Comprobante Interno

El Comprobante de Fondo Rotativo permite el registro y control de los Fondos Rotativos (tanto a nivel institucional como Interno respectivamente), realizando las afectaciones presupuestarias y/o contables como corresponden.

Comprobante de Caja Chica Interno

Descripción

Registro y control de documentos del fondo rotativo, caja chica y anticipo en sus diferentes modos de ejecución: Apertura, Ampliación, Reemplazo y Reintegro.

Navegación

Gastos ► Fondo Rotativo ► Comprobante Interno ► Comprobante de Caja Chica Interno

Campos que aparecen en la Pantalla de Comprobante de Caja Chica Interno

Campo	Descripción
Código	Este es un código de identificación único que el sistema genera automáticamente.
Ejercicio Presupuestario	Año fiscal para el comprobante. Predeterminado, año fiscal actual.
Periodo Presupuestario	El Periodo Fiscal del comprobante se menciona en este campo, el valor por defecto es el Periodo Fiscal actual.
Estado del Flujo de Trabajo	Este campo muestra el estado del flujo de trabajo dependiendo de la Configuración de flujo de trabajo para esta entidad. Las etapas básicas son; “Creado”, “Solicitado”, “Aprobado”, “Cancelado”. El valor predeterminado es “creado”.
Unidad Administrativa	Permite seleccionar la unidad administrativa del campo de búsqueda. El sistema mostrará el código de la institución seleccionada.
Fecha del Comprobante	Muestra la fecha del comprobante. Por defecto muestra la fecha del sistema.
Tipo de Registro	Atributo solo de lectura que el sistema completa automáticamente. Tipo de registro del comprobante los cuales son “ANT –Anticipo”, “CCH – Caja Chica” y “FRT – Fondo Rotativo”. Por defecto el valor predeterminado es “CCH – Caja Chica”.
Tipo de Ejecución	Atributo solo de lectura que el sistema completa automáticamente. Tipo de Ejecución los cuales son; INS – Institucional o INT – Interno.
Tipo de Operación	Seleccionar el Tipo de Operación de la lista desplegable, los tipos de operación son; APE – Apertura, REI – Reintegro o REP – Reposición.
Número de Fondo	Permite seleccionar el número de fondo del campo de búsqueda. El sistema mostrará el código del número de fondo seleccionada.
Fondo Padre	Código del fondo de referencia.
Unidad Ejecutora	Es generada automáticamente por el sistema el código de la unidad de ejecución del fondo seleccionado.
Tipo de Fondo	Esto solo se aplica si el Tipo de Registro es igual a “FRT – Fondo Rotativo” en otro caso debe estar oculto.
Norma del Fondo Rotativo	Código de la Norma del fondo rotativo, generado automáticamente.
Tipo de Documento	Permite seleccionar el código del Tipo de Documento que afectara desde la funcionalidad de búsqueda.
Número del Documento Soporte	Número de documento soporte de la transacción.
Fecha del No. Documento Soporte	Fecha del documento soporte de la transacción.
Moneda	Permitir al usuario seleccionar la Moneda del comprobante. El valor predeterminado es la moneda nacional.
Tipo de Cambio	Muestra la tasa de cambio activa más reciente para la moneda seleccionada que está vinculada a los gastos, los usuarios pueden cambiar la tasa si esto está permitido según los Parámetros de Monedas. La tasa por defecto es 1 (porque la moneda por defecto es nacional).
Monto Total en Moneda Local Solicitado	Muestra el monto total en moneda nacional generada en el detalle de caja chica. El valor predeterminado es cero.
Monto Total en Moneda Extranjera Solicitado	Muestra el monto total en moneda extranjera generada en el detalle de caja chica. El valor predeterminado es cero.
Monto Total en Moneda Local Aprobado	Muestra el monto total en moneda nacional generada en el detalle de caja chica. El valor predeterminado es cero.
Monto Total en Moneda Extranjera Aprobado	Muestra el monto total en moneda extranjera generada en el detalle de caja chica. El valor predeterminado es cero.
Cuenta Bancaria Origen	Permite seleccionar el código de la cuenta bancaria del Tesoro o la referencia de la Cuenta con la funcionalidad de búsqueda.
Cuenta Bancaria de Caja Chica	Permite seleccionar el código de la cuenta bancaria del fondo especificada con la funcionalidad de búsqueda.
Cuenta Bancaria de Caja Chica	Muestra el nombre o Identificador de la cuenta bancaria utilizada para el Fondo.
Idioma	Es el idioma específico del país que se utilizó para la descripción y otra información
Propósito del Fondo	Describe el propósito del fondo. Manualmente ingresado por el usuario.
Beneficiario de la Caja Chica	Permite seleccionar el código del Beneficiario del Fondo que afectara desde la funcionalidad de búsqueda.
Código de Compensación	Es generado automáticamente por el sistema una vez seleccionado el código de identificación a utilizar en el campo del Número de Fondo.
Unidad Administrativa	Código de la Unidad administrativa. Activado si el atributo Tipo de Registro es igual a "CCH – Caja Chica"; y el atributo Tipo de operación es igual a "APE – Apertura”.
Permite Reposición	Activo, solo si el atributo "Tipo de Registro" es igual a “FRT – Fondo Rotativo” o “CCH – Caja Chica”. Y el atributo "Tipo de Operación" es igual a "APE – Apertura". Si está activo o verdadero el fondo permite reemplazo, de lo contrario no se reemplazará el Fondo. Valor por defecto es “Verdadero”.
Creado por	El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro.
Fecha de Creación	El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro.
Solicitado	Estado que identifica si el documento esta Solicitado. Valor predeterminado Falso.
Solicitado por	El sistema muestra este campo automáticamente cuando se solicita el comprobante.
Fecha de Solicitud	El sistema muestra este campo automáticamente cuando se solicita el comprobante.
Aprobado	Estado que identifica si el documento está Aprobado. Valor predeterminado Falso.
Aprobado por	El sistema muestra este campo automáticamente cuando se aprueba el comprobante.
Fecha de Aprobación	El sistema muestra este campo automáticamente cuando se aprueba el comprobante.
Pestaña de Detalle de Caja Chica	Contiene los detalles del comprobante de Fondos Rotativos y la codificación financiera fuente de la institución que ejecuta el fondo rotativo.

