodega del artículo.

Código de la Ubicación en Bodega

 Este es un campo de solo lectura y es el código que el sistema le asigna a la ubicación en bodega.

Peso Máximo en Libras

 Corresponde al peso máximo que soporta la ubicación en bodega.

Capacidad Total en m3

 Corresponde a la capacidad total en m3 que soporta la ubicación en bodega.

Activo

 El valor por defecto de este campo es verdadero, si este valor se cambia a falso, esta ubicación en bodega no podrá seleccionarse  para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y solamente permanecerá como referencia.

Ubicación en Bodega por Defecto

 El valor por defecto de este campo es falso, si este valor se cambia a verdadero esta ubicación sería la que se utilizaría por defecto para los nuevos artículos de dicha bodega; solamente se puede seleccionar 1 casilla de almacenamiento por defecto por cada bodega.

Sección No Inflamable

 El valor por defecto de este campo es falso, de cambiar a verdadero implicaría que dicha ubicación es segura contra incendios.

Capacidad de Almacenamiento

 Estos son los espacios de almacenamiento posibles, pueden ser Pequeña, Mediana y Grande.

Tipo de Almacenamiento

 Estos son los tipos de unidades de almacenamiento posibles para la casilla, pueden ser:

E1 – Pallet Europea Estándar

I1 – Pallet Industrial Estándar

WB – Depósito

TK - Estantería

Sección en Bodega

 Es el  código de la sección en bodega donde está ubicada la ubicación en bodega.

Código de la Bodega

 Codigo de bodega, Este valor sería asignado automáticamente por el sistema.

IdiomaMuestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Descripción

 Es una descripción breve de la ubicación en bodega.

Se mostrará una colección de secciones en bodega que están asociadas a este tipo de ubicación en bodega, en este campo no se eliminan o agregan secciones en bodega, solamente es información de lectura. Si el usuario quiere borrar la sección, debe hacerlo desde la pantalla de secciones en bodega.

 

Controles Físicos de Existencias en Bodega

Descripción

Este proceso permite realizar periódicamente verificaciones físicas para comprobar que las existencias de bienes materiales y suministros en bodega, realmente coincidan con las existencias registradas en el kardex electrónico, además de verificar que no estén vencidos y que el estado físico de los mismos sea aceptable para su utilización y consumo.

El proceso se inicia desde que se procede con la verificación del inventario, hasta que se completa el levantamiento, se razonan las diferencias de inventario, se aprueban las mismas y se aplican los movimientos de ajuste en el inventario para que se reflejen en el kardex electrónico.

El levantamiento del inventario se puede realizar de dos formas:

Levantamiento Electrónico: Se realizará mediante el uso de un dispositivo móvil que permita la recolección de la información de manera electrónica. Para esto se exporta a una base de datos la información del inventario existente a una fecha de corte que se desea levantar, esta base de datos se almacenará en el dispositivo electrónico que se utilizará para el levantamiento del inventario. Posteriormente se importa la base de datos actualizada en el dispositivo electrónico.

Levantamiento Directo o Manual: Se realizará sin el uso de ningún dispositivo móvil, la recolección de la información se realiza de manera manual. Para esto se genera un reporte del inventario existente a una fecha de corte que se desea levantar de forma manual, en ese se realiza el levantamiento del inventario, posteriormente registran manualmente los datos recabados en el levantamiento del inventario.

Durante la comprobación del inventario se comprueba el estado físico del bien, su fecha de expiración y la ubicación del mismo.

Con base a los datos del inventario recopilados por el levantamiento realizado, se procede a compararlos con los datos de registrados en el kardex electrónico a fin de establecer si existen diferencias positivas o negativas respecto a las existencias reales y las registradas en el kardex por las siguientes razones: mermas, daño, destrucción, vencimiento, más cantidad de existencias físicas.

Se verifican los resultados de la comparación del levantamiento y las diferencias encontradas según registros del sistema, se registran comentarios para razonar las mismas.

Se crean automáticamente los movimientos de ajuste de existencias en bodega, una vez autorizado el proceso de control físico del inventario.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Controles Físicos de Existencias en Bodega

Campos de Controles Físicos de Existencias en Bodega

Campos

Descripción

Código

Es un código único generado por el sistema que servirá como identificador.

Ejercicio PresupuestarioPor defecto el ejercicio presupuestario actual. El usuario podrá seleccionar el año fiscal de la lista del menú desplegable siempre y cuando el año fiscal seleccionado no esté completamente cerrado.
Período PresupuestarioPor defecto el período presupuestario actual. El usuario podrá seleccionar el período presupuestario de la lista del menú desplegable siempre y cuando el período seleccionado pertenezca al ejercicio presupuestario mencionado anteriormente.

Estado del Flujo de Trabajo

 Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea  el registro (Estado Inicial) hasta que finaliza el proceso (Estado Final) y se cambia  en dependencia de la transición que ejecuta el usuario.

Fecha de Inicio de Control Físico

La fecha en que se guardó el Inicio de control físico.

Servidor Público Encargado

El servidor público que está a cargo de realizar el control físico de los bienes. dato alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de servidor público,  usar filtros correspondientes, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar el servidor público que desea registrar en el catálogo.

Unidad Administrativa

Es el código de la unidad administrativa (Bodega) a la que pertenecen los artículos que estarán en proceso de control físico en bodega, dato alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de unidades administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

Idioma

Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Creado porEste campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos del usuario que creo dicho registro, campo asignado por el sistema.

Nombre Corto

Es una descripción breve de la razón del estado del artículo.

Descripción

Es una descripción más detallada del artículo.

Pestaña de Usuarios Autorizados Durante el Control Físico

Registra los usuarios autorizados de registrar, consultar o actualizar detalles asociados al control físico.

Pestaña de Artículos en Control Físico de Existencias en Bodega

Registra los artículos que se someterán a control físico (Control Físico).

 

Purchase Requisition Item Candidates

Overview

A Purchase Requisition Item Candidates form (as menu option in Inventories Module) shows items that are needed to be supplied.

 

Navigation

Inventories ► Purchase Requisition Item Candidate

 

Purchase Requisition Item Candidates Fields and Tab

Field

Description

Institution

Institution Code ID of Institution which the Purchase Requisition Item Candidates affects. Lookup.

Priority

This field can take one of the following values 'Low', 'Medium' and 'High'. By Default - 'Medium' displays

Created On

Date on which item is created.

Minimum Required Date

The minimum required date to receive the goods/services. If this field is left blank, that means that there is no minimum required date to receive the goods.

Maximum Required Date

The maximum required date to receive the goods/services.

Item

A reference to the Catalogue Item. This reference must be unique for a Sourcing Package Reference or for a manually entered Request Item for a specific G/S Request. This value cannot be modified if it is related to a Sourcing Package.

Item Type

Type of item to be selected.

Goods/Services Request Item Tab

Goods/Services Request Item represents the Goods/Services Request Items belonging to a particular Goods/Services Request.

 

Replenishment Request

Overview

This process enables the Warehouse Responsible user to automatically generate a G/S Request from all Inventory Items that are below of its reorder point, this is where Quantity on Hand goes below the Reorder Point.

 

Navigation

Inventories ► Replenishment Request

 

Replenishment Request screen Fields

Field

Description

Warehouse

Warehouse that issues the replenishment request.

Inventory Item

Inventory item existent in the warehouse, subjected to replenishment.

 

Reporte

Descripción

Los reportes del Subsistema de Administración de Almacenes se utilizan para controlar y gestionar los procesos relacionados con los artículos en bodega. Estos informes son de gran utilidad para gestionar la compra de nuevos artículos, las existencias en bodega y pueden ayudar a mejorar la eficiencia de los procesos utilizados para la gestión de artículos en bodega.

