Descripción
Una Orden de Compra es un documento contractual mediante el cual un proveedor se compromete a entregar bienes o servicios especificados a un precio estipulado, una vez que este la acepta, y el comprador se compromete a pagar por los bienes o servicios recibidos en los términos especificados en la orden de compra.
En el sistema se podrán crear Órdenes de Compra que nacen desde una gestión de compras y contrataciones, o bien Ordenes de Compras de tipo manual, que nace de la necesidad de formalizar un compromiso contractual que no nació de un proceso de compra. Ejemplo: compra de cupones combustible.
Al igual que con las solicitudes, los usuarios pueden crear órdenes de compra con varios artículos, los que a su vez, pueden recibirse en varias entregas. Para definir una orden de compra se puede utilizar una solicitud de compra única, solicitudes agrupadas o ninguna, el sistema permitirá vincular solicitudes a una Orden de Compra solamente si es definido en la configuración.
Navegacion
Compras ► Orden de Compra
Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Orden de Compra
Campos | Descripción |
Orden de Compra No. | Código de identificación único generado automáticamente que representa la Orden de Compra. |
Estado del Flujo de Trabajo | Muestra las diferentes etapas de transición del flujo de trabajo y estados del proceso. Cada transición debe ser realizada por el funcionario autorizado y con el rol correspondiente. Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Creado) hasta que finaliza el proceso (Aprobada) |
Fecha de la Orden de Compra | Especifique la fecha en que la Orden de Compra se emitirá. |
Fecha de Vencimiento | Este campo define la fecha en la que la Orden de Compra expirará. |
Número de Referencia | Este campo indica que el número de referencia se utilizará para almacenar referencia o licitanción o cualquier otro número para soportar la compra. |
Ejercicio Presupuestario | Seleccione el Año Fiscal para el Presupuesto que será afectado por la Orden de Compra. |
Período Presupuestario | Seleccione el Periodo Fiscal para el Presupuesto que será afectado por la Orden de Compra |
Solicitudes Adjuntas | Los usuarios pueden especificar un grupo de Solicitudes de Compra, que son solicitudes de materiales. |
Fecha de Entrega Desde | Se calcula desde la Fecha de Entrega, sería la fecha de entrega más cercana en las Entregas. |
Fecha de Entrega Hasta | Se calcula desde la Fecha de Entrega, sería la fecha de entrega más lejana en las Entregas. |
Estado del Pedido | El valor por defecto es “Abierta”, la Orden de Compra está abierta mientras no se hayan completado las entregas acordadas, una vez se recibieron los artículos y se registró la factura para devengar el pago, la Orden de Compra cambia a estado “Cerrada” |
Estado del Registro | Esto está relacionado con la publicación de la Orden de Compra (es decir, Guardada o Guardada Temporalmente). |
Razón de Espera | Lista Desplegable de Razones cuando una Orden de Compra será descartada. |
Tipo de Orden de Compra | Especifica si la Orden de Compra creada será de tipo Complementaria o de Readjudicación. |
Orden de Compra Original | Orden de Compra de referencia activa para generar órdenes de compra complementaria y de re adjudicación. |
Moneda | Si se ha especificado una moneda en el registro del Proveedor, entonces esa Moneda aparecerá por defecto, los usuarios deben seleccionar la moneda. |
Tipo de Cambio | Muestra el valor especificado en la Tabla de Moneda. |
Bienes/Servicios Monto en Moneda Nacional | Valores calculados por el sistema de acuerdo al monto nacional total de todos los Bienes/Servicios de la Orden de Compra. |
Bienes/Servicios Monto en Moneda Extranjero | Valores calculados por el sistema de acuerdo al monto extranjero total de todos los Bienes/Servicios de la Orden de Compra. |