Pestaña de Detalle de Caja Chica

Descripción

Contiene los detalles del comprobante de Fondos Rotativos y la codificación financiera fuente de la institución que ejecuta el fondo rotativo.

Campos que aparecen en la Pantalla de Pestaña de Detalle de Caja Chica

Campo	Descripción
No. Secuencia	Este es un código de identificación único que el sistema genera automáticamente.
Detalles de la Norma	Permite seleccionar el código de la Norma del Fondo desde la funcionalidad de búsqueda. Generando a la vez la codificación financiera.
Saldo Disponible	Monto disponible para el fondo rotatorio. Cantidad calculada automáticamente por el sistema.
Monto Total en Moneda Local Solicitado	Si es moneda nacional, el usuario debe ingresar el valor, de lo contrario, el valor es igual al atributo "Monto total en moneda extranjera solicitado” multiplicado por el valor del atributo "Tipo de cambio".
Monto Total en Moneda Extranjera Solicitado	Si no es moneda nacional, entonces el usuario debe ingresar el valor, por defecto cero.
Monto Total en Moneda Local Aprobado	Si es moneda nacional, el usuario puede modificar el valor, de lo contrario, el valor es igual al atributo "Monto total en moneda extranjera solicitado” multiplicado por el valor del atributo "Tipo de cambio".
Monto Total en Moneda Extranjera Aprobado	Si no es moneda nacional, entonces el usuario puede modificar el valor, por defecto cero.

Comprobante de Fondo Rotativo Interno

Descripción

Registro y control de documentos del fondo rotativo, caja chica y anticipo en sus diferentes modos de ejecución: Apertura, Ampliación, Reemplazo y Reintegro.

