Descripción
Una Solicitud de Compra es el documento que oficializa el requerimiento de las Unidades Administrativas para la adquisición de bienes o contratación de servicios necesarios para su funcionamiento y que están contemplados en el Plan Anual de Contrataciones.
Navegación
Compras ► Solicitudes de Compras
Campos | Descripción |
Referencia Línea PAC | Indica el número de línea en la que se planificó la compra dentro del Plan Anual de Contrataciones. |
Número de Solicitud | (Definido por el sistema o por los usuarios) El sistema generará automáticamente un número de Solicitud de Compra si el parámetro Generar Código de Solicitud de Compra es verdadero, de lo contrario el código se registrará manualmente por el usuario. |
Estado del Flujo de Trabajo | Muestra las diferentes etapas del flujo de trabajo del proceso, dato asignado por el sistema. Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Creado) hasta que finaliza el proceso (Aprobado) y se cambia en dependencia de la transición que ejecuta el usuario. |
Fecha de Solicitud | El sistema muestra este campo automáticamente y el valor por defecto es la fecha actual del sistema, el campo es modificable. |
Ejercicio Presupuestario | El valor por defecto es el Ejercicio Presupuestario actual (donde “Año Fiscal Actual para Ejecución de Presupuesto” es verdadero). Campo solo lectura |
Periodo Presupuestario | El valor por defecto es el Periodo Presupuestario Actual. Campo solo lectura. |
Estado de la Solicitud | Tiene como función indicar si la solicitud está abierta y puede convertirse en orden de compra, cuando una solicitud se convierte en una o varias órdenes de compra (es decir, órdenes de compra creadas y aprobadas para todos los artículos solicitados). Entonces, una vez completadas las entregas de la Orden de Compra el estado de la Solicitud de Compra se establece automáticamente como cerrada, el valor por defecto es abierta. Campo solo lectura |
Estado del Registro | Campo solamente de lectura que el sistema actualiza cuando el comprobante se guarda definitiva o temporalmente. |
Razón de Espera | Solo en los casos que la norma legal lo permita, se podrá obviar la publicación de un proceso de compra. En tal caso, se debe justificar la razón en este campo. |
Moneda | Permite a los usuarios seleccionar la moneda de la solicitud, el valor por defecto es la Moneda Nacional. Si el parámetro general del sistema “acepta transacciones de varias monedas” es Falso, entonces este campo estará desactivado y su valor es el de moneda nacional. |
Tipo de Cambio | Mostrará la tasa de cambio más reciente de la moneda seleccionada que está vinculada a gastos, los usuarios pueden cambiar la tasa si es permitido en la Tabla de Moneda, de otra forma este campo será “solamente de lectura” y solamente el sistema lo actualizará cuando se seleccione la moneda. El valor por defecto es 1 (porque la moneda por defecto es la Nacional). Si el parámetro general “el sistema Acepta Transacciones de Varias Monedas” es falso, entonces este campo estará desactivado. |
Bienes/Servicios Monto en Moneda Nacional | Valores calculados por el sistema de acuerdo con los montos Nacionales totales de todos los Bienes/Servicios en la Solicitud de Compra. |
Bienes/Servicios Monto Moneda Extranjera | Valores calculados por el sistema de acuerdo con los montos Extranjeros totales de todos los Bienes/Servicios en la Solicitud de Compra. |
Impuestos Monto en Moneda Nacional | Valores calculados por el sistema de acuerdo con los valores respectivos de los Artículos de la Solicitud de Compra. |
Impuestos Monto en Moneda Extranjera | Valores calculados por el sistema de acuerdo con los valores respectivos de los Artículos de la Solicitud de Compra. |
Total Monto en Moneda Nacional | Valores calculados por el sistema de acuerdo a los montos respectivos de todos los Artículos de la Solicitud de Compra más impuestos. |