Las siguientes son algunas de las funciones de los reportes del Subsistema de Administración de Almacenes:

A continuación se muestra una lista de todos los reportes del Subsistema de Administración de Almacenes:

Other Reports

Catalogue Item By Priority

Overview

This report shows a list of the Catalogue Items grouped by Priority (High, Medium, Low). It contains the following information of each Catalogue Item: Catalogue Item ID, Item Short Description, Item Type (Good or Service), Unit of Measure – UOM, Stock Item (Yes or No), Item Class, and Default Account. The following filters are available: Priority, Item Type, Stock Item, and Item Class.

An example of the report is shown below.

Navigation

Definition of Report Fields

The Catalogue Item By Priority Report includes the following fields:

Report FieldsDescription
Report Date

Date of report generation automatically generated by the system

Report Time

Time of report generation automatically generated by the system

User

User who generates the report

PagePage Number
Filter CriteriaFilter Criteria as entered under the Catalogue Item By Priority Report
Sort ByUsed to sort the report by Priority (downward) and Catalogue ID (upward)
PriorityThe level of importance of a specific report
Number of ItemsThe number of asset items listed in a specific report
Cat. Item IDThe identification number of the category item
Short DescriptionThe description of the asset item
TypeThe type of inventory item. For example, a good or a service
UOMThe classification for measurement of the catalogue item
StockDefines whether an inventory item is or is not in stock (Yes if in stock, No if not in stock)
Item ClassDefines basic characteristics of the inventory item
Default AccountIf an element is defined in the object segment of the chart of accounts, this code will be used as part of the coding block when issuing a purchase order or purchase requisition that includes this particular item

Generation of the Report

The Catalogue Item By Priority Report shows a list of the Catalogue Items grouped by Priority (High, Medium, Low).

To GENERATE this report, follow the steps below:

Navigation

The Catalogue Item By Priority Report includes the following filter criteria available for the report:

  • Priority - Click the ,,  icons to add and remove priority definitions to / from the selected list.
  • Stock - Click the stock checkmark to define whether the catalogue item is in stock or not in stock.
  • Item Type - Select an Item Type from the drop-down menu.
  • Item Class - Item Class unit (optional parameter) that can be selected using the Lookup icon , and Find icon  to retrieve the Item Class unit. If selected, the report will include the selected Item Class unit and all Item Class units below the selected unit. Refer to Item Class for more information.
  • Sort By - Click the ,,  icons to add and remove filter criteria to / from the selected list and click the , , ,  icons to move the items in the selected list up and down to put them in the desired order of appearance
  • Sort the Cat. Item ID, Short Description, Item Type, UOM, Stock, Item Class, and Default Account by the preferred ascending and descending order using the red arrow icon.

If all filter criteria are left blank, all Stocks, Item Types, and Item Classes will be included in the Report, as well as the Item Classes allowed by the report user security profile.

The report can be exported in HTML, PDF, MS Excel, RTF and MS Word formats, prior to printing, using the , , , , and  icons.

Catalogue Item Classification List

Overview

This report shows the Classification List of the Catalogue Item. It can be by Category or Class because the system has these two types of classification. The report contains the following information of each Classification Item: ID, Name, and Level. The report can be filtered by Level, this allows to the user to choose until what level he/she wants to include in the report.

An example of the report is shown below.

Navigation

Definition of Report Fields

The Catalogue Item Classification List Report includes the following fields:

Report FieldsDescription
Report Date

Date of report generation automatically generated by the system

Report Time

Time of report generation automatically generated by the system

UserUser who generates the report
PagePage Number
TypeThe type that the Catalogue Item Classification List Report is designated to. For example, this report is defined by category
Sort ByUsed to sort the report by Category ID (upward)
Category IDThe identification number of the category
Category Short DescriptionThe description of the assets in the inventory category
LevelThe level of functions associated and attached to a hierarchy of connected items

Generation of the Report

The Catalogue Item Classification List Report shows the Classification List of the Catalogue Item.

To GENERATE this report, follow the steps below:

Navigation

The Catalogue Item Classification List Report includes the following filter criteria available for the report:

  • Group By: Select a Group By value from the drop-down menu
  • Level: The level of functions associated and attached to a hierarchy of connected items
  • Sort By - Click the ,,  icons to add and remove filter criteria to / from the selected list and click the , , ,  icons to move the items in the selected list up and down to put them in the desired order of appearance
  • Sort the Catalogue ID by the preferred ascending and descending order using the red arrow icon.

If all filter criteria are left blank, all Levels will be included in the Report.

The report can be exported in HTML, PDF, MS Excel, RTF and MS Word formats, prior to printing, using the , , , , and  icons.

Material Received Returned

Overview

Material Received Returned includes a list of the Material Items received/returned by an Institution Unit. It contains information of each Item Received/Returned such as Good/Service Received Note (GSRN) ID, Note Type (Receive or Return), GS Type (Good or Service), Catalogue Item, Item Short Description, Quantity, Total Cost, Vendor, Purchase Order (PO) Ref ID, etc.

An example of the report is shown below.

Navigation

Definition of Report Fields

Material Received Returned Report includes the following fields:

Report FieldsDescription
Report DateThe date the report was created
Report TimeThe time the reports was created
UserThe person creating the report
PageRepresents the number of pages the report has
Filter CriteriaFilter Criteria as entered under Asset Valuation Report
Sort ByDescribes how the report is ordered (i.e. GSRN ID (downward))
GSRN IDGood/Service Received Note unique identification number
Note TypeReceive or Return
GS TypeRefers to the Good or Service type  
Catalogue Item IDUnique identification number describing the material
Item Short DescriptionShort text describing the material
Qty / Perc.Refers to the number of materials
UOMStand for Unit of Measurement used to measure the material (unit, hours, ream, hundred)
Total AmountThe total cost of the materials
GSRN StatusRefers to the current status of the Good/Service Received Note (i.e. Created, Approved)
Issue DateDescribes the date the material was received or returned
VendorRefers to the supplier of the asset (material)
GSRN Ref IDGood/Service Received Note unique transaction reference identification number
PO Ref IDPurchase Order Unique reference number

Generation of the Report

A Material Received Returned report that describes if an inventory item has been returned or received.

To GENERATE, follow the steps below:

Navigation

The Material Received Returned Report includes the following filter criteria available for the report:

  • Warehouse: To enter the Warehouse, if required, click on the Lookup icon ,  click on Find icon  to retrieve the Warehouse list, then select the Warehouse.
  • Catalogue Item: To enter the Catalogue Item, if required, click on the Lookup icon ,  click on Find icon  to retrieve the Catalogue Item list, then select the Catalogue Item.
  • Vendor: To enter the Vendor, if required, click on the Lookup icon ,  click on Find icon  to retrieve the Vendor list, then select the Vendor.
  • Note Type: Select the Note Type from the drop-down menu.
  • GS Type: Select the GS Type from the drop-down menu.
  • GSRN Status: Select the GSRN Status from the drop-down menu.
  • Fiscal Year: Select the Fiscal Year from the drop-down menu.
  • Fiscal Period: Select the Fiscal Period from the drop-down menu.
  • Issue Date From: Enter the Issue Date From (optional parameter) that can be selected by using the calendar icon .
  • Issue Date To: Enter the Issue Date To (optional parameter) that can be selected by using the calendar icon .
  • Enter the Purchase Order Ref ID and the GSRN ID as required.
  • Sort By: Click the ,,  icons to add and remove filter criteria to / from the selected list and click the , , ,  icons to move the items in the selected list up and down to put them in the desired order of appearance
  • Sort all the different Levels by the preferred ascending and descending order using the Red Arrow icons.

If all filter criteria’s are left blank, all Warehouse, Catalogue Item ID, Issue Date From and Issue Date To will be included in the Report, as well as the Institutions allowed by the report user security profile.