Navegación

Gastos ► Fondo Rotativo ► Comprobante Interno ► Comprobante de Fondo Rotativo Interno

Campos que aparecen en la Pantalla de Comprobante de Fondo Rotativo Interno

Campo	Descripción
Código	Este es un código de identificación único que el sistema genera automáticamente.
Ejercicio Presupuestario	Año fiscal para el comprobante. Predeterminado, año fiscal actual.
Periodo Presupuestario	El Periodo Fiscal del comprobante se menciona en este campo, el valor por defecto es el Periodo Fiscal actual.
Estado del Flujo de Trabajo	Este campo muestra el estado del flujo de trabajo dependiendo de la Configuración de flujo de trabajo para esta entidad. Las etapas básicas son; “Creado”, “Solicitado”, “Aprobado”, “Cancelado”. El valor predeterminado es “creado”.
Unidad Administrativa	Permite seleccionar la unidad administrativa del campo de búsqueda. El sistema mostrará el código de la institución seleccionada.
Fecha del Comprobante	Muestra la fecha del comprobante. Por defecto muestra la fecha del sistema.
Tipo de Registro	Atributo solo de lectura que el sistema completa automáticamente. Tipo de registro del comprobante los cuales son “ANT –Anticipo”, “CCH – Caja Chica” y “FRT – Fondo Rotativo”. Por defecto el valor predeterminado es “FRT – Fondo Rotativo”.
Tipo de Ejecución	Atributo solo de lectura que el sistema completa automáticamente. Tipo de Ejecución los cuales son; INS – Institucional o INT – Interno.
Tipo de Operación	Seleccionar el Tipo de Operación de la lista desplegable, los tipos de operación son; AMP – Ampliación, APE – Apertura, REI – Reintegro o REP – Reposición.
Número de Fondo	Permite seleccionar el número de fondo del campo de búsqueda. El sistema mostrará el código del número de fondo seleccionada.
Fondo Padre	Código del fondo de referencia.
Unidad Ejecutora	Es generada automáticamente por el sistema el código de la unidad de ejecución del fondo seleccionado.
Tipo de Fondo	Esto solo se aplica si el Tipo de Registro es igual a “FRT – Fondo Rotativo” en otro caso debe estar oculto.
Norma del Fondo Rotativo	Código de la Norma del fondo rotativo, generado automáticamente.
Tipo de Documento	Permite seleccionar el código del Tipo de Documento que afectara desde la funcionalidad de búsqueda.
Número del Documento Soporte	Número de documento soporte de la transacción.
Fecha del No. Documento Soporte	Fecha del documento soporte de la transacción.
Moneda	Permitir al usuario seleccionar la Moneda del comprobante. El valor predeterminado es la moneda nacional.
Tipo de Cambio	Muestra la tasa de cambio activa más reciente para la moneda seleccionada que está vinculada a los gastos, los usuarios pueden cambiar la tasa si esto está permitido según los Parámetros de Monedas. La tasa por defecto es 1 (porque la moneda por defecto es nacional).
Monto Total en Moneda Local Solicitado	Muestra el monto total en moneda nacional generada en los detalles del fondo. El valor predeterminado es cero.
Monto Total en Moneda Extranjera Solicitado	Muestra el monto total en moneda extranjera generada en los detalles del fondo. El valor predeterminado es cero.
Monto Total en Moneda Local Aprobado	Muestra el monto total en moneda nacional generada en los detalles del fondo. El valor predeterminado es cero.
Monto Total en Moneda Extranjera Aprobado	Muestra el monto total en moneda extranjera generada en los detalles del fondo. El valor predeterminado es cero.
Cuenta Bancaria Origen	Permite seleccionar el código de la cuenta bancaria del Tesoro o la referencia de la Cuenta con la funcionalidad de búsqueda.
Cuenta Bancaria del Fondo	Permite seleccionar el código de la cuenta bancaria del fondo especificada con la funcionalidad de búsqueda.
Cuenta Bancaria del Fondo	Muestra el nombre o Identificador de la cuenta bancaria utilizada para el Fondo Rotativo.
Idioma	Es el idioma específico del país que se utilizó para la descripción y otra información
Propósito del Fondo	Describe el propósito del fondo. Manualmente ingresado por el usuario.
Beneficiario del Fondo	Permite seleccionar el código del Beneficiario del Fondo que afectara desde la funcionalidad de búsqueda.
Código de Compensación	Es generado automáticamente por el sistema una vez seleccionado el código de identificación a utilizar en el campo del Número de Fondo.
Permite Reposición	Activo, solo si el atributo "Tipo de Registro" es igual a “FRT – Fondo Rotativo” o “CCH – Caja Chica”. Y el atributo "Tipo de Operación" es igual a "APE – Apertura". Si está activo o verdadero el fondo de permite reemplazo, de lo contrario no se reemplazará el Fondo. Valor por defecto es “Verdadero”.
Creado por	El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro.
Fecha de Creación	El sistema muestra este campo automáticamente al momento de la creación del registro.
Solicitado	Estado que identifica si el documento esta Solicitado. Valor predeterminado Falso.
Solicitado por	El sistema muestra este campo automáticamente cuando se solicita el comprobante.
Fecha de Solicitud	El sistema muestra este campo automáticamente cuando se solicita el comprobante.
Aprobado	Estado que identifica si el documento está Aprobado. Valor predeterminado Falso.
Aprobado por	El sistema muestra este campo automáticamente cuando se aprueba el comprobante.
Fecha de Aprobación	El sistema muestra este campo automáticamente cuando se aprueba el comprobante.
Pestaña de Detalles del Fondo	Contiene los detalles del comprobante de Fondos Rotativos y la codificación financiera fuente de la institución que ejecuta el fondo rotativo.

