Pasajes y Viaticos forma parte del módulo de Gastos, permite definir y dar seguimiento a los gastos en que se incurre dentro de las obligaciones del estado como “Pasajes y Viaticos” que los funcionarios del estado desean realizar, y además brinda una vinculación automática con los comprobantes de gastos, que ayuda a los usuarios a asegurarse de que los gastos especificados se paguen en tiempo y forma.
Los Catálogos son una serie de insumos básicos para la operabilidad de las Gestiones de Pasajes y Viáticos, dentro de estos catálogos se tienen:
Descripción
Entidad que contiene la clasificación de los servidores públicos que se utilizaran, para la asignación de viáticos por Categoría de Cargos.
Navegación
Gastos ► Pasajes y Viaticos ► Catálogos de Soporte ► Categoría de Cargos
Campos que aparecen en la Pantalla de Categoría de Cargos
Campo | Descripción |
Código | Este es un código de identificación único que el sistema genera automáticamente. |
Origen | Permite seleccionar el origen de la lista desplegable. |
Activo | Para indicar si la categoría de servidor público es activo o restrictivo. Falso es Activo, Verdadero es Restrictivo. |
Descripción | Descripción de la categoría del cargo. |
Unidad Administrativa | Permite seleccionar la unidad administrativa desde el campo de búsqueda |
Descripción
Entidad que contiene los tipos de Concepto de pasajes y viáticos que se utilizaran.
Navegación
Gastos ► Pasajes y Viaticos ► Catálogos de Soporte ► Concepto de pasajes y viáticos
Campos que aparecen en la Pantalla del Concepto de pasajes y viáticos
Campo | Descripción |
Código | Este es un código de identificación único que el sistema genera automáticamente. |
Activo | Para indicar si la categoría de gasto es activa o restrictiva. Falso es Activo, Verdadero es Restrictivo. |
Unidad Administrativa | Permite seleccionar la unidad administrativa desde el campo de búsqueda. |
Plan de Cuentas | Debe tomar el valor predeterminado del Plan de Cuenta. Esto significa que debe tomar el Plan de Cuenta real del año. |
Grupo Gasto | El sistema mostrará el catálogo de elementos restringidos a la definición en el Parámetro, mostrando el código del concepto del grupo de gasto. |
Origen | Permite seleccionar el origen de la lista desplegable. |
Descripción | Descripción de la categoría de gasto. |
Descripción
Entidad que contiene lista de viáticos por país, categoría de servidores públicos y tipos de viáticos que se utilizaran.
Navegación
Gastos ► Pasajes y Viaticos ► Catálogos de Soporte ► Gastos de pasajes y viáticos
Campos que aparecen en la Pantalla de Gastos de pasajes y viáticos
Campo | Descripción |
Código | Este es un código de identificación único que el sistema genera automáticamente. |
Origen | Permite seleccionar el origen de la lista desplegable. |
Ejercicio Presupuestario | Año fiscal del comprobante, año actual por defecto. |
Fecha de Creación | El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro. |
Unidad Administrativa | Permite seleccionar la unidad administrativa desde el campo de búsqueda. |
Concepto de pasajes y viáticos | Categoría de identificación del gasto. Permite seleccionar el Concepto de pasajes y viáticos desde el campo de búsqueda. |
Categoría de Empleado | Categoría de identificación del servidor público. Permite seleccionar la Categoría de Cargos desde el campo de búsqueda. |
País | País donde la tarifa diaria se aplicará. |
Moneda | Permitir al usuario seleccionar la moneda del comprobante. El valor predeterminado es la moneda nacional. |
Tipo de región | Configuración establecida para esta entidad son; Interno y Externo, Valor Predeterminado es Interno. |
Región | Mostrará solo las regiones según la selección del atributo “Tipo de Región”. |
Costo del Viaje | Costo del gasto digitado manualmente por el usuario. |
Descripción
Consiste en el Registro y control de la gestión de Pasajes y Viáticos y la vinculación a los comprobantes de gastos presupuestarios y documentos contables generados automáticamente.