The report can be exported in HTML, PDF, MS Excel, RTF and MS Word formats, prior to printing, using the , , , , and  icons.

Material Request Report

Overview

This report shows a list of the Material Items requested by Institution Units. It contains information of each Requested Item such as Request ID, Catalogue Item ID, Item Short Description, Required Quantity, Total Cost, Supply Status, Issue Date, Institution Unit, etc. Some filters are available such as Institution Unit, Request ID, Catalogue Item ID, Supply Status, Issue Dates Range, Items with or without Purchase Requisitions, etc.

An example of the report is shown below.

Navigation

Definition of Report Fields

The Material Request Report includes the following fields:

Report FieldDescription
Report Date

Date of report generation automatically generated by the system

Report Time

Time of report generation automatically generated by the system

UserUser who generates the report
PagePage Number
Filter CriteriaFilter Criteria as entered under the Material Request Report
Sort By

Used to sort the report by Request ID (downward)

Request IDThe identification number of the Request ID
Catalogue Item IDThe identification number of the Catalogue Item
Item Short DescriptionThe description of the items in the Material Request Report
Req. QtyThe required quantity of the specific item
UOMThe classification for measurement of the inventory item
Total CostThe total cost of the inventory item
Supply StatusStates whether the inventory item is available
Issue DateThe date of issue of the inventory item
Req. Institution UnitThe institution which will approve the inventory item order process
PriorityThe level of importance of the inventory item in the report
Max Req. DateThe date that the required number of inventory items for that specific catalogue must be ordered by
TotalsThe total monetary value of the Total Cost

Generation of the Report

The Material Request Report shows a list of the Material Items requested by Institution Units.

To GENERATE this report, follow the steps below:

Navigation

The Material Request Report includes the following filter criteria available for the report:

  • Institution Unit - Institution unit (optional parameter) that can be selected using the Lookup icon , and Find icon  to retrieve the Institution unit. If selected, the report will include the selected Institution unit and all Institution units below the selected unit. Refer to Institutions for more information.
  • Request ID - Request ID unit (optional parameter) that can be selected using the Lookup icon , and Find icon  to retrieve the Request ID unit. If selected, the report will include the selected Request ID unit and all Request IDs below the selected unit. Refer to _________ for more information.
  • Catalogue Item ID - Catalogue Item ID unit (optional parameter) that can be selected using the Lookup icon , and Find icon  to retrieve the Catalogue Item ID unit. If selected, the report will include the selected Catalogue Item ID unit and all Catalogue Item IDs below the selected unit. Refer to Catalogue Item for more information.
  • Supply Status - Select a supply status from the drop-down menu.
  • Issue Date From - Enter the Issue Date From (optional parameter) that can be selected by using the calendar icon
  • Issue Date To - Enter the Issue Date To (optional parameter) that can be selected by using the calendar icon
  • Priority - Select a priority from the drop-down menu. Choices include High, Low, and Medium
  • Max Required Date From - Enter the Max Required Date From (optional parameter) that can be selected by using the calendar icon
  • Max Required Date To - Enter the Max Required Date To (optional parameter) that can be selected by using the calendar icon
  • Replenishment - Replenishment Status - if checked, the report will be replenished.
  • Request Group - Select a request group from the drop-down menu.
  • Register Employee - Register Employee unit (optional parameter) that can be selected using the Lookup icon , and Find icon  to retrieve the Register Employee unit. If selected, the report will include the selected Register Employee unit and all Register Employees below the selected unit. Refer to Employee for more information.
  • Reception Employee - Reception Employee unit (optional parameter) that can be selected using the Lookup icon , and Find icon  to retrieve the Reception Employee unit. If selected, the report will include the selected Reception Employee unit and all Reception Employees below the selected unit. Refer to Employee for more information.
  • Is Purchase Requisition - if checked, purchase requisition is enabled.
  • Purchase Requisition - Enter the purchase requisition information in the space provided.
  • Sort By - Click the ,,  icons to add and remove filter criteria to / from the selected list and click the , , ,  icons to move the items in the selected list up and down to put them in the desired order of appearance
  • Sort the Request ID, Catalogue Item ID, Item Description, Required Quantity, UOM, Total Cost, Supply Status, Issue Date, Institution Unit, Priority, and Max Required Date by the preferred ascending and descending order using the Red Arrow icon.

If all filter criteria are left blank, all Institution Units, Request IDs, Catalogue Item IDs, Status Supplies, Issue Date From, Issue Date To, Max Required Date From, Max Required Date To, Replenishments, Request Groups, Register Employees, Reception Employees, and Purchase Requisitions will be included in the Report, as well as the Institution Units, Request IDs, Catalogue Item IDs, Register Employees and Reception Employees allowed by the report user security profile.

The report can be exported in HTML, PDF, MS Excel, RTF and MS Word formats, prior to printing, using the , , , , and  icons.

Nota de Transferencia / Devolución entre Bodegas

Descripción

Dicho reporte sirve para mostrar el detalle de las transferencias y devoluciones entre Bodegas y Unidades Administrativas.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Otros Reportes ► Nota de Transferencia/Devolución entre Bodegas

 

Campos de Filtro del Reporte de Nota de Transferencia/Devolución entre Bodegas

 

Campos

Descripción

Método de Envío

 Muestra el método de Envío, el que puede ser: Entrega en Origen o Transporte en la Bodega Destino.

Origen

 Origen de donde salen los artículos a transferir.

Bodega Destino

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Bodega como criterio de filtro para el Reporte Destino hacia donde se transfieren los artículos.

Transferencia/Devolución

 Es el número de Transferencia/Devolución.

Es Transferencia

 Valor lógico, será verdadero si la operación es una transferencia, será falso si la operación es una Devolución de Orden de Despacho.

Desde la Fecha de Entrega

 Es el límite inicial para la fecha de emisión incluida en el reporte.

A la Fecha de Entrega

 Es el límite final para la fecha de emisión incluida en el reporte

Comentario

 Notas o comentarios adicionales acerca de la Transferencia/Devolución entre Bodegas.

Ordenar Por

Haga clic en los botones ,   , para añadir y borrar criterios de filtro desde/hasta la lista seleccionada y haga clic en los botones , , ,   para mover los artículos en la lista seleccionada hacia arriba y hacia abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan.

Código de Transferencia

 Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja.

Fecha de Entrega

 Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja .

Bodega Destino

 Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja .

 

Reporte de Rotación de Inventario

Descripción

Este reporte muestra el repositorio completo de artículos de bodega y sus indicadores de rendimiento de bodega. Contiene información de cada artículo de bodega, como código de identificación, nombre corta, cantidad a mano, unidad de medida, código de almacén, rotación de inventario, días de inventario, indicadores de rendimiento de último control fisico, etc.

Incluye la Lista General de Bienes por Unidad Administrativa agrupada por Clase, por Categoría y por Bodega.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Otros Reportes ► Rotación de Inventario

 

Campos de Filtro del Reporte de Rotación de Inventario

Campo

Descripción

Origen

Los usuarios pueden buscar y seleccionar una unidad administrativa de origen como criterio de filtro.

Bodega Destino

Los usuarios pueden buscar y seleccionar una bodega destino como criterio de filtro.

Tipo de Bienes y Servicios

Los usuarios pueden buscar y seleccionar un tipo de bienes y servicios como criterio de filtro.

Catálogo de Bienes y Servicios (CBS)

Los usuarios pueden buscar y seleccionar un Catálogo de Bienes y Servicios como criterio de filtro.

Código de Barras

Los usuarios pueden buscar y seleccionar un código de barras como criterio de filtro.

Es PerecederoSi está marcada, indica que el informe se ha filtrado de acuerdo con lotes de perecedero para el artículo de bodega.

