Comprobante de Gasto

Descripción

La función de Comprobante de Gasto se utiliza para registrar todos los tipos de gastos de la organización, los Comprobantes de Gasto (CG) se pueden crear manualmente para registrar gastos que no son de adquisición o gastos directos, también pueden crearse automáticamente a través de otras funciones donde se crean gastos tales como Adquisición o Nómina. El sistema crea automáticamente una entrada de diario de crédito o débito correspondiente para cada CG aprobado, estos comprobantes pueden visualizarse y verificarse utilizando la función de Comprobantes de Gasto en el módulo de Contabilidad Patrimonial, el sistema actualizará automáticamente cualquier registro de Contabilidad Patrimonial, Presupuesto, Asignación y Precompromiso/Compromiso que la transacción afecte.

Navegación

Gastos ► Comprobante de Gasto

Pestañas y Campos que aparecen en la Pantalla de Comprobante de Gasto

Campo	Descripción
Ejercicio Presupuestario	El Año Fiscal del comprobante se menciona en este campo, el valor por defecto es el año fiscal (AF) actual.
Periodo Presupuestario	El Periodo Fiscal del comprobante se menciona en este campo, el valor por defecto es el Periodo Fiscal actual.
Comprobante	Este es un código de identificación que el sistema genera automáticamente al guardar el comprobante.
Fecha del Comprobante	Los usuarios pueden seleccionar la fecha del comprobante, el valor por defecto es la fecha actual del sistema.
Clasificaciones de Comprobantes de Gasto	Permite a los usuarios clasificar el tipo de comprobante de gasto según el registro que se necesite realizar.
Unidad Administrativa	Los usuarios deben insertar el Código de la Unidad Administrativa, Unidad Administrativa significa departamento o institución.
Estado del Flujo de Trabajo	Este campo indica el estado actual del proceso del flujo de trabajo del Comprobante de Gasto, que puede ser uno de los siguientes: Creado, Aprobación Solicitada, Aprobado, Rechazado y Cancelado. El valor por defecto es creado.
Etapa del Flujo de Trabajo	Este campo indica el estado actual del proceso del flujo de trabajo del Comprobante de Gasto, que puede ser uno de los siguientes: Creado, Aprobación Solicitada, Aprobado, Rechazado y Cancelado. El valor por defecto es creado.
Ejecución con Fondos Rotativos	Indica si comprobante de gasto es para ejecución con fondos rotativos. Valor por defecto Falso.
Estado del Registro	El sistema actualiza el campo automáticamente, el estado puede ser Guardado o Guardado Temporalmente.
Número Temp	Número de Serie que el sistema genera cuando el comprobante se Guarda Temporalmente.
Motivo de Guardado Temporalmente	Seleccione una razón para no publicarlo cuando el comprobante se Guarda Temporalmente, el campo se limpia automáticamente cuando el comprobante se publica (guardado completamente).
Fuente de Comprobante de Gasto	Es un campo solamente de lectura que el sistema actualiza, muestra la fuente del comprobante, es decir: Manual, Orden de Compra, Nómina, Activos, Inventario y Otra Fuente Externa.
Referencia Externa	Es un campo solamente de lectura que el sistema actualiza si la Fuente del Comprobante es “Otra Fuente Externa”.
Número del Documento Original	Este campo muestra el Número del documento de origen si la fuente del comprobante no es Manual. Si el atributo Fuente de Comprobante es origen externo, entonces se debe relacionar el documento origen.
Número de Lote	Este es un campo de solo lectura que muestra el Número de lote para comprobante de gasto importado.
Moneda	Este campo permite a los usuarios seleccionar la Moneda del Comprobante, el valor por defecto es la moneda Nacional.
Tipo de Cambio	Muestra la tasa de cambio activa más reciente para la moneda seleccionada que está vinculada a los gastos, los usuarios pueden cambiar la tasa si esto está permitido según los Parámetros de Monedas. La tasa por defecto es 1 (porque la moneda por defecto es nacional).
