Descripción
Este proceso permite realizar periódicamente verificaciones físicas para comprobar que las existencias de bienes materiales y suministros en bodega, realmente coincidan con las existencias registradas en el kardex electrónico, además de verificar que no estén vencidos y que el estado físico de los mismos sea aceptable para su utilización y consumo.
El proceso se inicia desde que se procede con la verificación del inventario, hasta que se completa el levantamiento, se razonan las diferencias de inventario, se aprueban las mismas y se aplican los movimientos de ajuste en el inventario para que se reflejen en el kardex electrónico.
El levantamiento del inventario se puede realizar de dos formas:
Levantamiento Electrónico: Se realizará mediante el uso de un dispositivo móvil que permita la recolección de la información de manera electrónica. Para esto se exporta a una base de datos la información del inventario existente a una fecha de corte que se desea levantar, esta base de datos se almacenará en el dispositivo electrónico que se utilizará para el levantamiento del inventario. Posteriormente se importa la base de datos actualizada en el dispositivo electrónico.
Levantamiento Directo o Manual: Se realizará sin el uso de ningún dispositivo móvil, la recolección de la información se realiza de manera manual. Para esto se genera un reporte del inventario existente a una fecha de corte que se desea levantar de forma manual, en ese se realiza el levantamiento del inventario, posteriormente registran manualmente los datos recabados en el levantamiento del inventario.
Durante la comprobación del inventario se comprueba el estado físico del bien, su fecha de expiración y la ubicación del mismo.
Con base a los datos del inventario recopilados por el levantamiento realizado, se procede a compararlos con los datos de registrados en el kardex electrónico a fin de establecer si existen diferencias positivas o negativas respecto a las existencias reales y las registradas en el kardex por las siguientes razones: mermas, daño, destrucción, vencimiento, más cantidad de existencias físicas.
Se verifican los resultados de la comparación del levantamiento y las diferencias encontradas según registros del sistema, se registran comentarios para razonar las mismas.
Se crean automáticamente los movimientos de ajuste de existencias en bodega, una vez autorizado el proceso de control físico del inventario.
Navegación
Administración de Almacenes ► Controles Físicos de Existencias en Bodega
Campos de Controles Físicos de Existencias en Bodega
Campos | Descripción |
Código | Es un código único generado por el sistema que servirá como identificador. |
| Ejercicio Presupuestario | Por defecto el ejercicio presupuestario actual. El usuario podrá seleccionar el año fiscal de la lista del menú desplegable siempre y cuando el año fiscal seleccionado no esté completamente cerrado. |
| Período Presupuestario | Por defecto el período presupuestario actual. El usuario podrá seleccionar el período presupuestario de la lista del menú desplegable siempre y cuando el período seleccionado pertenezca al ejercicio presupuestario mencionado anteriormente. |
Estado del Flujo de Trabajo | Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Estado Inicial) hasta que finaliza el proceso (Estado Final) y se cambia en dependencia de la transición que ejecuta el usuario. |
Fecha de Inicio de Control Físico | La fecha en que se guardó el Inicio de control físico. |
Servidor Público Encargado | El servidor público que está a cargo de realizar el control físico de los bienes. dato alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de servidor público, usar filtros correspondientes, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar el servidor público que desea registrar en el catálogo. |
Unidad Administrativa | Es el código de la unidad administrativa (Bodega) a la que pertenecen los artículos que estarán en proceso de control físico en bodega, dato alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de unidades administrativas, en dicho catálogo el campo “Bodega de Bienes de Consumo” deberá ser verdadero, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar la bodega que desea registrar en el catálogo. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
| Creado por | Este campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos del usuario que creo dicho registro, campo asignado por el sistema. |
Nombre Corto | Es una descripción breve de la razón del estado del artículo. |
Descripción | Es una descripción más detallada del artículo. |
Pestaña de Usuarios Autorizados Durante el Control Físico | Registra los usuarios autorizados de registrar, consultar o actualizar detalles asociados al control físico. |
Pestaña de Artículos en Control Físico de Existencias en Bodega | Registra los artículos que se someterán a control físico (Control Físico). |