Total Monto en Moneda Extranjera | Valores calculados por el sistema de acuerdo a los montos respectivos de todos los Artículos de la Solicitud de Compra más impuestos. |
Origen | Valor generado por el sistema (Fuente Manual u Otra Externa) el valor por defecto es Manual, si el valor es otra fuente externa, entonces los usuarios no pueden editar/modificar la solicitud de compra. |
Pre-Compromiso | El Pre-compromiso aplica solo para compras mayores de C$500,000 córdobas. El sistema asignará un código de pre compromiso automáticamente cuando el atributo comprometido sea verdadero, el sistema brinda un hipervínculo para llegar al compromiso relevante, una vez que el usuario hace clic en el mismo, el sistema abrirá una pantalla nueva con la información del compromiso correspondiente. |
Modalidad de Compra | Los usuarios seleccionarán este atributo para elegir la modalidad de compra y sus reglas de validación. |
Oficina de Compras | Es el código de la oficina de compras, es la Unidad Administrativa que procesa la solicitud de compra y da seguimiento a la misma. |
Enviar A | El sistema mostrará este valor por defecto si está disponible en el atributo “Oficina de Recepción de Bienes” de la pantalla Unidades Administrativas, según el valor de “Oficina de Compras” seleccionado por los usuarios, estos pueden cambiarlo pero solamente pueden seleccionar Unidades Administrativas donde el atributo “Es Oficina de Recepción de Bienes” es verdadero. |
Facturar A | El sistema mostrará este valor por defecto si está disponible en el atributo “factura a oficina” de la pantalla Unidades Administrativas, según el valor de “Oficina de Compras” seleccionado por los usuarios, estos pueden cambiarlo pero solamente pueden seleccionar Instituciones donde el atributo “Puede ser Oficina a facturar” es verdadero. |
Inspeccionado En | El sistema mostrará este valor por defecto si está disponible en el atributo “Ubicación de Inspección” de la pantalla Unidades Administrativas, según el valor de “Oficina de Compras” seleccionado por el usuario, este puede cambiarlo pero solamente pueden seleccionar Instituciones donde el atributo “Es ubicación de inspección” es verdadero. |
Solicitante | Los usuarios seleccionarán del catalogo este atributo para elegir el Proyecto que pertenece la solicitud de compra si se realiza con fondos de Financiamiento Externo. |
Proyecto | Los usuarios seleccionarán del catálogo, el código del Proyecto al que pertenece la solicitud de compra si se realiza con fondos de Financiamiento Externo. |
Creado Por | Se refiere al código del usuario que creo la solicitud de compra. |
Fecha de Creación | La fecha en la que se creó la solicitud de compra. |
Aprobado Por | Se refiere al código del usuario que aprobó la solicitud de compra. |
Fecha de Aprobación | La fecha en la que se aprobó la solicitud de compra. |
Justificación de Utilización de la Modalidad de Compra | Indica la justificación para utilizar la modalidad de compra seleccionada. Obligatorio en el caso de Contratación Simplificada y Compra Directa. |
Fecha Estimada de Adquisiciones | Fecha en que se necesitan en bodega los bienes o contratados los servicios requeridos. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Descripción | Descripción información complementaria del proceso de compra a desarrollar. Nombre de la Plantilla: Nombre de la plantilla de la solicitud de compra. |
Instrucciones Especiales | Atributo de texto que permite a los usuarios digitar instrucciones especiales relacionadas con la solicitud. |
Pestaña de Articulos de la Solicitud de Compra | Indica el detalle del Artículo del CBS que se desea comprar. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Opción de adjuntar documentos/archivos relacionados a la compra. |
Descripción
Una Solicitud de Compra se compone de artículos, cada uno puede referirse a un Bien o a un Servicio al quinto nivel (Artículo) del Catálogo de Bienes y Servicios. En esta pestaña se definen los artículos de solicitud de compra, cada artículo debe desglosarse en entregas.