 

 

Status Material Requested

Overview

This report shows the status of the Material Requested to a Supplier Warehouse. It contains information of each Request such as Request ID, Status, Issue Date, Priority, Quantity of Items Required, Quantity of Items Fully Supplied, Quantity of Items Not Fully Supplied, Institution Unit that requires, etc.

Some filters are available such as Request ID, Status (Delivered, In Supply Process, etc), Issue Dates Range, Priority, Institution Unit that requires, etc.

This report is oriented to the Warehouse Responsible or Warehouse Supervisors.

An example of the report is shown below.

Navigation

Definition of Report Fields

The Status Material Requested includes the following fields:

Report Date

Date of report generation automatically generated by the system

Report Time 

Time of report generation automatically generated by the system

User 

User who generates the report

Filter Criteria Filter Criteria as entered under the stAtus material requested.
Sort by Used to sort the report by Request ID (downward) 
Request ID Identification number of the request made. 
Replenishment Enables the responsible warehouse to automatically generate the G/S request from Inventory Items. 
Status A selectable list is available for required statuses. 
Issue Date Date the request is issued. 
Max Required Date 
The maximum required date to receive the goods/services.
Priority A selectable list is available which includes three priorities: Low, Medium and High 
Quantity of Item Quantity of Required, Fully Supplied and Not Fully Supplied requested materials 
Required Institution Unit This is the institution unit that requires the goods/services. 
Page Page number of report. 

Generation of the Report

This report shows the status of the Material Requested to a Supplier Warehouse.

To GENERATE, follow the steps below:

Navigation

The Asset Count Variances Report includes the following filter criteria available for the report:

  • Replenishment: If checked, the responsible warehouse automatically generates the G/S request from Inventory Items. 
  • Issue Date From: The date the generation report is being issued from (optional) can be selected from the Calendar icon.
  • Issue Date To: The date the generation report is being issued to (optional) can be selected from the Calendar icon.
  • Max Req Date From: The maximum required date from (optional) can be selected from the Calendar icon.
  • Max Req Date To: The maximum required date to (optional) can be selected from the Calendar icon.
  • Request ID: The request ID (optional) can be selected using the Lookup icon , and Find icon  to retrieve the request ID. Refer to Goods/Services Request for more information.
  • Supplier Warehouse: The supplier warehouse (optional) can be selected using the Lookup icon , and Find icon  to retrieve the supplier warehouse. Refer to Institution for more information.
  • Institution Unit: The institution unit (optional) can be selected using the Lookup icon , and Find icon  to retrieve the institution unit. Refer to Institution for more information.
  • Priority: can be selected from the Drop Down Menu.
  • Status: can be selected from the Drop Down Menu.
  • Sort By - Click the ,,  icons to add and remove filter criteria to / from the selected list and click the , , ,  icons to move the items in the selected list up and down to put them in the desired order of appearance
  • Sort the different Levels by the preferred ascending and descending order using the Red Arrow icons.

If all filter criteria are left blank, all Levels will be included in the Report.

The report can be exported in HTML, PDF, MS Excel, RTF and MS Word formats, prior to printing, using the , , , , and  icons.

Reporte Información Detallada de Artículos

Descripción

El reporte de información detallada del artículo muestra la información detallada de un articulo de bodega.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Información Detallada de Artículos

 

Campos de Filtro del Reporte de Información Detallada de Artículos

Campo

Descripción

Catálogo de Bienes y Servicios (CBS)

 Es el código del ariticulo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Artículos del CBS, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar el artículo que desea registrar.

 

Reporte de Artículos Vencidos

Descripción

El reporte de Artículos Vencidos muestra una lista de Artículos de una Bodega que ya han pasado su fecha de caducidad o que lo harán pronto, contiene información sobre cada Artículo en bodega, tal como: Código del Artículo del Catálogo, Descripción Breve del Artículo, Código de Barras, Código del Lote Perecedero, Fecha de Caducidad, Cantidad Disponible, Costo Unitario Promedio, Costo Total, etc.

Hay algunos filtros disponibles, tal como: Opciones de Caducidad (Artículos Expirados, a caducar en la próxima semana, a caducar en el próximo mes, rango de fechas de caducidad, Artículo del Catálogo, Código de Barras, Código del Lote Perecedero.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Artículos Vencidos

 

Campos de Filtros del Reporte de Artículos Vencidos

Campo

Descripción

Bodega

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Bodega como criterio de filtro para el Reporte de Artículos Expirados. Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

Artículos Vencidos

 Filtra el reporte por el estatus de los artículos a caducar.

Desde la Fecha de Vencimiento

 Es el límite inicial para la “fecha de caducidad” incluida en el reporte.

A la Fecha de Vencimiento

 Es el límite final para la “fecha de caducidad” incluida en el reporte.

Código Artículo del CBS

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Bodega como criterio de filtro para el Reporte de Artículos Vencidos.

Código de Barras

 Filtra el reporte por el código de barras de los artículos expirados.

Código del Lote de Perecederos

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Bodega como criterio de filtro para el Reporte de Artículos Vencidos.

Ordenar por

 Haga clic en los elementos "Mover elemento seleccionado", "Mover todos los elementos", "Eliminar elementos seleccionados", "Eliminar todos los elementos" para agregar y quitar criterios de filtro a / de la lista seleccionada y haga clic en "Mover el elemento seleccionado a la parte superior de la lista" , "Mover elemento seleccionado en uno de lista", "Mover elemento seleccionado en uno de lista", "Mover elemento seleccionado de abajo de lista" iconos para mover los elementos de la lista seleccionada arriba y abajo para ponerlos en el orden deseado de apariencia.

Fecha de Vencimiento

 Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los iconos de la flecha roja.

 

Reporte de Artículos en Bodega

Descripción

Este reporte muestra una lista de los Artículos en Bodega tengan existencia o no. Contiene información sobre cada artículo, tal como: Código del Artículo del Catálogo, Descripción breve del Artículo, Clase del Artículo, Categoría del Artículo, Código del Último Proveedor, Código del Bodegas, Cantidad Disponible, Costo Promedio, Costo Total, etc.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Artículos en Bodega

 

Campos de Filtro del Reporte de Artículos en Bodega

Campos

Descripción

Unidad Administrativa

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Unidad Administrativa como criterio de filtro para el Reporte de Artículos en Bodega.

Bodega

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar un Bodegas como criterio de filtro para el Reporte de Listado de Artículos en bodega. Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

Último Proveedor

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar el Último Proveedor como criterio de filtro para el Reporte de Listado de Artículos en bodega.

Tipo de Bienes y Servicios

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Clase del Artículo como criterio de filtro para el Reporte de Listado de Artículos en bodega.

Catálogo de Bienes y Servicios (CBS)

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Categoría del Artículo como criterio de filtro para el Reporte de Artículos en Bodega.

Ordenar Por

Haga clic en los botones,   para añadir y borrar criterios de filtro desde/hasta la lista seleccionada y haga clic en los botones,   para mover los artículos en la lista seleccionada hacia arriba y hacia abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan.

Código Artículo del CBS

Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja .

 

Reporte de Artículos en Punto de Reorden

Descripción

Este reporte muestra una lista de Artículos de los Bienes  que se encuentran en el Punto de Reorden o reabastecimiento dentro de una bodega. Se refiere al momento en el que el artículo alcanza el nivel de cantidad dentro de una Bodega, en el que requiere reabastecimiento, este reporte contiene información sobre cada Artículo en bodega, tal como: Código del Artículo del Catálogo, Bodegas, Unidad de Medida, Sector de Bodega, Cantidad Disponible, Punto de Reorden, Cantidad de la Orden, Cantidad de Orden Mínima, Máximo Disponible, Anotaciones y el Código del Último Lote Perecedero.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Artículos en Punto de Reorden

 

Campos de Filtro del Reporte de Artículos en Punto de Reorden

Campo

Descripción

Unidad Administrativa

Es el código de la Unidad Administrativa (Bodega) que contiene los artículos, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

BodegaLos usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar un Bodega como criterio de filtro para el Reporte de Artículos en Punto de Reorden. Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

Código del Último Lote Perecedero

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Código del Último Lote Perecedero como criterio de filtro para el Reporte de Artículos en Punto de Reorden.