Es Plantilla	Este campo indica si el CG puede utilizarse como plantilla para comprobantes recurrentes, el valor por defecto es Falso.
Nombre de la Plantilla	Describe el nombre de la plantilla con fines de recuperación. Si el indicador "*Es Plantilla*" es verdadero, este es un campo obligatorio; de lo contrario, no es obligatorio llenar.
¿Se Repiten en el Próximo Periodo?	Un indicador que actualiza automáticamente el CG en el siguiente periodo y lo Guarda Temporalmente al cerrarlo, el valor por defecto es No.
Monto Neto (Moneda Local)	Muestra el monto neto en moneda nacional de todos los elementos del comprobante de gastos. El valor predeterminado es cero.
Monto Deducción (Moneda Local)	Muestra el monto de deducción en moneda nacional de todos los elementos del comprobante de gastos. El valor predeterminado es cero.
Monto Total (Moneda Local)	Un campo calculado que muestra el monto nacional total de todos los artículos del CG, el valor por defecto es cero.
Monto Neto (Moneda Extranjera)	Muestra el monto neto en moneda extranjera de todos los elementos del comprobante de gastos. El valor predeterminado es cero
Monto Deducción (Moneda Extranjera)	Muestra el monto de deducción en moneda extranjera de todos los elementos del comprobante de gastos. El valor predeterminado es cero.
Monto Total (Moneda Extranjera)	Un campo calculado que muestra el monto extranjero total de todos los artículos del CG, el valor por defecto es cero.
Generado Automáticamente	Es un campo solo de lectura que el sistema genera o que se crea manualmente, el valor por defecto es Falso.
¿Comprobante de Gastos Relacionado a la Orden de Compra?	Si el comprobante de gasto se relaciona con la orden de compra o no, si este campo es verdadero, la orden de compra debe seleccionarse en el siguiente campo llamado “Orden de Compra”.
¿Comprobante de Gastos Relacionado a Reembolso de Ingresos?	Si el comprobante de gasto se relaciona con un reembolso de ingresos o no, si este campo es verdadero, el reembolso de ingresos debe seleccionarse en el siguiente campo llamado “Reembolso de Ingreso”.
¿Es Regularización?	Indica si el comprobante se relaciona con un gasto pre pagado, el valor por defecto se basa en el Método de Contabilidad seleccionado en los Parámetros de la CP, si se selecciona base caja entonces el valor por defecto es verdadero y los usuarios no pueden cambiar el campo, de lo contrario el valor por defecto es Falso.
Estado de Pago	Este es un campo solamente de Lectura que el sistema actualiza cuando el pago se realiza para el comprobante. Los valores son Si, No o Parcialmente.
Proveedor/Beneficiario	Los usuarios pueden insertar el Código del Proveedor y pueden profundizar hasta la pantalla de proveedor para ver sus atributos o buscar un proveedor utilizando criterios diferentes.
Es Agente de Pago	Indica que el proveedor actúa como un agente de pago a otros proveedores. El valor predeterminado es Falso.
Agente de Pago	Si el campo “Es Agente de Pago” es Verdadero se debe seleccionar el nombre del Proveedor.
Número de Factura	El campo contiene el Número de Factura del proveedor, que debe digitarse manualmente.
Fecha de Factura	La fecha que se menciona en la factura o la fecha de creación de la misma, esta debe ser igual o menor a la fecha del Comprobante de Gasto.
Fecha de Recepción de la Factura	La fecha en que se recibe la factura, esta debe ser mayor o igual a la Fecha de Factura.
Sitios de Pago	El valor por defecto se muestra automáticamente desde la información del Proveedor, si no está definida en el proveedor, se mostrará desde la Institución y si no está definida ahí, entonces se mostrará desde los Parámetros de Gastos.