Navegación
Gastos ► Pasajes y Viaticos ► Comprobante de Gastos de Viaje
Pestañas y Campos que aparecen en la Pantalla de Comprobante de Gastos de Viaje
Campo | Descripción |
Código | Este es un código de identificación único que los usuarios digitan manualmente o que el sistema genera automáticamente de acuerdo con los parámetros. |
Estado del Flujo de Trabajo | Este campo muestra el estado del flujo de trabajo dependiendo de la Configuración de flujo de trabajo para esta entidad. Las etapas básicas son: “Creado”, “Solicitado”, “Aprobado”, “Cancelado”. El valor predeterminado es “creado”. |
Ejercicio Presupuestario | Año fiscal del comprobante. Predeterminado, año fiscal actual. |
Período Presupuestario | Seleccionar el Período presupuestario del comprobante de la lista desplegable. |
Unidad Administrativa | Permite seleccionar la unidad administrativa desde el campo de búsqueda. |
Tipo de Ejecución | Seleccionar el Tipo de Ejecución del comprobante de la lista desplegable, los tipos de ejecución son; ANT – Anticipo, COM – Compromiso, CYD – Compromiso y Devengado, DEV – Devengado, REG – Regularización, REGD – Regularización de Devengado y REI – Reintegro. |
Fecha del Comprobante | Muestra la fecha del comprobante. Por defecto muestra la fecha del sistema. |
Documento Fuente | Código de identificación único del documento de origen. |
Tipo de Viaje | Seleccione el tipo de viaje de la lista desplegable. La configuración establecida para esta entidad es; Interno y Externo. Valor Predeterminado es Interno. |
Tipo de Documento | Seleccionar el Tipo de Documento de la lista desplegable. |
Documento Soporte | Número de documento que soporta la transacción. |
Idioma | Es el idioma específico del país que se utilizó para la descripción y otra información. |
Descripción | Es una descripción Breve del comprobante de gasto. |
Monto Total (Moneda Local) | Muestra el monto total en moneda nacional para todos los gastos de viaje. El valor predeterminado es cero. |
Monto Total (Moneda Extranjera) | Muestra el monto total en moneda extranjera para todos los gastos de viaje. El valor predeterminado es cero. |
Monto de la Deducción (Local) | Muestra el monto total de la deducción en moneda nacional del comprobante de gastos. El valor predeterminado es cero. |
Monto de la Deducción (Extranjera) | Muestra el monto total de la deducción en moneda extranjera del comprobante de gastos. El valor predeterminado es cero. |
Monto Neto (Moneda Local) | Muestra el monto neto en moneda nacional de todos los gastos de viaje. El valor predeterminado es cero. |
Monto Neto (Moneda Extranjera) | Muestra el monto neto en moneda extranjera de todos los gastos de viaje. El valor predeterminado es cero. |
Tipo de Pago | Se refiere al tipo de pago, Por ejemplo, puede ser a través de un cheque bancario, efectivo, depósito de tesorería, etc. |
Motivo del Viaje | Describe el propósito del viaje. |
Ejecución con Fondos Rotativos | Indica si el Comprobante de Gastos de Viaje se debe ejecutar con fondos rotatorios. Valor predeterminado es Falso. |
Registro Fondo Rotativo | Código de identificación único del documento de fondos rotativos a afectar. |
Múltiples Fuentes de Financiamiento | El valor predeterminado es Falso. El valor es Falso tiene una única Fuente de financiamiento. Si el valor es Verdadero, tiene diferentes Fuentes de financiamiento, por lo que se solicita Detalles de fuentes (Cuentas de Viaje Pagadora). |
Cuenta Bancaria Tesorería | Si no se selecciona la fuente de financiamiento múltiple, el campo está habilitado. Aquí, el usuario debe seleccionar la cuenta del pagador. Si se selecciona la fuente de financiación multifuente, entonces se desactiva el campo. |
Código de Compensación | El sistema permite seleccionar el tipo de Código de Compensación desde el campo de búsqueda. El valor del atributo depende del Tipo de Ejecución del Comprobante de Gastos de Viaje. A excepción del Tipo de Ejecución de Compromiso el valor es obligatoria. |