Total Monto en Moneda Nacional | Montos nacionales calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra. |
Total Monto en Moneda Extranjera | Montos Extranjeros calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra. |
Fuente de Comprobante | Valor generado por el sistema que indica la fuente del Comprobante. |
Comprobante de la Fuente Externa | El sistema actualizará este campo si el atributo Fuente de Comprobante es igual a “Otra Fuente Externa”, para mostrar la fuente del comprobante externo. |
Documento de Origen | Muestra el número del Expediente de la Fuente si la Fuente del Comprobante es Externa. |
Compromiso | El sistema creará el compromiso presupuestario automáticamente una vez aprobada la Orden de Compra creada. |
Proveedor / Beneficiario | Debe traerlo automáticamente desde la adjudicación de la contratación el Código del Proveedor que está brindando los Bienes y Servicios. |
Forma de Entrega | Medio por el cual se entregarán los bienes comprados desde el local de proveedor hasta la organización del Usuario. |
Plazos de Entrega | Un término de entrega es una condición especial que aplica a la entrega de bienes adquiridos de un proveedor. |
Modalidad de Compra | Código de la Modalidad de Compra, se utiliza para determinar las aprobaciones y el flujo de trabajo de la Orden de Compra. |
Oficina de Compras | Viene automáticamente y seleccionar la Código de la Oficina de Compras. |
Enviar A | Esta es la ubicación donde se enviará la orden de compra, la institución “Enviar A” será una ubicación receptora. |
Facturar A | Este campo indica la oficina a la que se enviará la Factura. |
Inspeccionado En | La ubicación donde se inspecciona la Orden de Compra. |
Se Ejecuta con Fuente Externa de Proyecto | Los usuarios deben seleccionar este atributo para indicar si la OC se efectuara con fuente de proyecto. |
Solicitante | Este campo indica la Código del Solicitante, es la oficina que crea a Solicitud. |
Código Proyecto | Los usuarios pueden usar el código del proyecto como referencia. |
Creado Por | El sistema lo muestra automáticamente al momento de creación del registro. |
Fecha de Creación | El sistema la muestra automáticamente al momento de creación del registro. |
Aprobado Por | El sistema lo muestra automáticamente cuando el flujo de trabajo correspondiente llega a su etapa final de Aprobación. |
Fecha de Aprobación | Muestra la fecha en la que se aprueba la OC. |
Idioma | Idioma en el que se documentó la Orden de Compra. |
Descripción | Describe el objetivo de la OC, también puede utilizarse para capturar información contextual que sirva de soporte para una excepción a una política de compras. |
Instrucciones Especiales | Instrucciones especiales de entrega, etc. |
Justificación Única de la Fuente | Criterios que justifican la selección de un Proveedor de Fuente Única, es decir, Orden de Compra Abierta, etc. |
Es Enmienda del Contrato | Los usuarios deben seleccionar este atributo si la OC es contra enmienda al Contrato. |
Administrar Contratos | Si el valor del campo Enmienda al Contrato es verdadero, este campo es obligatorio, los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar el contrato. |
Usa Porcentaje | Los usuarios deben seleccionar este atributo para indicar si la OC utilizará el porcentaje. |
Pestaña de los Artículos de la Orden de Compra | Uno o más artículos de la orden de compra. |
Pestaña de Cláusulas | Para algunas OC, los usuarios podrán adjuntar una o más cláusulas estándar. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Los usuarios pueden adjuntar archivos que son relevantes como soporte para la Orden de Compra. |
Descripción
Una Orden de Compra está compuesta por Artículos, cada Artículo puede referirse a un Bien o a un Servicio.