Agregar Más Columnas al Reporte

Seleccionar el criterio de filtro que se desea agregar al reporte.

Odenar porHaga clic en criterio de filtro que desea agregar o quitar "Mover elemento seleccionado", "Mover todos los elementos", "Eliminar elementos seleccionados", "Eliminar todos los elementos" para agregar y quitar criterios de filtro a / de la lista seleccionada y haga clic en "Mover el elemento seleccionado a la parte superior de la lista" , "Mover elemento seleccionado en uno de lista", "Mover elemento seleccionado en uno de lista", "Mover elemento seleccionado de abajo de lista" iconos para mover los elementos de la lista seleccionada arriba y abajo para ponerlos en el orden deseado de apariencia.
Código Artículo del CBSPor el orden ascendente y descendente preferido utilizando los iconos de la flecha roja.

 

Reporte de Códigos de Barras de Artículos en Bodega

Descripción

Este reporte muestra la etiqueta con el código de barras que corresponde al Artículo del CBS en Bodega.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Códigos de Barras de Artículos en Bodega

 

Campos de Filtro del Reporte de Códigos de Barras de Artículos en Bodega

Campo

Descripción

Tipo de Código de Barras

Estos son los valores posibles del formato:

Código128, Código39, Código93, UCC/EAN-128, ISBN, POSTNET, PDF417, ITF-14,

Bodega

Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo, es un parámetro opcional.

Tipo de Bienes y Servicios

El Artículo en bodega puede pertenecer a un Artículo del Catálogo y también un Artículo del Catálogo puede pertenecer a un Tipo de Bienes y Servicios, este es un parámetro opcional.

Artìculos del CBS

Es el Código del Artículo del Catálogo del Artículo en Bodega, este es un parámetro opcional.

Cátalogo de Bienes y Servicios (CBS)

El Artículo en bodega puede pertenecer a un Artículo del Catálogo y también un Artículo del Catálogo puede pertenecer a una Categoría del Artículo, este es un parámetro opcional.

Código Unico del Bien

Este es un parámetro opcional, este campo representa el código de barra del bien para generar el reporte código de barra especifico.

Perecedero

Este es un parámetro opcional, cuando esta activo el reporte mostrara solo perecederos.

Última Fecha de Adquisición

Este es un parámetro opcional. El sistema permite insertar la fecha de adquisición del inventario final.

Última Fecha de Control Físico

Este es un parámetro opcional. El sistema permite insertar la fecha de conteo físico del inventario final.

 

Reporte de Códigos de Barras de Ubicaciones en Bodega

Descripción

Este reporte muestra la etiqueta con el código de ubicación física de un mismo lote de artículos dentro de la bodega.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Códigos de Barras de Ubicaciones en Bodega

 

Campos de Filtro del Reporte de Etiquetas de Códigos de Barras de Ubicaciones en Bodega

Campo

Descripción

Tipo de Código de Barras

Estos son los valores posibles del formato:

Código128, Código39, Código93, UCC/EAN-128, ISBN, POSTNET, PDF417, ITF-14,

Bodega

Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes  de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo, es un parámetro opcional.

Fila

El Artículo en bodega puede pertenecer a un Artículo del Catálogo y también un Artículo del Catálogo puede pertenecer a una Clase del Artículo, este es un parámetro opcional.

Estante

Es el Código del Artículo del Catálogo del Artículo en bodega, este es un parámetro opcional.

Nivel

El Artículo en bodega puede pertenecer a un Artículo del Catálogo y también un Artículo del Catálogo puede pertenecer a una Categoría del Artículo, este es un parámetro opcional.

Código de Barras

Este es un parámetro opcional, este campo representa el código de barra de la ubicación del bien para generar el reporte código de barra especifico.

Capacidad de Almacenamiento

Estos son los tipos de casillas de almacenamiento posibles, pueden ser: Pequeña, Mediana y Grande

Tipo de Almacenamiento

Estos son los tipos de unidades de almacenamiento posibles para la casilla, pueden ser:

·         E1 – Pallet Europea Estándar

·         I1 – Pallet Industrial Estándar

·         WB – Depósito

·         TK - Estantería

Sección en Bodega

Código de Ubicación en la bodega. Criterios de filtro opcional para el código de barra de ubicación en bodega.

 

Reporte de Diferencias en Control Físico

Descripción

Este reporte muestra los Artículos de las Bodegas y sus Lotes Perecederos correspondientes que se relacionan con una Solicitud de Conteo de Artículos en bodega con variaciones de cantidades y montos, es el resultado de comparar la existencia física contada en bodega contra lo registrado en el sistema; hay algunos filtros disponibles, tales como: Código de la Solicitud de Conteo de Artículos en bodega, Clase del Artículo e Código del Artículo.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Diferencias en Control Físico

 

Campos de los Filtros del Reporte de Diferencia en Control Físico

Campo

Descripción

Conciliado

Si está seleccionado, indica que el reporte se filtrará de acuerdo al atributo de reconciliación automática.

Control Físico de Existencias en Bodega

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Solicitud de Conteo de Artículos en bodega como criterio de filtro para el Reporte de Variaciones en el Conteo de Artículos.

Tipo de Bienes y Servicios

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Clase del Artículo como criterio de filtro para el Reporte de Variaciones en el Conteo de Artículos.

Artículo en Bodega

Los usuarios deben hacer una búsqueda y seleccionar un artículo en bodega como criterio de filtro para el reporte de variaciones en el conteo de artículos. Dato Numérico “Buscar” , se abrirá una nueva pantalla del Catálogo de Bienes y Servicios. El campo “Perecedero” deberá ser verdadero, para que el sistema únicamente muestre artículos perecederos, para que el sistema muestre únicamente artículos no perecederos el campo “Bienes” deberá ser verdadero y el campo “Perecedero” deberá ser falso; posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón en el botón “Buscar” , con el fin de seleccionar el artículo que desea registrar.

Ubicación

Escriba una descripción de la ubicación de los artículos en bodega en la Bodega.

Ordenar porHaga clic en los botones, para añadir y borrar criterios de filtro desde/hasta la lista seleccionada y haga clic en los botones, para mover los artículos en la lista seleccionada hacia arriba y hacia abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan.

 

Reporte de Entrada / Salidad por Bodega (Operacional)

Descripción

Este reporte muestra la lista de inventario que se mueve dentro y fuera de una bodega (transferencias de elementos, etc.). Contiene información sobre cada transacción, como Fecha de transacción, Tipo de transacción, Documento de transacción, Artículo de bodega, Cantidad de entrada, Monto de entrada, Cantidad de salida, Monto de salida, Cantidad de saldo y Monto de Saldo.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Entrada / Salida por Bodega (Operacional)

 

Campos de Filtros del Reporte de Entrada / Salida por Bodega (Operacional)

Campo

Descripción

Bodega

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Bodega como criterio de filtro para el Reporte de Entrada / Salida por Bodega (Operacional). Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas.

Catálogo de Bienes y Servicios (CBS)

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una articulo como criterio de filtro para el Reporte de Entrada / Salida por Bodega (Operacional).

Tipo de Transacción

 El reporte puede ser filtrado por el tipo de transacción. Puede seleccionarse cero, uno o más de un tipo.

Fecha de Transacción Desde

 Es el límite inicial para la “fecha de transaccion” incluida en el reporte.

Fecha de Transacción Hasta

 Es el límite final para la “fecha de transaccion” incluida en el reporte.