Creado por | El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro. |
Fecha de Creación | El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro. |
Aprobado por | El sistema muestra este campo automáticamente cuando se aprueba el documento. |
Fecha de Aprobación | El sistema muestra este campo automáticamente cuando se aprueba el documento. |
Es Ejecución de Proyectos | Indica si el registro se ejecuta con fondos de proyectos financiados externamente. Valor predeterminado falso. |
No. de Proyecto | Código de Identificación único del proyecto al que se afectara la ejecución del comprobante. |
Pestaña de Detalles de Gasto de Viaje | Detalla los documentos que contienen el registro y control de la gestión de pasajes y viáticos. |
Pestaña de Cuenta de Viaje Pagadora | Detalles de las cuentas pagadoras del Comprobante de Gastos de Viaje, cuando el documento es de múltiples fuentes. |
Pestaña de Detalles de la Factura | Esta entidad contiene las facturas obtenidas por la gestión del módulo de pasajes y viáticos. |
Descripción
Detalles de las cuentas pagadoras del Comprobante de Gastos de Viaje, cuando el documento es de múltiples fuentes.
Campos que aparecen en la Pantalla de Cuenta de Viaje Pagadora
Campo | Descripción |
Número de Serie | Este es un campo del número de serie del artículo que se genera automáticamente para cada elemento insertado. |
Cuenta Bancaria Tesorería | El usuario debe seleccionar la cuenta del pagador del catálogo Cuenta Bancaria de la Tesorería. |
Valor Total Pagado en Moneda Nacional | Valor total de pago en Moneda Nacional, por cuenta. Valor predeterminado cero. |
Valor Total Pagado en Moneda Extranjera | Valor total de pago en Moneda Extranjera, por cuenta. Valor predeterminado cero. |
Descripción
Detalla los documentos que contienen el registro y control de la gestión de pasajes y viáticos.
Pestaña y Campos que aparecen en la Pantalla de Detalles de Gasto de Viaje
Campo | Descripción |
Número de Serie | Este es un campo del número de serie del artículo que se genera automáticamente. |
Unidad Administrativa | El sistema mostrará automáticamente el código de la institución. |
Idioma | Es el idioma específico del país que se utilizó para la descripción y otra información. |
Descripción | Es una descripción o detalle de los gastos del viaje. |
Beneficiario | Código del beneficiario. Permite seleccionar el beneficiario desde el campo de búsqueda. |
Gastos de pasajes y viáticos | Código de identificación del gasto. El sistema mostrará el catálogo de Gastos de Pasajes y Viáticos, cuando se seleccione tipo de gasto, automáticamente generará la información de Concepto de Pasajes y Viáticos, Descripción de la categoría del gasto, Código la categoría del gasto y Descripción de la categoría de empleado. |
Codificación Financiera | Codificación completa del Comprobante de Gasto, este campo es obligatorio, los usuarios pueden cambiar el valor de la codificación. |
Moneda | El sistema mostrará automáticamente la moneda, según el atributo “Gastos de pasajes y viáticos”. |
Tipo de Cambio | Muestra la tasa de cambio activa más reciente para la moneda seleccionada que está vinculada a los gastos, los usuarios pueden cambiar la tasa si esto está permitido según los Parámetros de Monedas. La tasa por defecto es 1 (porque la moneda por defecto es nacional). |
Moneda Extranjera | Si el atributo "Moneda" es Nacional, este valor tiene cero. De lo contrario, el valor debe ser igual a la cantidad que el atributo "Costo de los gastos" se basa en el atributo; "Código de categoría de viaje" seleccionado. |
Moneda Local | Si el atributo "Moneda" es local, entonces el valor debe ser igual a la cantidad que el atributo "Costo de los gastos" se basa en el atributo; " Código de categoría" de viaje seleccionado. |