Forma de Pago	El valor por defecto se muestra automáticamente desde la información del Proveedor, si no está definida en el proveedor, se mostrará desde la Institución y si no está definida ahí, entonces se mostrará desde los Parámetros de Gastos.
Cuenta Bancaria de la Tesorería	La cuenta bancaria desde la cual se emitirá el pago, solamente se permitirán cuentas bancarias vinculadas a la cuenta bancaria de tesorería y que tengan la misma moneda del comprobante.
Código de Compensación	Este es el código de compensación de la CP de las Cuentas por Pagar, no se requiere si el comprobante es pre pagado. El valor por defecto se muestra automáticamente desde la información del Proveedor, si no está definida en el proveedor, se mostrará desde la Institución y si no está definida ahí, entonces se mostrará desde los Parámetros de Gastos.
Condiciones de Pago	No es requerido si el CG es pre pagado, el valor se actualizará de la información del proveedor si está definido, si no el valor por defecto será el definido en los Parámetros de Gastos.
¿Pago en Espera?	Este campo indica si el campo está Retenido y no debe incluirse dentro del proceso de pago, el valor por defecto es No.
Creado Por	El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro.
Fecha de Creación	El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro.
Aprobado por	El sistema muestra este campo automáticamente cuando el CG llega a su última etapa de aprobación.
Fecha de Aprobación	El sistema muestra este campo automáticamente cuando el CG llega a su última etapa de aprobación.
Es Fondo Rotativo?	Valor predeterminado Falso.
Es Ejecución de Proyectos	Indica si el registro se ejecuta con fondos de proyectos financiados externamente. Valor predeterminado false.
Financiamiento Externo del Proyecto	Identificador único código del proyecto. SI el comprobante de gasto no tiene un documento de compromiso asociado, se debe seleccionar de la Lista de valores.
Está Vinculado a Desembolso	Identifica un enlace a un comprobante de solicitud de desembolso. Generado automáticamente cuando se ejecuta el proceso.
Comprobante de Solicitud de Desembolso	Código de Identificación único del comprobante de solicitud de desembolso.
Es Contable	Indique si el comprobante de gasto es con propósito contable. Valor predeterminado es Falso.
Es Comprobante de Corrección?	Campo Sólo lectura. El sistema lo actualizará automáticamente si el comprobante de gasto es una corrección. El valor predeterminado es Falso.
Es Comprobante de Devolución?	Campo Sólo lectura. El sistema lo actualizará automáticamente si el comprobante de gasto se reembolsa se ejecuta mediante la función de reembolso. El valor predeterminado es Falso.
Tipo de Documento Soporte	Código único que identifica el tipo de documento.
Número de Documento Soporte	Número de documento que soporta la transacción.
Número de Contrato	El número de Contrato de la Unidad Administrativa que se selecciona en el campo de la Unidad Administrativa.
Comprobante de Fondos	Si el comprobante de origen es un "Fondo rotativo", se abrirá una pantalla de "Solo lectura" del Comprobante de fondos rotativos.
Comprobante Contable de Anulación	Código único que identifica del documento de anulación de un Comprobante de Gastos de Corrección.
Idioma	Seleccione el idioma que se utilizó para registrar la descripción.
Descripción	Los usuarios pueden digitar la Descripción del Comprobante manualmente.
Pestaña de Comprobante de Gasto	Este campo permite la creación de uno o más artículos de línea del CG relacionados con el CG actual.
Pestaña de Detalle del Pago	Se utiliza para crear la Distribución de Pago del monto de la factura definida en el CG.
Pestaña de Archivos Adjuntos	Permite adjuntar los archivos que pueden ser relevantes para el CG, cada archivo puede tener un Título, Descripción, Fecha, Usuario e idioma del documento.