Ordenar por

 Haga clic en los elementos "Mover elemento seleccionado", "Mover todos los elementos", "Eliminar elementos seleccionados", "Eliminar todos los elementos" para agregar y quitar criterios de filtro a / de la lista seleccionada y haga clic en "Mover el elemento seleccionado a la parte superior de la lista" , "Mover elemento seleccionado en uno de lista", "Mover elemento seleccionado en uno de lista", "Mover elemento seleccionado de abajo de lista" iconos para mover los elementos de la lista seleccionada arriba y abajo para ponerlos en el orden deseado de apariencia.

Fecha de la Transacción

 Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los iconos de la flecha roja.

 

Reporte de Entrada/Salida por Bodega (Rendición de Cuentas)

Descripción

Este reporte muestra la lista de movimientos del inventario (dentro y fuera de las bodegas, basados en necesidades o transacciones) agrupados por codificación financiera en una bodega. Contiene información sobre cada transacción, como fecha de transacción, tipo de transacción, código del documento de transacción, cantidad de entrada y cantidad de salida.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Entrada / Salida por Bodega (Rendición de Cuentas)

 

Campos de Filtros del Reporte de Entrada / Salida por Bodega (Rendición de Cuentas)

Campo

Descripción

Bodega

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Bodega como criterio de filtro para el Reporte de Entrada / Salida por Bodega (Rendición de Cuentas). Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas.

Codificación Financiera

 Los usuarios pueden buscar y seleccionar una codificación financiera como criterio de filtro para el reporte de entrada / salida de bodega (Rendición de Cuentas).

Código de Transacción de Documentos

 Filtra el reporte por código de documento de transacción

Tipo de Transacción

 El reporte puede ser filtrado por el tipo de transacción. Puede seleccionarse cero, uno o más de un tipo.

Fecha de Transacción Desde

 Es el límite inicial para la “fecha de transaccion” incluida en el reporte.

Fecha de Transacción Hasta

 Es el límite final para la “fecha de transaccion” incluida en el reporte.

Ordenar por

 Haga clic en los elementos "Mover elemento seleccionado", "Mover todos los elementos", "Eliminar elementos seleccionados", "Eliminar todos los elementos" para agregar y quitar criterios de filtro a / de la lista seleccionada y haga clic en "Mover el elemento seleccionado a la parte superior de la lista" , "Mover elemento seleccionado en uno de lista", "Mover elemento seleccionado en uno de lista", "Mover elemento seleccionado de abajo de lista" iconos para mover los elementos de la lista seleccionada arriba y abajo para ponerlos en el orden deseado de apariencia.

Codificación Financiera

 Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los iconos de la flecha roja.

Fecha de la Transacción

 Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los iconos de la flecha roja.

 

Reporte de Existencias de Artículos en Bodega

Descripción

Este reporte muestra el depósito completo de Artículos en Bodega, contiene información sobre cada Artículo, tal como: código, Descripción breve, Código de Barras, Cantidad en Existencia, Unidad de Medida, Código del Bodegas, Última Fecha de Adquisición, etc.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Existencias de Artículos en Bodega

 

Campos del Reporte de Existencia de Artículos en Bodega

Campos

Descripción

Agrupar Por

 Indica cómo se agruparán los artículos dentro del reporte, ya sea por “Unidad Administrativa” o “Clase del Artículo”.

Unidad Administrativa

 Es el código de la unidad administrativa (Bodega) que contiene los artículos, dato alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de unidades administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo. Unidad Administrativa como criterio de filtro para el Reporte de Catálogo en bodega.

Bodega

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar un Bodegas como criterio de filtro para el Reporte de Catálogo en bodega. Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de unidades administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

Tipo de Bienes y Servicios

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Clase del Artículo como criterio de filtro para el Reporte de Catálogo en bodega.

Catálogo de Bienes y Servicios (CBS)

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Categoría del Artículo como criterio de filtro para el Reporte de Catálogo en bodega.

Código de Barras

 Se puede utilizar un Código de Barras como criterio de filtro para el Reporte de Catálogo en bodega.

Perecedero

 Si está seleccionado indica que se requiere el manejo de lote.

Fecha Desde el Último Control Físico

 Es el límite inicial del último conteo para los artículos en bodega incluidos en el reporte.

Fecha Hasta el Último Control Físico

 Es el límite final del último conteo para los artículos en bodega incluidos en el reporte.

Fecha Desde la Última Adquisición

 Es el límite inicial de la última adquisición para los artículos en bodega incluidos en el reporte.

Fecha Hasta la Última Adquisición

 Es el límite final de la última adquisición para los artículos en bodega incluidos en el reporte.

Ordenar por

 Presenta lista de opciones a filtrar.

 

Reporte de Hoja de Control Físico

Descripción

El Reporte de Hoja de Control Físico muestra los Artículos de Bodegas y los Lotes Perecederos correspondientes que están relacionados a una Solicitud de Control Físico de Artículos en Bodega, este reporte se utiliza durante el proceso de conteo físico por el equipo designado para el levantamiento de inventario y contiene información sobre cada Artículo, tal como: código, Descripción, Unidad de Medida, etc.

NOTA: Algunas columnas de este reporte están en blanco para que el conteo de los artículos pueda anotarse manualmente en estos campos

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Hoja de Control Físico

 

Campos de Filtro del Reporte de Hoja de Control Físico

Campo

Descripción

Control Físico de Existencias en Bodega

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una  Solicitud de Recuento de Artículos en bodega para el Reporte de Hoja de Trabajo de Solicitud de Recuento de Artículos en bodega.

Unidad Administrativa

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Unidad Administrativa como criterio de filtro para el Reporte de Hoja de Trabajo de Solicitud de Conteo de Artículos en bodega.

Artículo en Bodega

Los usuarios deben hacer una búsqueda y seleccionar un Artículo en bodega como criterio de filtro para el Reporte de Hoja de Trabajo de Solicitud de Recuento de Artículos en bodega. Dato Numérico “Buscar” , se abrirá una nueva pantalla del Catálogo de Bienes y Servicios. El campo “Perecedero” deberá ser verdadero, para que el sistema únicamente muestre artículos perecederos, para que el sistema muestre únicamente artículos no perecederos el campo “Bienes ” deberá ser verdadero y el campo “Perecedero” deberá ser falso; posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón en el botón “Buscar” , con el fin de seleccionar el artículo que desea registrar.

Tipo de Bienes y Servicios

Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Clase de Artículo como criterio de filtro para el Reporte de Hoja de Trabajo de Solicitud de Recuento de Artículos en bodega.

Ordenar porHaga clic en los botones, para añadir y borrar criterios de filtro desde/hasta la lista seleccionada y haga clic en los botones, para mover los artículos en la lista seleccionada hacia arriba y hacia abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan.

 

Reporte de Kardex Electrónico

Descripción

Este reporte muestra el seguimiento completo (entradas, salidas y saldos) de un Artículo de los Bienes  dentro de una Bodega, incluyendo la Fecha de Transacción, el Tipo de Transacción, la Código del Documento de Referencia, Cantidad de Entrada, Monto de Entrada, Cantidad de Salida, Monto de Salida, Cantidad del Balance y Monto del Balance.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Kardex Electrónico

 

Campos del Filtro del Reporte de Seguimiento de Kardex Electrónico

Campo

Decripción

Artículo en Bodega

 Los usuarios deben hacer una búsqueda y seleccionar un artículo en bodega como criterio de filtro para el reporte de seguimiento de artículos. Dato Numérico “Buscar” , se abrirá una nueva pantalla del Catálogo de Bienes y Servicios. El campo “Perecedero” deberá ser verdadero, para que el sistema únicamente muestre artículos perecederos. En cambio para que el sistema muestre únicamente artículos no perecederos el campo “Bienes de Consumo” deberá ser verdadero y el campo “Perecedero” deberá ser falso; posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón en el botón “Buscar” , con el fin de seleccionar el artículo que desea registrar.

