Comprobante de Gastos de Viaje

Descripción

Consiste en el Registro y control de la gestión de Pasajes y Viáticos y la vinculación a los comprobantes de gastos presupuestarios y documentos contables generados automáticamente.

Navegación

Gastos ► Pasajes y Viaticos ► Comprobante de Gastos de Viaje

Pestañas y Campos que aparecen en la Pantalla de Comprobante de Gastos de Viaje

Campo	Descripción
Código	Este es un código de identificación único que los usuarios digitan manualmente o que el sistema genera automáticamente de acuerdo con los parámetros.
Estado del Flujo de Trabajo	Este campo muestra el estado del flujo de trabajo dependiendo de la Configuración de flujo de trabajo para esta entidad. Las etapas básicas son: “Creado”, “Solicitado”, “Aprobado”, “Cancelado”. El valor predeterminado es “creado”.
Ejercicio Presupuestario	Año fiscal del comprobante. Predeterminado, año fiscal actual.
Período Presupuestario	Seleccionar el Período presupuestario del comprobante de la lista desplegable.
Unidad Administrativa	Permite seleccionar la unidad administrativa desde el campo de búsqueda.
Tipo de Ejecución	Seleccionar el Tipo de Ejecución del comprobante de la lista desplegable, los tipos de ejecución son; ANT – Anticipo, COM – Compromiso, CYD – Compromiso y Devengado, DEV – Devengado, REG – Regularización, REGD – Regularización de Devengado y REI – Reintegro.
Fecha del Comprobante	Muestra la fecha del comprobante. Por defecto muestra la fecha del sistema.
Documento Fuente	Código de identificación único del documento de origen.
Tipo de Viaje	Seleccione el tipo de viaje de la lista desplegable. La configuración establecida para esta entidad es; Interno y Externo. Valor Predeterminado es Interno.
Tipo de Documento	Seleccionar el Tipo de Documento de la lista desplegable.
Documento Soporte	Número de documento que soporta la transacción.
Idioma	Es el idioma específico del país que se utilizó para la descripción y otra información.
Descripción	Es una descripción Breve del comprobante de gasto.
Monto Total (Moneda Local)	Muestra el monto total en moneda nacional para todos los gastos de viaje. El valor predeterminado es cero.
Monto Total (Moneda Extranjera)	Muestra el monto total en moneda extranjera para todos los gastos de viaje. El valor predeterminado es cero.
Monto de la Deducción (Local)	Muestra el monto total de la deducción en moneda nacional del comprobante de gastos. El valor predeterminado es cero.
Monto de la Deducción (Extranjera)	Muestra el monto total de la deducción en moneda extranjera del comprobante de gastos. El valor predeterminado es cero.
Monto Neto (Moneda Local)	Muestra el monto neto en moneda nacional de todos los gastos de viaje. El valor predeterminado es cero.
Monto Neto (Moneda Extranjera)	Muestra el monto neto en moneda extranjera de todos los gastos de viaje. El valor predeterminado es cero.
Tipo de Pago	Se refiere al tipo de pago, Por ejemplo, puede ser a través de un cheque bancario, efectivo, depósito de tesorería, etc.
Motivo del Viaje	Describe el propósito del viaje.
Ejecución con Fondos Rotativos	Indica si el Comprobante de Gastos de Viaje se debe ejecutar con fondos rotatorios. Valor predeterminado es Falso.
Registro Fondo Rotativo	Código de identificación único del documento de fondos rotativos a afectar.
Múltiples Fuentes de Financiamiento	El valor predeterminado es Falso. El valor es Falso tiene una única Fuente de financiamiento. Si el valor es Verdadero, tiene diferentes Fuentes de financiamiento, por lo que se solicita Detalles de fuentes (Cuentas de Viaje Pagadora).
Cuenta Bancaria Tesorería	Si no se selecciona la fuente de financiamiento múltiple, el campo está habilitado. Aquí, el usuario debe seleccionar la cuenta del pagador. Si se selecciona la fuente de financiación multifuente, entonces se desactiva el campo.
Código de Compensación	El sistema permite seleccionar el tipo de Código de Compensación desde el campo de búsqueda. El valor del atributo depende del Tipo de Ejecución del Comprobante de Gastos de Viaje. A excepción del Tipo de Ejecución de *Compromiso* el valor es obligatoria.
Creado por	El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro.
Fecha de Creación	El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro.
Aprobado por	El sistema muestra este campo automáticamente cuando se aprueba el documento.
Fecha de Aprobación	El sistema muestra este campo automáticamente cuando se aprueba el documento.
Es Ejecución de Proyectos	Indica si el registro se ejecuta con fondos de proyectos financiados externamente. Valor predeterminado falso.
No. de Proyecto	Código de Identificación único del proyecto al que se afectara la ejecución del comprobante.
Pestaña de Detalles de Gasto de Viaje	Detalla los documentos que contienen el registro y control de la gestión de pasajes y viáticos.
Pestaña de Cuenta de Viaje Pagadora	Detalles de las cuentas pagadoras del Comprobante de Gastos de Viaje, cuando el documento es de múltiples fuentes.
Pestaña de Detalles de la Factura	Esta entidad contiene las facturas obtenidas por la gestión del módulo de pasajes y viáticos.

