Descripción
Los expedientes de compra registran toda la información necesaria para que los posibles oferentes preparen sus propuestas de bienes y servicios, el detalle y complejidad de estos expedientes varían y pueden incluir las siguientes secciones: Artículos a comprar (lotes), requisitos preliminares y técnicos, criterios de calificación de ofertas, etc. Es el documento medular de todo el proceso de compra y debe ser completado de manera cuidadosa para evitar errores al momento de evaluar las ofertas.
Navegación
Contrataciones ► Expediente de Compra
Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Expediente de Compra
Campos | Descripción |
Código | Este campo se refiere al código único de identificación del Expediente que es generado por el sistema. |
Estado del Flujo de Trabajo | Representa el estado del proceso de las siguientes maneras: “Creado”, “En evaluación”, “Publicado”, “Cancelado”, Borrador”, “Desierto Cerrado No Adjudicado“, “Desierto Cerrado Sin Ofertas Minimas“, “Desierto Cerrado y Sin Ofertas Recibidas“ o “Aprobada”, el valor por defecto es “Creado”. |
| Estado | Este campo es obligatorio y en él se muestra el estado del Proceso y los valores posibles incluyen: “Creado”, “En evaluación”, “Publicado”, “Cancelado”, Borrador”, “Desierto Cerrado No Adjudicado“, “Desierto Cerrado Sin Ofertas Minimas“, “Desierto Cerrado y Sin Ofertas Recibidas“ o “Aprobada”. |
Tipo de Documento | Lista desplegable con la opción de elegir Re-abrir, otros. |
Expediente de Compra Original | El campo donde se almacena el Expediente de Compra original de acuerdo al tipo de fuente seleccionado. |
Fecha del Expediente | Este campo es una fecha del expediente por Defecto que el sistema genera automáticamente. |
| Estado del Registro | Se genera automáticamente, como Guardado Temporalmente o Guardado. |
| No.Temp | Se genera automáticamente, número de documento que se guarda de forma temporal. |
| Motivo de Guardado Temporalmente | Razón porque el documento no se finaliza, se selecciona de una lista previamente registrada por el usuario. |
Número de Referencia | En este campo se debe mencionar el Número de Referencia heredado del Proceso de Contrataciones y se utiliza para localizar el Expediente. |
Proceso Contratación | Se debe seleccionar el Proceso de Contrataciones relacionado con el Expediente desde el botón de Búsqueda. |
Tipo de Expediente | Este campo Indica el tipo de Proceso de Contrataciones. |
Modalidad de Compra | Se debe seleccionar la Modalidad de Compra para el Proceso de Contrataciones desde el botón de Búsqueda |
Método de Evaluación de Oferta | Se debe seleccionar el Método de Evaluación utilizado para el Expediente de Contrataciones desde el botón de Búsqueda. |
| Contrato | Este campo Define el contrato adjunto al documento. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | En este campo se debe mencionar una forma abreviada del Expediente. |
Descripción | En este campo se debe escribir una descripción breve del Expediente. |
Razón de Ampliación de Presentación de Oferta | En este campo se debe mencionar una descripción corta de la razón por la cual se actualizó el atributo “Fecha Esperada de Respuesta Revisada”. |
Motivo de la Cancelación | En este campo se debe mencionar la razón de la cancelación de un Expediente de Contrataciones. |
Publicación Aprobada | Fecha en que debe finalizarse el Expediente de Contrataciones para poder aprobarlo. |
| Comprador | Se debe seleccionar un empleado desde el botón de Búsqueda que estará a cargo de brindar información acerca del proceso de contrataciones, la información se toma del Proceso de Contrataciones y los usuarios pueden editarla. |
Fecha de Publicación | En este campo se menciona la fecha en que se publicó el expediente. |
Fecha Límite para Presentar Oferta | En este campo se debe llenar la fecha en que los proveedores deben entregar la propuesta. |
Fecha Ampliada para Presentar Oferta | Fecha en la cual se amplía el plazo para presentar ofertas. |