Tipo de transacción

 El reporte puede filtrarse por el Tipo de Transacción del artículo, se puede seleccionar cero, uno o más de un tipo.

Fecha Desde de la Transacción

 Es el límite inicial de la fecha de transacción incluida en el reporte.

Fecha Hasta de la Transacción

 Es el límite final de la fecha de transacción incluida en el reporte.

Ordenado por

 El orden ascendente y descendente preferido utilizando los iconos de la flecha roja.

 

Reporte de Lotes Perecederos

Descripción

Este reporte muestra información relacionada con lotes perecederos de un artículo de inventario. Los lotes perecederos son aquellos que tienen un vencimiento que debe ser tomado en consideración al manejar los artículos de bodega.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Perecederos

 

Campos de Filtros del Reporte de Lotes Perecederos

Campo

Descripción

Artículo del CBS

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una articulo como criterio de filtro para el Reporte de Lotes Perecederos.

Código Lote de Perecederos

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar un Código de Lote de Perecedero como criterio de filtro para el Reporte de Lote de Perecederos.

Bodega

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Bodega como criterio de filtro para el Reporte de Lote de Perecederos. Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

Fecha de Vencimiento Desde

 Es el límite inicial para la “fecha de caducidad” incluida en el reporte.

Fecha de Vencimiento Hasta

 Es el límite final para la “fecha de caducidad” incluida en el reporte.

Fecha de Producción Desde

 Es el límite inicial para la “fecha de producción” incluida en el reporte.

Fecha de Producción Hasta

 Es el límite final para la “fecha de producción” incluida en el reporte.

Ordenar por

 Haga clic en los elementos "Mover elemento seleccionado", "Mover todos los elementos", "Eliminar elementos seleccionados", "Eliminar todos los elementos" para agregar y quitar criterios de filtro a / de la lista seleccionada y haga clic en "Mover el elemento seleccionado a la parte superior de la lista" , "Mover elemento seleccionado en uno de lista", "Mover elemento seleccionado en uno de lista", "Mover elemento seleccionado de abajo de lista" iconos para mover los elementos de la lista seleccionada arriba y abajo para ponerlos en el orden deseado de apariencia.

Código Lote de Perecederos

 Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los iconos de la flecha roja.

 

Reporte de Requisiciones de Artículos

Descripción

Este reporte muestra una lista de requisiciones para un artículo en bodega. Contiene información sobre los detalles de cada requisa como código de la requisa, fecha de emisión, cantidad requerida, costo total, estado del suministro, referencia de la requisision de compra, prioridad y fecha máxima requerida.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Reportes ► Requisiciones de Artículos

 

Campos de Filtro del Reporte de Requisiciones de Artículos

Campos

Descripción

Bodega

 Los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar una Bodega como criterio de filtro para el Reporte de Requisiciones de Articulos. Representa el código de la bodega donde se encuentra el artículo, dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo.

Artículo en Bodega

 Los usuarios pueden buscar y seleccionar un articulo en bodega como criterio de filtro para el reporte de requisa de bienes.

Código Solicitud

 Los usuarios pueden buscar y seleccionar un código de solicitud como criterio de filtro para el reporte de requisición de artículos.

Registrar Servidores Públicos

 Los usuarios pueden buscar y seleccionar un servidor público registrado como criterio de filtro para el reporte de requisición de artículos.

Servidor Público en la Recepción

 Los usuarios pueden buscar y seleccionar un servidor público de recepción como criterio de filtro para el reporte de requisición de artículos.

Estado del Suministro

 Criterio de Filtro para el reporte por el estado de suministro de los artículos en bodega.

Prioridad

 Filtre del reporte por la prioridad asignada a la requisa de bienes.

Grupo de Solicitud

 Criterio de Filtrar para el reporte por grupo de requisa.

Solicitu de Reemplazo

 Si está marcada, indica que el reporte se filtra según el atributo Solicitud de reposición.

Es Solicitud de Compra

 Si está marcada, indica que el reporte se filtra según el atributo solicitud de compra.

Solicitud de Compra

 Los usuarios pueden ingresar información de solicitud de compra para filtrar el reporte.

Fecha de Emisión

 Los usuarios pueden usar la fecha de emisión de en el campo Fecha Emisión del un periodo Desde del formulario y Fecha de emisión final Hasta para generar reporte entre la fecha de inicio y la de finalización.

Max Req Fecha

 Define la fecha máxima para que una requisición tenga lugar.

Ordenar por

 Haga clic en los botones, para añadir y borrar criterios de filtro desde/hasta la lista seleccionada y haga clic en los botones, para mover los artículos en la lista seleccionada hacia arriba y hacia abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan.

 

Valuation Reports

Valuation By Institution Report

Overview

This report displays the Current Inventory Total value for all the Warehouses belonging to an Institution. It includes a list of all Warehouses with associated Inventory Total Cost.

 

Navigation

Inventories ► Reports ► Valuation Reports ► Valuation by Institution

 

Valuation by Institution Report Filter Fields

Field

Description

Institution

Users can look up and select an Institution as filter criteria for the Valuation by Institution Report.

Sort By

Click the “Move Selected Item”, “Move All Item”, “Remove Selected Item”, “Remove All Item” icons to add and remove filter criteria to / from the selected list and click the “Move Selected Item to Top of List”, “Move Selected Item up one in List”, “Move Selected Item down one in List”, “Move Selected Item to Down of List” icons to move the items in the selected list up and down to put them in the desired order of appearance.

Warehouse ID

By the preferred ascending and descending order using the Red Arrow icons.

 

Valuation By Warehouse Report

Overview

This report displays the Current Inventory Total value of all the Item Categories or Item Classes within a Warehouse.

 

Navigation

Inventories ► Reports ► Valuation Reports ► Valuation by Warehouse

 

Valuation by Warehouse Report Filter Fields

Field

Description

Group By

Indicates how the items within the report is grouped, either ‘Item Category’ or ‘Item Class’.

Institution

Users can look up and select an Institution as filter criteria for the Valuation by Warehouse Report.

Warehouse

Users can look up and select a Warehouse as filter criteria for the Valuation by Warehouse Report.

Sort By

Click the “Move Selected Item”, “Move All Item”, “Remove Selected Item”, “Remove All Item” icons to add and remove filter criteria to / from the selected list and click the “Move Selected Item to Top of List”, “Move Selected Item up one in List”, “Move Selected Item down one in List”, “Move Selected Item to Down of List” icons to move the items in the selected list up and down to put them in the desired order of appearance.

Category ID

By the preferred ascending and descending order using the Red Arrow icons.

 

Transacciones

Descripción

Esta pantalla contiene información general sobre todas las transacciones de los artículos del CBS. No puede ser llenado por un proceso manual directo y sólo se verá afectado por los procesos transaccionales.

Todos los Tipos de Transacción de Inventario, tales como: Transferencia, Orden de Despacho, Recepción/Devolución de bienes y servicios, Ajustes, se ajusta una vez aprobado en su propia pantalla, están disponibles para consultar en Transacciones de Inventario que la transacción se rellenará en la pantalla Transacción de inventario. Los usuarios podrán buscar estas transacciones y verlas en la pantalla Transacción de inventario.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Transacciones

 

Campos de la pantalla de Transacciones

Campos

Descripción

Código

 Es un código único que identifica la Transacción de Inventario que el sistema muestra automáticamente.

Documento de Referencia

 Codigo de Referencia del documento de la transacción original. Puede ser una mercancía recibida / notas de devolución, orden de despacho, transferencia y ajuste.