Pestaña de Cuenta de Viaje Pagadora

Descripción

Detalles de las cuentas pagadoras del Comprobante de Gastos de Viaje, cuando el documento es de múltiples fuentes.

Campos que aparecen en la Pantalla de Cuenta de Viaje Pagadora

Campo	Descripción
Número de Serie	Este es un campo del número de serie del artículo que se genera automáticamente para cada elemento insertado.
Cuenta Bancaria Tesorería	El usuario debe seleccionar la cuenta del pagador del catálogo Cuenta Bancaria de la Tesorería.
Valor Total Pagado en Moneda Nacional	Valor total de pago en Moneda Nacional, por cuenta. Valor predeterminado cero.
Valor Total Pagado en Moneda Extranjera	Valor total de pago en Moneda Extranjera, por cuenta. Valor predeterminado cero.

Pestaña de Detalles de Gasto de Viaje

Descripción

Detalla los documentos que contienen el registro y control de la gestión de pasajes y viáticos.

Pestaña y Campos que aparecen en la Pantalla de Detalles de Gasto de Viaje

Campo	Descripción
Número de Serie	Este es un campo del número de serie del artículo que se genera automáticamente.
Unidad Administrativa	El sistema mostrará automáticamente el código de la institución.
Idioma	Es el idioma específico del país que se utilizó para la descripción y otra información.
Descripción	Es una descripción o detalle de los gastos del viaje.
Beneficiario	Código del beneficiario. Permite seleccionar el beneficiario desde el campo de búsqueda.
Gastos de pasajes y viáticos	Código de identificación del gasto. El sistema mostrará el catálogo de Gastos de Pasajes y Viáticos, cuando se seleccione tipo de gasto, automáticamente generará la información de Concepto de Pasajes y Viáticos, Descripción de la categoría del gasto, Código la categoría del gasto y Descripción de la categoría de empleado.
Codificación Financiera	Codificación completa del Comprobante de Gasto, este campo es obligatorio, los usuarios pueden cambiar el valor de la codificación.
Moneda	El sistema mostrará automáticamente la moneda, según el atributo “Gastos de pasajes y viáticos”.
Tipo de Cambio	Muestra la tasa de cambio activa más reciente para la moneda seleccionada que está vinculada a los gastos, los usuarios pueden cambiar la tasa si esto está permitido según los Parámetros de Monedas. La tasa por defecto es 1 (porque la moneda por defecto es nacional).
Moneda Extranjera	Si el atributo "Moneda" es Nacional, este valor tiene cero. De lo contrario, el valor debe ser igual a la cantidad que el atributo "Costo de los gastos" se basa en el atributo; "Código de categoría de viaje" seleccionado.
Moneda Local	Si el atributo "Moneda" es local, entonces el valor debe ser igual a la cantidad que el atributo "Costo de los gastos" se basa en el atributo; " Código de categoría" de viaje seleccionado.
Cantidad	Cantidad que se aplica a un tipo de gastos de viaje.
Total Moneda Extranjera	El sistema calcula automáticamente el valor Total Moneda Extranjera.
Total Moneda Local	El sistema calcula automáticamente el valor Total Moneda Local.
Deducción (Moneda Extranjera)	Valor de la deducción en moneda extranjera, la suma del atributo "Moneda Extranjera" todos los detalles de la entidad "Detalles de la deducción" registrados automáticamente por el sistema. Valor predeterminado es igual a 0. Atributo solo de lectura.