Archivos Adjuntos

Descripción

El sistema permite adjuntar archivos como soporte.

Campos que aparecen en la Pestaña de Adjunto

Campo	Descripción
Código	Código de identificación único del archivo adjunto.
Idioma	Idioma utilizado para describir la información.
Título	Título del archivo adjunto.
Descripción	Descripción breve acerca del archivo adjunto.
Archivo Adjunto	Este campo se utiliza para escoger el archivo a adjuntar.
Fecha y Hora	Fecha y Hora del adjunto que genera el sistema.
Usuario	Usuarios que realizan el adjunto.
Idioma	Idioma utilizado en el archivo adjunto.

Detalle de Comprobante de Gasto

Descripción

La pestaña de detalle de Comprobante de gasto permite la creación de uno o más artículos de línea del CG relacionados con el CG actual. Y muestras detalles del comprobante de gastos cuando está relacionado con una Orden de Compra, el sistema llenará automáticamente este elemento del Comprobante de gasto de acuerdo con los valores provenientes de la Recepción de Bienes o Servicios (montos y cantidad). Los usuarios no pueden cambiar los valores que vienen del elemento orden de compra y el detalle de la recepción / devolución de notas.

Pestaña y Campos que aparecen en la Pantalla del Detalle de Comprobante de Gasto

Campo	Descripción
Número de Serie	Este es un campo del número de serie del artículo que se genera automáticamente y empieza con 1 para cada Comprobante de Gasto nuevo.
Monto (Moneda Local)	Aquí se menciona el monto nacional del Artículo de Línea, el valor por defecto es Cero. El sistema mostrará automáticamente el monto nacional del artículo de línea del CG si los usuarios importan el artículo de obligación. En caso de que el CG esté relacionado con una Orden de Compra, el sistema llenará automáticamente el campo del monto nacional del artículo de línea del CG para la orden de compra (después de ajustar la Nota de Recepción o Devolución).
Monto (Moneda Extranjera)	Aquí se menciona el monto extranjero del Artículo de Línea, el valor por defecto es Cero.
Crédito/Débito	Permite seleccionar si es Crédito o Débito de la lista desplegable.
Monto Neto en Moneda Local	Este es un campo solamente de lectura que muestra el monto neto Nacional que el sistema calcula después de incluir los impuestos, si todos los impuestos están incluidos en el precio, entonces el monto neto es igual al monto.
Monto Neto en Moneda Extranjera	Este es un campo solamente de lectura que muestra el monto neto Extranjera que el sistema calcula después de incluir los impuestos, si todos los impuestos están incluidos en el precio, entonces el monto neto es igual al monto.
Monto Devuelto (Local)	Este es un campo solamente de lectura que muestra el monto devuelto en moneda nacional.
Monto Devuelto (Extranjera)	Este es un campo solamente de lectura que muestra el monto devuelto en moneda extranjera.
Es Retención de Deducción	Indica que la línea del artículo es una deducción. Valor predeterminado Falso.
Tipo de Auxiliar	Solo lectura para el usuario, cuando el parámetro general que el libro auxiliar está en uso es Verdadero.
Codificación Financiera	Codificación completa del Comprobante de Gasto, este campo es obligatorio, los usuarios pueden cambiar el valor de la codificación.
Idioma	Los usuarios pueden seleccionarlo de los idiomas del menú desplegables para utilizarlo para registrar la descripción del Artículo de Línea del CG.
Descripción	En este campo se menciona la Descripción del Comprobante de gasto.
Pestaña de Estructura de Proyecto	Se detalla información del origen de los fondos del Proyecto.

Pestaña de Estructura de Proyecto

Descripción

Se detalla información del origen de los fondos del Proyecto.

Pestaña y Campos que aparecen en la Pantalla del Detalle de Comprobante de Gasto

Campo	Descripción
Número de Serie	Este campo se genera automáticamente.
No. de Convenio	Código que identifica del convenio del proyecto.
Estructura de Proyecto	Es la estructura del proyecto conformada por componente subcomponente y acción de desarrollo.
Categoría del Gasto	Categoría para clasificación del gasto.
Monto (Moneda Local)	Monto en moneda nacional del Comprobante de Gasto que está afectando al monto del proyecto.
Monto (Moneda Extranjera)	Monto en moneda extranjera del Comprobante de Gasto que está afectando al monto del proyecto.
Es Contrapartida	Indica si el comprobante de gasto es para ejecución con fondos de contrapartida. Valor por defecto Falso.

