Descripción
El Documento de Formulación se prepara durante el año como parte del ciclo de presupuesto establecido. Generalmente el ciclo se compone de varias fases; cada fase consecutiva permite que los Directores refinen sus planes basándose en los resultados y requerimientos operativos. La planificación puede acontecer como un solo monto anual o en montos anuales fragmentados en diferentes periodos de planificación. Cada Documento de Formulación dentro del mismo Ambiente de Formulación comparte los parámetros del Escenario de Presupuesto, la Jerarquía de Formulación y la Información sobre el Techo de Presupuesto. Sin embargo, cada Documento de Formulación puede poseer sus propios Grupos de Línea de Presupuesto y alguna configuración.
Navegación
Formulación Presupuestaria ► Documento de Formulación
Campos del Documento de Formulación
Campos | Descripción |
| Activo | Si se selecciona, el Documento de Formulación podra ser utilizado en reportes y consultas. |
| Solo el usuario asignado puede actualizar | Si esá seleccionado, solo el usuario asignado en el flujo de proceso según el estado del docuemento podrá hacer modificaciones. Si NO esta seleccionado cualquier usuario podrá actualizar el documento. |
Código | Es un número de identificación único que el sistema asigna automáticamente. |
Código del Documento de Formulación | Código asignado por el sistema de forma automática. |
Descripción | Es la descripción del Documento de Formulación. |
Versión de Formulación | Hace referencia a la Versión de Presupuesto a la que aplica este Documento de Formulación. |
Unidad Administrativa | La Institución del Documento de Formulación que debe ingresar el Oficial de Presupuesto, de acuerdo con la institución a la que el Usuario Responsable ha accedido. |
Jerarquía de Formulación | Código asociado a la jerarquía de formulación asociado a la Unidad Administrativa indicada. |
Tipo de Documento de Formulación | Código asociado al tipo de documento de formulación. |
Estado del Documento de Formulación | Es de solo lectura por defecto es Creado. |
| Usuario responsable | Es el usuario asignado como responsable del documento de formulación. |
Fecha Límite para Ingreso | Esta es la fecha máxima para finalizar el ingreso de datos para este Documento de Formulación. |
Nivel Superior bajo análisis | Es de solo lectura, se refiere al nivel superior bajo análisis asociado a la unidad administrativa. |
Permitir Cambios en Niveles Inferiores | Es de solo lectura, por defecto es No, depende de lo definido en configuración de la jerarquía ingresada en el documento. |
Permitir Modificar Cantidad Consolidada | Es de solo lectura, por defecto es No, depende de lo definido en configuración de la jerarquía ingresada en el documento. |
Monto Formulado | Es de solo lectura, muestra la sumatoria del monto formulado en la pestaña Partidas Presupuestarias. |
Fecha de Ejecución de Consolidación | Es de solo lectura, se actualizar en caso que el documento se haya consolidado a un nivel superior cuando aplique. |
| No Documento de Envío a Ejecución | Es asignado automáticamente por el sistema una vez que el documento es enviado a ejecución. |
Fecha de Creación | El sistema asignará automáticamente la fecha y hora de creación de este documento de formulación. |
Creado por | Asignado automáticamente por el sistema. |
Fecha de Actualización | Fecha asignada automáticamente por el sistema. |
Actualizado Por | Asignado automáticamente por el sistema. |
Escala | Por defecto muestra la escala definida en la versión. |
Overview
This is the main method to manage (add, update or remove) budget lines in a budget plan (the other methods are cost drivers and cost driver packages). Basically, the user has the option to manually enter budget lines (one by one) using the Budget Lines Tab, or create new Budget Lines through cost drivers or cost driver packages. The Information under the Budget Line Tab should be read-only for the scenario Fiscal Years with Budget Plans as Read-Only" set to "True". By default, the user is able to manually add new budget lines (in a new row at the bottom of the grid). The user needs to enter all the required fields.
Budget Lines Tab screen Fields
Field | Description |
Line ID | Unique serial number |
Data button | Link to a window showing the following information related to budget line coding block or rolling-up to the budget line coding block, from Budget Controls:
|
Coding Block | Budget Line Coding Block, with one column per segment of the CoA group of the Budget Plan Structure, which can be entered manually or populated from Cost Item or Cost Item Package. The Coding Block will be validated against the Coding Block Type definition of the Budget Plan Structure and Budget Plan Type. |
Currency | Domestic or Foreign Currency used, depending of value of Allows Foreign Currency under Budget Plan Structure. |
Amount | Amount in the currency specified under Currency, which can be entered manually or populated from Cost Item or Cost Item Package. |
Dist link | Clicking the Dist link will allow the user to enter distribution amounts, for each fiscal period, if Manual Distribution is selected under Budget Planning Scenario, or will display the amounts calculated by the automatic distribution, if the Automatic Uniform or Automatic Weighted is selected. |
Description | Budget Line Description |
Institution | Budget Line Institution populated by the system with the Institution that is linked to the same CoA Element as the Budget Line Coding Block element of the segment with Is Organization Segment set to True. |
Status | Budget Line Status set by the Budget Plan Workflow. Possible values are: “Open”, “Complete”, “Under Analysis”, and “Close”. |
Classification Type | Classification Type populated by the system, based on the Budget Line Coding Block and the Classification Type Definition. |
Flow Type | Flow Type populated by the system, based on the Budget Line Coding Block and Flow Type Definition. |
Overview
This Tab is used to manage (add, update or remove) cost driver packages in a budget plan. By using this Tab, the User can manually enter cost drivers through selecting cost driver packages which will generate budget lines (under the Budget Lines Tab). The budget lines created are summarized by Coding Block.
The Cost Drivers selected under the Cost Driver Tab are not copied under the Cost Driver tab. The only way to manage those generated budget lines is through the Cost Driver Packages tab.
The screen is divided into two sections. The search criteria section allows to search existing cost driver packages by different criteria, in addition to the Institution. The Cost Driver Package Institution will need to be null (not specified under Cost Driver Package) or match the Budget Plan Institution or be a parent to the Budget Plan Institution.
Cost Driver Packages Tab screen Fields
Field | Description |
Code | Cost Driver Package Code. |
Cost Driver Type | Cost Driver Type associated to the Cost Driver Package. |
Name | Cost Driver Package Name. |
Is Mandatory | Refers to “All Cost Drivers Mandatory” indicator under the Cost Driver Package. |
Overview
This Tab is used to manage (add, update or remove) cost drivers in a budget plan. The user has the option to manually enter cost drivers (one by one) which will generate budget lines, under the Budget Line Tab. The budget lines created are summarized by Coding Block.
The screen is divided into two sections. The search criteria section allows to search existing cost drivers by different criteria, in addition to the Cost Driver Institution that will need to be null (not specified under the Cost Driver), or will need to match the Budget Plan Institution or be a parent to the Budget Plan Institution.
Cost Drivers Tab screen Fields
Field | Description |
Code | Cost Driver Unique Identifier |
Type | Cost Driver Type, as defined under the Cost Driver Type screen |
Coding Block | Cost Driver Coding Block. |
Name | Cost Driver Name |
Currency | Cost Driver Currency |