Deducción (Moneda Local)	Valor de la deducción en moneda local, la suma del atributo "Moneda Local" todos los detalles de la entidad "Detalles de la deducción" registrados automáticamente por el sistema. Valor predeterminado es igual a 0. Atributo solo de lectura.
Monto Neto (Moneda Extranjera)	Muestra el monto neto en moneda extranjera de todos los gastos del detalle. Se actualizará automáticamente por el sistema una vez aprobadas las transacciones.
Monto Neto (Moneda Local)	Muestra el monto neto en moneda local de todos los gastos del detalle. Se actualizará automáticamente por el sistema una vez aprobadas las transacciones.
Es Reversión?	Indica si el comprobante de ejecución es reversión. Campo solo de lectura se actualizará automáticamente por el sistema para el proceso.
Es Devolución?	Indica si el comprobante de ejecución es devolución. Campo solo de lectura se actualizará automáticamente por el sistema para el proceso.
Es Corrección?	Indica si el comprobante de ejecución es corrección. Campo solo de lectura se actualizará automáticamente por el sistema para el proceso.
Número de Documento de Ejecución	Número de Documento de ejecución de gasto. Asignado automáticamente por el sistema. Cuando el documento es Aprobado.
Pestaña de Detalle de Estructura de Proyecto	Esta entidad contiene la lista de estructuras de proyecto por "Viajes y viáticos" que debe estar relacionada con los detalles del "Comprobante de gastos de viaje".
Pestaña de Detalle de Deducciones de Viaje	Esta entidad contiene los detalles de las deducciones, para registrar y controlar el Documento de Comprobante de Gastos de Viaje.

Project Structure Details

Overview

This entity contains the list of project structures by “Trips and per diem” that must be related with details the “Travel expenses Voucher”.

Project Structure Details Tab Screen Fields

Fields	Descriptions
Serial Number	Unique ID that identifies the Project Structure. It’s a consecutive number automatically generated by the system.
Agreement Id	Unique identifier that identifies an ID of Agreement.
Project Structure	Unique identifier that identifies an ID of Project
Expense Category	Allows to select expense category from dropdown list
Amount (Domestic)	Amount value of Project Structure, When Currency is Domestic. Default value is Zero.
Amount (Foreign)	Amount value of Project Structure, When Currency is not Domestic. Default value is Zero.
Is Counter Part	Default value false. Unique identifier that identifies an ID of Counterpart.

Pestaña de Detalles de la Factura

Descripción

Esta entidad contiene las facturas obtenidas por la gestión del módulo de pasajes y viáticos.

Campos que aparecen en la Pantalla de Detalles de la Factura

Campo	Descripción
Número de Serie	Este es un campo del número de serie del artículo que se genera automáticamente.
Número de la Factura	Número de factura entregado por el Beneficiario/Proveedor. Manualmente ingresado por el usuario.
Moneda Local	Si el atributo "Moneda" es Nacional, entonces el usuario debe ingresar el valor manualmente. De lo contrario, el valor debe ser igual al monto del atributo ("Tipo de cambio" X "Moneda extranjera").
Moneda Extranjera	Si el atributo "Moneda" es Nacional, este valor tiene cero. De lo contrario, el valor debe ser ingresado manualmente por el usuario.