Fecha de Apertura de Ofertas | En este campo se menciona la Fecha en la que se abren las propuestas del proveedor. |
Última Fecha Para Preguntas | En este campo se menciona la última fecha que tienen los Proveedores para hacer preguntas. |
Mínimo de Días para Validez de Oferta | En este campo se menciona el número de días válidos para que los proveedores presenten sus propuestas. |
Lotes Completos Requeridos | Si está seleccionado indica que para este expediente se requiere una Oferta Completa, cuando hay más de un lote, los proveedores deben hacer una oferta para todos los lotes. Si solamente hay un lote, se aplica a los artículos; por lo tanto, los proveedores deben hacer una oferta para todos los artículos. |
Es Requerida la Garantía de Oferta | Si está seleccionado indica que para este expediente se requiere una Respuesta de Seguridad, si este es el caso, el atributo de Nombre del Gerente de Oferta es requerido al introducir la Respuesta al Expediente de Contrataciones. |
Fecha Final de Intención de Adjudicación | En este campo se debe mencionar la fecha de finalización de la Etapa de Intención de Adjudicar. |
Tipo de Convocatoria | En este campo se debe mencionar el Tipo de audiencia que se necesita para el expediente de contrataciones, el valor puede establecerse como Pública o Restringida. |
Términos Internacionales de Comercio (Incoterms) | Indica la condición de precio que el proveedor deberá considerar para entregar los bienes. |
Moneda | Permite al usuario seleccionar la moneda para el expediente de compra. |
Tipo de Cambio | Mostrará el último tipo de cambio activo para la moneda seleccionada que está vinculada a Gastos. |
Monto Total del Expediente Moneda Nacional | En este campo se introduce el Monto Total del Expediente de Contrataciones, es calculado automáticamente, es la suma de todos los Detalles de Artículos del Total del Lote (que es el Monto Total del Lote en Moneda Nacional). |
Monto Total del Expediente Moneda Extranjera | En este campo se introduce el Monto Total del Expediente de Contrataciones, es calculado automáticamente, es la suma de todos los Detalles de Artículos del Total del Lote (que es el Monto Total del Lote en Moneda Extranjera). |
Tipo de Revisión | Indica el tipo de revisión que realizará el Organismo Internacional a los documentos de licitación adquiridos mediante materia excluida. |
| Expediente en Suspensión | Se activa automáticamente cuando un expediente se encuentra es estado suspensión activa. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Esta pestaña contiene el Expediente de Contrataciones final aprobado, puede ser uno o más expedientes. |
Pestaña de Validación | Esta pestaña es para las reglas de validación de los Proveedores para el Expediente de Contrataciones, muestra los datos de las Reglas de Validación de Proveedores de la Modalidad de Contrataciones, los usuarios pueden cambiarlos y añadir más reglas de validación si es necesario. |
Pestaña de Tipo de Oferta Requerida | En esta pestaña se deben crear Respuestas para el Expediente de Contrataciones definidas por el Tipo de Respuesta. |
Pestaña de Secciones | En esta pestaña se debe crear un grupo de secciones del expediente de contrataciones, heredadas del tipo de expediente. Los usuarios pueden modificar, añadir o eliminar secciones del expediente de contrataciones. |
Pestaña de Lotes | Un Expediente de Contrataciones puede tener uno o más lotes y cada lote puede tener uno o más detalles de artículos. |
Pestaña de Tipo de Criterio de Evaluación Preliminar | En esta pestaña se mencionan los “Criterios de Evaluación Preliminar de la Oferta” y deben seleccionarse con el botón de Búsqueda. |
Pestaña de Reunión | De esta pestaña se deben seleccionar las Reuniones acerca del Expediente de Contrataciones. |
Pestaña de Proveedores Pre-Seleccionados | Indica los proveedores previamente seleccionados para participar en el proceso de contratación, lista corta. |
Descripción
Un Expediente de Contrataciones puede tener uno o más lotes y cada lote puede tener uno o más detalles de artículos.