Detalle del Pago

Overview

The Expense Voucher Payment Details will be used to create the Payment Distribution of the invoice amount defined in the Expense Voucher. If the payment items are manually created, the first payment item amount will be defaulted with the total invoice value, the user can change the amount. When the second payment item amount is created, the payment amount will be defaulted with the remaining invoice amount, and so on.

Expense Voucher Payment Detail Screen Fields:

Fields	Descriptions
Serial Number	This is Auto generated payment item serial number. Starts with 1 for every new Expense Voucher.
Payment Due Date	Default date as per Payment Terms defined in the Expense Voucher (EV) header. Users can change payment due date. This is mandatory field.
Payment Amount (Domestic)	Default as created by the system based on payment terms specified in the EV header. Users can change the value.
Payment Amount (Foreign)	Default as created by the system based on payment terms specified in the EV header. Users can change the value.
Paid	Indicate if the payment has been payed.
Refund	Indicate if the Payment Detail was refund.
Is Deduction Retention	Indicate Deduction Retention if payment is associated to a Deduction that is enabled for Payments.
Interest Rate	The interest rate that will be applied if the payment exceeds the due date.
Interest Date	The date when the system will start calculating interest on the payment.
Is Interest On Original Value	If True, the interest will be calculated against the original invoice value, if False, it will be calculated against the due payment value.
Interest Amount (Domestic)	Updated by the system after the payment is released to show the Domestic interest amount if any.
Interest Amount (Foreign)	Updated by the system after the payment is released to show the Foreign interest amount if any.
Discount Rate	The discount rate that will be applied if the payment is released before the due date.
Discount Date	The date when the system will start calculating discount on the payment.
Is Discount On Original Value	If True, the discount will be calculated against the original invoice value, if False, it will be calculated against the due payment value.
Discount Amount (Domestic)	Updated by the system after the payment is released to show the Domestic interest amount if any.
Discount Amount (Foreign)	Updated by the system after the payment is released to show the Foreign interest amount if any.
Is Suspended Payment	To indicate if the payment has been suspended through the ‘Payment Suspension’ Process. Suspended Payments will not be processed within the Payment function and cannot be released. Extracted Payments cannot be suspended. Default is False
Net Payment Amount (Foreign)	This is calculated, display only field to show the Net Domestic payment (cheque) amount. Domestic Payment Amount + Interest Amount – Discount Amount.
Net Payment Amount (Domestic)	This is calculated, display only field to show the Net Foreign payment (cheque) amount. Foreign Payment Amount + Interest Foreign Amount – Discount Foreign Amount.
Is Extracted Payment	Display only field to indicate if the payment has been extracted into a draft payment or released. Default=No.
Payment Method	Updated automatically if defined within the vendor information, otherwise default will be as defined in the Expenditures Parameters.
Cheque Series	Display only field that gets updated by the Payment function. If EV is prepaid, this field gets updated manually by the user.
Cheque Number	Display only field that gets updated by the Payment function. If EV is prepaid, this field gets updated manually by the user.
Cheque Date	Display only field that gets updated by the Payment function. If EV is prepaid, this field gets updated manually by the user.
Handling Indicator	Allows users to define their own indicators for the payment.
Language	Users can select the language for payment details tab.
Stub Details	User defined stub details that will be printed on the cheque stub.
Suspension Reason	The particular scenario for which the payment detail of an expense voucher is suspended
Resume suspension reason	Activating the suspension reason again is resume suspension reason
Journal Voucher	Redistribute costs from one or more accounts to several other accounts.Correct posting errors and record and track general ledger-related transactions posted into the system