Campos que aparecen en la Pestaña de Artículos de la Orden de Compra
Campos | Descripción |
Número del Artículo | Número generado por el sistema empezando por 1 para cada Orden de Compra. |
Referencia Oferta Adjudicada | Número de referencia de la Oferta Adjudicada. |
| Estado | Muestra si el Artículo de la Orden de Compra está abierto y puede convertirse en Comprobante de Gasto, los valores posibles son: abierto y cerrado. |
Artículo del CBS | Los usuarios deben seleccionar un Artículo del Catálogo de Artículos, una vez que se ha seleccionado la Código del artículo, la siguiente información se mostrará automáticamente en los siguientes campos: Categoría del Artículo, Unidad de Medida, Precio Unitario ME, Codificación y Descripción. |
Catálogo de Bienes y Servicios (CBS) | Una vez que se ha seleccionado el artículo, aparecerá la Código de la Categoría del artículo seleccionado, se utiliza si es necesario que los bienes a adquirir estén en una categoría. |
Unidad de Medida | Si la Código del artículo está seleccionada, el sistema reproducirá la Unidad de Medida definida para el Artículo, la cual no podrá modificarse. |
Precio Unitario en Moneda Nacional | Para capturar el Precio Unitario Nacional del Artículo. |
Precio Unitario en Moneda Extranjera | Para capturar el Precio Unitario Extranjero del Artículo. |
Cantidad | Este campo indica la cantidad inicial de la orden de compra y el sistema lo muestra automáticamente. |
Cantidad Recibida | El sistema lo actualizará automáticamente cuando se crea una “Nota de Bienes/Servicios Recibidos/Devueltos” para el artículo actual. |
Cantidad Pendiente | Valor calculado o actualizado que es igual a la: Cantidad Original – Cantidad Recibida. |
Precio Estimado en Moneda Nacional | Valores calculados por el sistema (Precio Unitario x Cantidad, para MN). |
Precio Estimado en Moneda Extranjera | Valores calculados por el sistema (Precio Unitario x Cantidad, para ME). |
| Monto Impuestos en Moneda Nacional | Montos nacionales calculados por el sistema de los valores respectivos de los Artículos de la Orden de Compra. |
| Monto Impuestos en Moneda Extranjero | Montos extranjeros calculados por el sistema de los valores respectivos de los Artículos de la Orden de Compra. |
| Monto Total en Moneda Nacional | Montos nacionales calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra |
| Monto Total en Moneda Extranjera | Montos Extranjeros calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra |
Tolerancia de Precio | La Orden de Compra se crea por un Precio mayor o menor que el de la Solicitud original, el sistema rechazará los Bienes Recibidos, Bienes Devueltos y Comprobantes de Gasto de la Orden de Compra si cualquiera de los niveles establecidos aquí se excediese. |
Tolerancia de Cantidad | El valor de la Orden de compra viene desde la adjudicación, el nivel de tolerancia se parametrizará conforme a lo que estipula la Ley (10%) La Orden de Compra, el sistema permite especificar una Tolerancia o variación de Cantidad. Los parámetros del Porcentaje de Tolerancia por Defecto para la Cantidad se han definido y estos serán los valores por defecto en estos campos, aunque pueden cambiarse si es necesario. El sistema rechazará los Bienes Recibidos, Bienes Devueltos y Comprobantes de Gasto de la Orden de Compra si alguno de los niveles establecidos aquí se excediese. |
Codificación Financiera | Dato codificación financiera - debe complementar la Codificación Financiera seleccionando el botón “Ver Elementos”, corresponde a la combinación de códigos financieros que determinaran la afectación Financiera. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Descripción | Descripción del Artículo de la Orden de Compra. |
Pestaña de Entregas de Artículo de la Orden de Compra | Las Entregas del Artículo de la Orden de Compra se definen en esta sección. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Cero o más archivos adjuntos que puedan utilizarse como documentos de soporte para el Artículo de la Orden de Compra. |
Pestaña de Imágenes | Cero o más imágenes, el sistema permite archivos de tipo BMP, GIF y JPG y mostrará la imagen del primer archivo. |
Descripción
El sistema permite crear varias entregas por pedido. Antes de que se cree una nueva entrega de artículo, el sistema verificará que no se excederán las cantidades de cada de pedido.