Campos de la pestaña de Artículo de la Solicitud de Compra
Campos | Descripción |
Número del Artículo | Es un número de serie solamente de lectura que genera el sistema para cada solicitud de compra, empezando por el número uno. |
Estado | Es un valor solamente de lectura que muestra si el artículo de la solicitud de compra está abierto y puede convertirse en orden de compra, los valores posibles son: Cerrado/Abierto, el valor por defecto es Abierto. |
Artículo del CBS | Los usuarios deben seleccionar un Artículo del Catálogo de Bienes y Servicios, una vez que se ha seleccionado la Código del Bien o Servicios, la siguiente información se mostrará automáticamente en los siguientes campos: Categoría, Unidad de Medida, Precio Unitario Moneda Nacional, Codificación Financiera y Descripción. |
Catálogo de Bienes y Servicios (CBS) | Para especificar la categoría del bien o servicios, el campo será solamente de lectura si el código de catálogo de bienes y servicios está seleccionado. |
Unidad de Medida | Para capturar la unidad de medida del bien o servicios, este campo se mostrará por defecto si se selecciona el código de catálogo de bienes y servicios, los usuarios pueden cambiarlo. |
Precio Unitario en Moneda Nacional | Dato registrado por el usuario, dato numérico. |
Precio Unitario en Moneda Extranjera | Campo solo lectura. |
Cantidad | Dato registrado por el usuario, dato numérico |
Cantidad Asignada | Autogenerado. Contiene la cantidad asignada a la entrega. |
Precio Estimado en Moneda Nacional | Valores calculados por el sistema (Precio Unitario Moneda Nacional x Cantidad). |
Precio Estimado en Moneda Extranjera | Valores calculados por el sistema (Precio Unitario Moneda Extranjera x Cantidad). |
| Monto Impuesto Moneda Nacional | Valores calculados por el sistema (Precio Unitario Moneda Nacional x % del impuesto). |
| Monto Impuesto Moneda Extranjera | Valores calculados por el sistema (Precio Unitario Moneda Extranjera x % del impuesto). |
| Monto Total Moneda Nacional | Valores calculados por el sistema Moneda Nacional. |
| Monto Total Moneda Extranjera | Valores calculados por el sistema Moneda Extranjera. |
Tolerancia de Precio | Cuando una solicitud de compra es generada, el precio unitario del artículo puede ser incrementado por el % indicado. |
Tolerancia de Cantidad | Cuando una solicitud de compra es generada, la cantidad requerida del artículo puede ser incrementado por el % indicado. |
Codificación Financiera | Dato codificación financiera - debe complementar la Codificación Financiera seleccionando el botón “Ver Elementos”, corresponde a la combinación de códigos financieros que determinaran la afectación Financiera. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Descripción | Descripción del Bien o Servicios, este campo se mostrará por defecto si se selecciona el código del catálogo de Bienes y Servicios, los usuarios pueden cambiarlo. |
Pestaña de Entregas de la Solicitud de Compras | Esta sección define las entregas de los artículos de la solicitud de compra. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Cero o más archivos adjuntos que pueden utilizarse cómo documentación de soporte para el Artículo de la Solicitud de Compra. |
Pestaña de Imágenes | Cero o más imágenes, el sistema permite archivos de tipo BMP, GIF y JPG y mostrará la imagen del primer archivo. |
Descripción
Esta sección define las entregas de los artículos de la solicitud de compra.