Tipo de Transacción

 Este atributo puede tomar uno de los siguientes valores: Transferencia, Orden de despacho / Devolución de Orden, Recepción de Bienes, Devolución de Bienes, Ajustes de existencias en bodega, Orden de retorno, Nota de Devolucion de Bodega.

Artículo del CBS

 El valor de este atributo se copia del atributo del Catálogo de Artículo del CBS.

Bodega

 El valor de este atributo se copia desde el atributo del Catálogo de Unidad Administrativa.

Artículo en Bodega

 Código de Referencia del artículo en bodega.

Cantidad Entrante

 Copiado del atributo 'Cantidad' en el 'Documento de referencia' relacionado con el articulo en bodega. Este campo es obligatorio cuando el atributo titulado “Cantidad Saliente” no tiene un valor.

Cantidad Saliente

 Copiado del atributo 'Cantidad' en el 'Documento de referencia' relacionado con el articulo en bodega. Este campo es obligatorio cuando el atributo titulado “Cantidad Entrante” no tiene un valor.

Costo Unitario

  Copiado del atributo 'Costo unitario' en el 'Documento de referencia' relacionado con el articulo en bodega.

Cantidad en Existencia después de la Transacción

 Cálculo del sistema. El valor predeterminado es el mismo que el atributo titulado Cantidad Entrante o el atributo titulado Cantidad Saliente y se actualiza cada vez que se ha registrado una transacción de inventario con el atributo titulado 'Cantidad Saliente' (en la pantalla de transacción de inventario). Obligatorio cuando hay un valor en el atributo titulado 'Cantidad Entrante'.

Monto Total

 Este campo es un cálculo del sistema. Utiliza las dos fórmulas siguientes dependiendo de la situación 1) Si hay un valor en el atributo titulado Cantidad entrante cantidad en valor por Valor de costo unitario y 2) Si hay un valor en el atributo titulado Cantidad saliente Cantidad en valor por Valor del costo unitario.

Costo Unitario Promedio después de la Transacción

 Copiado del atributo titulado "Costo unitario promedio" de la pantalla de articulo del CBS. Se hace referencia después de que se haya realizado el proceso de actualización del articulo del CBS y sólo cuando el atributo titulado "Método de cálculo del costo del articulo" se establezca igual a "Peso promedio"

Cantidad en Existencia antes de la Transacción

 El valor de este campo se copia del atributo titulado 'Cantidad disponible' en la pantalla artículo del CBS. Representa la cantidad disponible antes de que se haya realizado el proceso de actualización del elemento de inventario.

Pestaña de Detalles de las Transacciones

 Aplicable cuando se trata de una transacción 'Saliente' y el método de cálculo de costo de articulo del CBS. Este detalle es generado automáticamente por el sistema.

Pestaña de Lotes Perecederos

 Colección de cero o más lotes perecederos de transacciones de inventario. Aplicable cuando el artículo de inventario requiere administración de lotes. Esta es una copia de la Cantidad de Lote Perecedero especificada en la Entidad de Transacción de Detalle.

 

Transferencias

Descripción

Este proceso permite abastecer de materiales e insumos de una bodega a otra del mismo órgano ejecutor o de otros. Desde que se solicita el abastecimiento de bienes desde otra bodega, hasta que se registra y despacha a satisfacción dicha solicitud. Las modalidades de transferencias son las siguientes:

La bodega origen y destino puede pertenecer a distintos órganos de ejecución presupuestaria.

 

Navegación

Administración de Almacenes ► Transferencias

 

Campos de la pantalla de Transferencia

Campo

Decripción

Código

Es un código único que identifica la Transferencia de Inventario que el sistema muestra automáticamente.

Ejercicio PresupuestarioPor defecto el ejercicio presupuestario actual. El usuario podrá seleccionar el año fiscal de la lista del menú desplegable siempre y cuando el año fiscal seleccionado no esté completamente cerrado.
Período PresupuestarioPor defecto el período presupuestario actual. El usuario podrá seleccionar el período presupuestario de la lista del menú desplegable siempre y cuando el período seleccionado pertenezca al ejercicio presupuestario mencionado anteriormente.

Estado del Flujo de Trabajo

Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea  el registro (Estado Inicial) hasta que finaliza el proceso (Estado Final) y se cambia  en dependencia de la transición que ejecuta el usuario.

Fecha de Creación

Este campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos de la fecha en la cual se creó el registro.

Fecha de Entrega Estimada

Es la fecha estimada de llegada al Bodegas de destino, el sistema asignará por defecto el valor de la “Razón de Transferencia”, sin embargo, los usuarios pueden cambiar este valor de acuerdo a una fecha estimada razonable.

Fecha de Entrega

El sistema debe actualizar este atributo una vez que el método de envío se establezca como “Entregado”

Método de Envío

Este campo puede tomar uno de los siguientes valores: “Entregar en Origen” o “Transportar a la Bodega Destino”, el método de envío es un valor que se utiliza para clasificar cómo se realizará la devolución o transferencia; por defecto se muestra “Transportar a la Bodega Destino”.

Prioridad de Transferencia

Este campo puede tomar uno de los siguientes valores. “Baja”, “Normal” o “Alta, por defecto se muestra “Normal”; este campo se utiliza para llamar la atención sobre la importancia de la Transferencia.

Entregado Por

El servidor público que entregó la transferencia/devolución de inventario. dato Alfanumérico - “Buscar”  se abrirá una nueva pantalla de Servidor Público,  usar filtros correspondientes, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar”  con el fin de seleccionar el servidor público que desea registrar en el catálogo.

Distribuido Por

El servidor público que emite la transferencia de inventario.

Recibido Por

El servidor público que recibió la transferencia de inventario.

Origen

Es la bodega  de la cual provienen los artículos o la Unidad Administrativa que está devolviendo los bienes.

Bodega Destino

La Bodega al que entrarán los artículos.

Idioma

Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Descripción

Información que concierne a la transferencia, esta usualmente incluye una explicación de su uso y objetivos.

Comentarios

Mayor información relacionada con esta transferencia y que se considere relevante.

Pestaña de Transferencia

Es un grupo de uno o más Artículos de Transferencia de Inventario

Pestaña de Archivos Adjuntos

Introduzca la información nueva para el Archivo adjunto

 

Pestaña de Transferencia

Descripción

Esta pestaña contiene información detallada sobre la transferencia o devolución de artículos de inventario.

 

Campos de la Pestaña de Transferencia

Campos

Descripción

Artículo en Bodega

 Este campo contiene el detalle de los elementos en una organización, ubicación y almacén específicos.

Cantidad

 La cantidad del artículo de inventario que se va a transferir / devolver la bodega de destino.

Cantidad Transferida/Devuelta

 El valor se actualiza automáticamente por sistema según la cantidad disponible en el inventario mencionado.

Costo Unitario

 Este campo es generado automáticamente por el sistema. El costo unitario se basa en el método de cálculo de costos asociado al artículo en bodega.

Costo Total

 Este campo es generado automáticamente por el sistema. Este es el monto total para la cantidad del artículo y el costo unitario.

Pestaña de Transferencia de Articulo

 Información sobre el pedido de devolución de artículos de inventario.

Pestaña de Transferencia de Articulo Perecedero

 Información sobre el lote perecedero de los articulos utilizados en la devolución o transferencia.

 

Inventory Return Item Dispatch Order

Overview

Collection of Inventory Return Item Dispatch Order details

 

Inventory Return Item Dispatch Order Tab screen Fields

Field

Description

Dispatch Order

This is the field that supports the inventory-out from a particular warehouse in order to supply the goods requested by a Goods/Services Request.

Quantity

The quantity to be returned for this particular Dispatch Order

Unit Cost

A system generated calculation. This field represents the Unit Cost of the Dispatch Order that is being returned.

Return Item Dispatch Order Perishable Lot Tab

Information on the perishable lot for the Item(s) used in the Dispatch Order.