Campos que aparecen en la Pestaña de Lotes
Campos | Descripción |
Código | Este es un código único de identificación de la información del Lote. |
Secuencia No | El Número de Secuencia de cada Lote se asigna automáticamente. |
Permitir Adjudicación a Nivel de Artículo | Si el campo está seleccionado indica que el Lote se puede adjudicar por artículo comprado, define si el Expediente de Contrataciones de Lote permite a los proveedores recibir una adjudicación por cada artículo que compren. |
Monto Total Moneda Nacional | En este campo se muestra el monto generado automáticamente con la suma total de los artículos en Moneda Nacional. |
| Monto Total Moneda Extranjera | En este campo se muestra el monto generado automáticamente con la suma total de los artículos en Moneda Extranjera. |
| Monto Total Estimado en Moneda Nacional | Autogenerado por el Sistema, es la suma de los importes estimados de artículos para todos los artículos en moneda nacional. |
| Monto Total Estimado en Moneda Extranjera | Autogenerado por el Sistema, es la suma de los importes estimados de artículos para todos los artículos en moneda extranjera. |
| Monto Impuesto en Moneda Nacional | Monto del impuesto en moneda nacional. |
| Monto Impuesto en Moneda Extranjera | Monto del impuesto en moneda extranjera. |
Mínimo Puntaje Técnica | Esto representa la puntuación de evaluación técnica mínima que requiere una Propuesta para considerarse en cumplimiento. |
Peso Global Técnico | Esto representa el peso general asignado a la Propuesta Técnica. |
Peso Global Financiero | Esto representa el peso general asignado a la Propuesta Financiera. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | En este campo se menciona una forma abreviada de la información del Lote. |
Descripción | En este campo se menciona una descripción breve de la información del Lote. |
Pestaña de Solicitud del Artículo | Contiene los diferentes artículos de la solicitud relacionados con un lote en particular del Expediente de Adquisiciones. |
Pesos de Evaluación Técnica | En este campo se mencionan los Criterios de Evaluación de la Oferta de Tipo “Técnico” y sus valores correspondientes de Peso. |
Descripción
En este campo se mencionan los Criterios de Evaluación de la Oferta de Tipo “Técnico” y sus valores correspondientes de Peso.
Campos que aparecen en la Pestaña de Evaluación Técnica
Campos | Descripción |
Código | En este campo se genera un código único de identificación automáticamente. |
¿Exige el Cumplimiento de Proveedores? | Indica si el proveedor debe cumplir con el criterio técnico en la evaluación de la oferta. |
Peso | Este campo representa el puntaje asignado a los “Criterios de Evaluación de la Oferta” seleccionados. |
| Tipo de Criterio de Evaluación de Oferta | Lista desplegable de los tipos de Criterios de Evaluación de la Oferta con el cual se evaluará a los proveedores según el peso indicado. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Nombre del Criterio de Evaluación de Ofertas. |
Descripción | Descripción del Criterio de Evaluación de Ofertas seleccionado. |
Descripción
En esta pestaña se debe crear un grupo de secciones del expediente de contrataciones, heredadas del tipo de expediente. Los usuarios pueden modificar, añadir o eliminar secciones del expediente de contrataciones.
Campos y pestañas de la Pestaña de Secciones
Campos | Descripción |
Orden | El Orden se hereda del tipo de expediente de contrataciones, aunque los usuarios pueden cambiarlo, ninguna sección tiene el mismo que otra sección dentro del mismo expediente. |
Terminado | Si está seleccionado, indica que la Sección del Expediente está finalizada. |
Fecha de Finalización | Este campo se llena automáticamente con la fecha y hora en que se selecciona la casilla Finalizado. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | En este campo se menciona el nombre de la Sección. |
Descripción | En este campo se menciona una descripción breve de la Sección. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | En este campo se menciona cualquier expediente o archivo relacionado con la Sección. |
Descripción
En esta pestaña se deben crear Respuestas para el Expediente de Contrataciones definidas por el Tipo de Respuesta.
Campos que aparecen en la Pestaña de Tipo de Oferta Requerida
Campos | Descripción |
Tipo | Este campo se refiere al tipo de respuesta al expediente de contratación, define el tipo de Respuesta Requerida que incluye Técnica y Financiera. |
Número | Los usuarios deben introducir el número de propuestas (sobres) por tipo que se necesita. Por ejemplo, podría ser necesario tener dos propuestas técnicas separadas o dos propuestas financieras separadas, etc. |
Descripción
Esta pestaña es para las reglas de validación de los Proveedores para el Expediente de Contrataciones, muestra los datos de las Reglas de Validación de Proveedores de la Modalidad de Contrataciones, los usuarios pueden cambiarlos y añadir más reglas de validación si es necesario.
Campos que aparecen en la Pestaña de Validación
Campos | Descripción |
Regla del Proveedor | En esta pestaña se crea la Regla o Reglas de Validación del Proveedor para el Expediente de Contrataciones. |
(a) Operador Lógico (b) | El operador que se debe utilizar con la Regla de Validación también se selecciona de la casilla desplegable |
Valor | Este atributo contiene el valor a validarse con respecto al valor del Atributo del Proveedor |