Campos de la pestaña de Entregas de la Solicitud de Compra
Campos | Descripción |
Entrega Número | Número de serie generado automáticamente que inicia con 1 para cada artículo de la solicitud, este campo es solamente de lectura y el sistema lo actualiza. |
Estado | El sistema lo asigna automáticamente, los valores posibles son: Abierto/Cerrado, el valor por defecto es abierto y muestra si la entrega del artículo está abierta y puede convertirse en orden de compra. |
Ejercicio Presupuestario | Año fiscal actual para la ejecución presupuestaria. |
Periodo Presupuestario | Cuando un periodo fiscal está abierto se puede ejecutar el presupuesto. |
Fecha de Entrega Desde | Fecha de entrega de los productos/servicios a partir de (requerido). |
Fecha de Entrega Hasta | Fecha de entrega de los productos/servicios hasta (requerido). |
Cantidad | El valor por defecto es igual a la cantidad total del artículo relevante de la primera entrega, luego para las entregas siguientes el valor por defecto es igual a la cantidad total del artículo relevante – la cantidad total de las entregas anteriores. Por ejemplo, si la cantidad del artículo relevante es 5, el valor por defecto para la primera entrega será 5, si los usuarios cambian la cantidad a 3, el valor por defecto para la segunda Entrega es 2. |
Cantidad Asignada en Orden | Autogenerado. Contiene la cantidad asignada a la entrega de la Solicitud de compra. Valor por defecto cero. |
Cantidad Asignada en Expediente | Autogenerado. Contiene la cantidad asignada a la entrega del Expediente de Compra. Valor por defecto cero. |
Monto en Moneda Nacional | Este campo es solamente de lectura y el sistema lo actualiza, es igual al precio unitario en Moneda Nacional (del Artículo relevante) x la cantidad de la entrega. |
Monto en Moneda Extranjera | Este campo es Solamente de lectura y el sistema lo actualiza, es igual al precio unitario en Moneda Extranjera (del Artículo relevante) X la cantidad de la entrega. |
Monto Impuesto en Moneda Nacional | Dato solo lectura. |
Monto Impuesto en Moneda Extranjera | Dato solo lectura. |
Monto Total en Moneda Nacional | Monto total nacional, igual a la suma del precio unitario por la cantidad de los bienes a adquirir más el impuesto. |
Monto Total en Moneda Extranjera | Monto total extranjero, igual a la suma del precio unitario por la cantidad de los bienes a adquirir más el impuesto. |
Ubicación de Recepción | Lugar donde se recibirán los productos/servicios a adquirir. |
Pestaña de Información Sobre Impuestos | Para los Artículos ordenados en Moneda Nacional, los usuarios pueden definir los Impuestos que aplican a las Entregas individuales. Para hacer esto, active la Pestaña de Información Fiscal y cree los elementos de Información Fiscal que aplican, el sistema calculará el Impuesto Total adecuado para cada Entrega, de acuerdo a las tasas Fiscales definidas y mostrará los totales en los campos Monto Fiscal MN y/o Monto Fiscal ME, ubicados en la pantalla Desplegable de la Solicitud de Compra. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Cero o más archivos adjuntos que pueden utilizarse como documentos de soporte para la Entrega de Solicitud de Compra. |
Descripción
Los usuarios pueden definir los Impuestos que aplican a las Entregas individuales. Para hacer esto, active la Pestaña de Información sobre Impuestos y cree los elementos de Impuesto que aplican, el sistema calculará el Impuesto Total adecuado para cada Entrega, de acuerdo con los Impuestos definidos y mostrará los totales en los campos Monto del Impuesto en Moneda Nacional y/o Monto del Impuesto en Moneda Extranjera, ubicados en la pantalla Desplegable de la Solicitud de Compra.
Campos que aparecen en la Pestaña de Información sobre Impuestos
Campos | Descripción |
Número de Serie | Código de identificación único generado automáticamente. |
Impuesto | Número de identificación fiscal. |
El Precio Incluye Impuestos | Si está seleccionado el monto de bienes ya incluye el monto fiscal, si no, el monto Fiscal debe añadirse o deducirse del monto de bienes. |
Porcentaje de Impuesto | El porcentaje fiscal efectivo del impuesto seleccionado. |
Agregar/Deducir | Indica si el monto fiscal es añadido al precio de los bienes o si se deduce del mismo. |
Monto del Impuesto en Moneda Nacional | El monto fiscal nacional calculado por el sistema. |
Monto del Impuesto en Moneda Extranjera | El monto fiscal extranjero calculado por el sistema. |