Cantidad | Cantidad que se aplica a un tipo de gastos de viaje. |
Total Moneda Extranjera | El sistema calcula automáticamente el valor Total Moneda Extranjera. |
Total Moneda Local | El sistema calcula automáticamente el valor Total Moneda Local. |
Deducción (Moneda Extranjera) | Valor de la deducción en moneda extranjera, la suma del atributo "Moneda Extranjera" todos los detalles de la entidad "Detalles de la deducción" registrados automáticamente por el sistema. Valor predeterminado es igual a 0. Atributo solo de lectura. |
Deducción (Moneda Local) | Valor de la deducción en moneda local, la suma del atributo "Moneda Local" todos los detalles de la entidad "Detalles de la deducción" registrados automáticamente por el sistema. Valor predeterminado es igual a 0. Atributo solo de lectura. |
Monto Neto (Moneda Extranjera) | Muestra el monto neto en moneda extranjera de todos los gastos del detalle. Se actualizará automáticamente por el sistema una vez aprobadas las transacciones. |
Monto Neto (Moneda Local) | Muestra el monto neto en moneda local de todos los gastos del detalle. Se actualizará automáticamente por el sistema una vez aprobadas las transacciones. |
Es Reversión? | Indica si el comprobante de ejecución es reversión. Campo solo de lectura se actualizará automáticamente por el sistema para el proceso. |
Es Devolución? | Indica si el comprobante de ejecución es devolución. Campo solo de lectura se actualizará automáticamente por el sistema para el proceso. |
Es Corrección? | Indica si el comprobante de ejecución es corrección. Campo solo de lectura se actualizará automáticamente por el sistema para el proceso. |
Número de Documento de Ejecución | Número de Documento de ejecución de gasto. Asignado automáticamente por el sistema. Cuando el documento es Aprobado. |
Pestaña de Detalle de Estructura de Proyecto | Esta entidad contiene la lista de estructuras de proyecto por "Viajes y viáticos" que debe estar relacionada con los detalles del "Comprobante de gastos de viaje". |
Pestaña de Detalle de Deducciones de Viaje | Esta entidad contiene los detalles de las deducciones, para registrar y controlar el Documento de Comprobante de Gastos de Viaje. |
Overview
This entity contains the list of project structures by “Trips and per diem” that must be related with details the “Travel expenses Voucher”.
Project Structure Details Tab Screen Fields
Fields | Descriptions |
Serial Number | Unique ID that identifies the Project Structure. It’s a consecutive number automatically generated by the system. |
Agreement Id | Unique identifier that identifies an ID of Agreement. |
Project Structure | Unique identifier that identifies an ID of Project |
Expense Category | Allows to select expense category from dropdown list |
Amount (Domestic) | Amount value of Project Structure, When Currency is Domestic. Default value is Zero. |
Amount (Foreign) | Amount value of Project Structure, When Currency is not Domestic. Default value is Zero. |
Is Counter Part | Default value false. Unique identifier that identifies an ID of Counterpart. |
Descripción
Esta entidad contiene las facturas obtenidas por la gestión del módulo de pasajes y viáticos.
Campos que aparecen en la Pantalla de Detalles de la Factura
Campo | Descripción |
Número de Serie | Este es un campo del número de serie del artículo que se genera automáticamente. |
Número de la Factura | Número de factura entregado por el Beneficiario/Proveedor. Manualmente ingresado por el usuario. |
Moneda Local | Si el atributo "Moneda" es Nacional, entonces el usuario debe ingresar el valor manualmente. De lo contrario, el valor debe ser igual al monto del atributo ("Tipo de cambio" X "Moneda extranjera"). |
Moneda Extranjera | Si el atributo "Moneda" es Nacional, este valor tiene cero. De lo contrario, el valor debe ser ingresado manualmente por el usuario. |