Campos que aparecen en la Pestaña de Entregas de Artículos de la Orden de Compras
Campos | Descripción |
Número de Entrega | Número de Serie generado automáticamente que inicia con 1 para cada Artículo de la Solicitud, este campo es Solamente de Lectura y el Sistema lo Calcula/Actualiza. |
Estado | El sistema lo asigna automáticamente, los valores posibles son: Abierto/Cerrado, el valor por defecto es Abierto y muestra si la Entrega del Artículo está abierto y puede convertirse en Orden de Compra. |
Cierre Automático de la Solicitud de Compra | Si los usuarios lo cambian a VERDADERO, el sistema cerrará la Entrega del Artículo de Solicitud de Compra automáticamente. |
Ejercicio Presupuestario | Año Fiscal del Comprobante, el valor por defecto es el Año Fiscal actual. |
Periodo Presupuestario | Periodo Fiscal del Comprobante, el valor por defecto es el Periodo Fiscal actual. |
Fecha de Entrega Desde | Fecha de Entrega Inicial |
Fecha de Entrega Hasta | Fecha de Entrega Final. |
Cantidad | Para capturar la cantidad de la Entrega, el valor por defecto es igual a la cantidad total del artículo relevante de la primera entrega, luego para las Entregas siguientes el valor por defecto es igual a la cantidad total del artículo relevante – la cantidad total de las Entregas anteriores. Por ejemplo, si la cantidad del Artículo relevante es 5, el valor por defecto para la primera Entrega será 5, si los usuarios cambian la cantidad a 3, el valor por defecto para la Segunda Entrega es 2. |
Cantidad Recibida | Autogenerada. Se actualiza cuando se reciben los productos/servicios en bodega contra lo requerido en la orden de compra. |
Monto Moneda Nacional | Este campo es Solamente de Lectura y el Sistema lo Calcula/Actualiza, es igual al Precio Unitario Nacional (del Artículo relevante) X Cantidad de la Entrega. |
Monto Moneda Extranjera | Este campo es Solamente de Lectura y el Sistema lo Calcula/Actualiza, es igual al Precio Unitario Extranjero (del Artículo relevante) X Cantidad de la Entrega. |
Monto Impuesto en Moneda Nacional | Monto del impuesto descontado en moneda nacional. |
Monto Impuesto en Moneda Extranjera | Monto del impuesto descontado en moneda extranjera. |
Monto Total Moneda Nacional | Monto total en moneda nacional igual a la suma del precio unitario por la cantidad de los bienes más el impuesto. |
Monto Total Moneda Extranjera | Monto total en moneda extranjera igual a la suma del precio unitario por la cantidad de los bienes más el impuesto. |
Ubicación de Recepción | Lugar donde se recibirán los productos/servicios adquiridos. |
Pestaña de Información sobre Impuestos | Para los Artículos ordenados en Moneda Nacional, los usuarios pueden definir los Impuestos que aplican a las Entregas individuales. Para hacer esto, active la Pestaña de Información sobre Impuestos y cree los elementos de Información Fiscal que aplican, el sistema calculará el Impuesto Total adecuado para cada Entrega, de acuerdo a las tasas Fiscales definidas y mostrará los totales en los campos Monto Fiscal MN y/o Monto Fiscal ME, ubicados en la pantalla de Entrega de la Solicitud de Compra. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Cero o más archivos adjuntos que pueden utilizarse como documentos de soporte para la Entrega de Solicitud de Compra. |
Descripción
El objetivo de esta pestaña es almacenar la información relacionada con impuestos para la orden de compra.
Campos que aparecen en la Pestaña de Información sobre Impuestos
Campos | Descripción |
Número de Serie | Autogenerado. Inicia con uno por cada orden de compra generada. |
Impuesto | Impuesto activo para la compra. |
El Precio Incluye Impuesto | Indica si el precio ofertado incluye el precio o deberá adicionarse. |
Porcentaje de Impuesto | Muestra el % efectivo del impuesto seleccionado. |
Agregar/Deducir | Indica si él % es deducido o agregado al precio. |
Monto del Impuesto en Moneda Nacional | Muestra el monto total en moneda nacional del impuesto. |
Monto del Impuesto en Moneda Extranjera | Muestra el monto total en moneda extranjera del impuesto. |
Descripción
Esta pestaña permite adjuntar a la solicitud de compra, cláusulas de compras creadas previamente.
Campos que aparecen en la Pestaña de Cláusula
Campos | Descripción |
Número de Serie | Código de identificación único generado automáticamente. |
Justificación de la Compra | El sistema brindará una lista de Cláusulas Activas definidas en la Entidad de Cláusulas de Compras, el sistema mostrará la Descripción de la Cláusula una vez que se seleccione la Código. |
Mostrar Orden | Para definir el orden de la Cláusula seleccionada para imprimirse en la Orden de Compra. |
Descripción
Esta pestaña permite adjuntar una Requisicion de Compra con la Orden de Compra.
Campos de la Pestaña de Solicitudes Adjuntas
Campos | Descripción |
Solicitud de Compra | Número de la Solicitud de Compra de la solicitud adjunta, el sistema no permitirá adjuntar la misma solicitud más de una vez a la misma OC. Se generará un hipervínculo para abrir los detalles de la solicitud adjunta. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Comentario | El usuario puede dejar comentarios al adjuntar la solicitud. |
Pestaña de Artículos de la Solicitud de Compra | Esta Pestaña contiene todos los Artículos de la Solicitud relacionados con la Solicitud de Compra que pueden seleccionarse para la Orden de Compra. |