Pestaña de Detalle del Fondo

Descripción

Contiene los detalles del comprobante de Fondos Rotativos y la codificación financiera fuente de la institución que ejecuta el fondo rotativo.

Campos que aparecen en la Pantalla de Pestaña de Detalle del Fondo

Campo	Descripción
No. Secuencia	Este es un código de identificación único que el sistema genera automáticamente.
Detalles de la Norma	Permite seleccionar el código de la Norma del Fondo desde la funcionalidad de búsqueda. Generando a la vez la codificación financiera.
Saldo Disponible	Monto disponible para el fondo rotatorio. Cantidad calculada automáticamente por el sistema.
Monto Total en Moneda Local Solicitado	Si es moneda nacional, el usuario debe ingresar el valor, de lo contrario, el valor es igual al atributo "Monto total en moneda extranjera solicitado” multiplicado por el valor del atributo "Tipo de cambio".
Monto Total en Moneda Extranjera Solicitado	Si no es moneda nacional, entonces el usuario debe ingresar el valor, por defecto cero.
Monto Total en Moneda Local Aprobado	Si es moneda nacional, el usuario puede modificar el valor, de lo contrario, el valor es igual al atributo "Monto total en moneda extranjera solicitado” multiplicado por el valor del atributo "Tipo de cambio".
Monto Total en Moneda Extranjera Aprobado	Si no es moneda nacional, entonces el usuario puede modificar el valor, por defecto cero.

Internal Cash In Advance Voucher

Overview

Registration and control of revolving fund documents, petty cash and advance in their different modes of execution: Opening, Expansion, replacement and refund.

Navigation

Expenditures ► Revolving Funds ► Internal Revolving Document Voucher ► Internal Cash In Advance Voucher

Fields	Descriptions
Id	Voucher unique ID, automatically generated by the system
Fiscal Year	Fiscal Year of the voucher, Default current FY (where 'Current Fiscal Year for Budget Execution' is True)
Fiscal Period	Fiscal Period of the voucher, Default current period
Workflow Status	This field shows the status of the workflow depending on the Workflow Configuration Setting for this entity the basic Stages are: ‘Created’, ‘Approval Requested’, ‘Approved’, ‘Rejected’, 'Cancelled', 'Template'. The default value is 'Created'.
Institution	Allows to select the Accounting Office Code from search functionality
Voucher Date	Default current system date
Record Type	Read only attribute which is automatically filled by the system depending the menu option selected by the user
Execute Type	Read only attribute which is automatically filled by the system depending the menu option selected by the user
Operation Type	Allows to select the operation type from dropdown list
Fund Number	Allows to add the fund number from lookup functionality
Source Fund Number	The fund number of the source fund.
Institution ID for Execution	Populated automatically by system from Institution to Execute of Fund Number selected.
Fund Type	This only applies if Record Type = "FRT" in other case it must to be hidden
Norm Of Revolving Fund	Reference to Norm ID
Grants Document type	Reference to Document Type ID. Unique code that identifies the document type
No Supporting Document	No. document that supports the transaction
Date No. supporting document	Date of No. document that supports the transaction
Currency	To allow the user to select the Voucher Currency. Default is Domestic Currency.
Exchange Rate	Will show the latest active exchange rate for the selected currency which is linked to Expenditures users can change the rate if allowed in the Currency parameters, otherwise this field will be ‘Display only’ and updated only by the system when the currency is selected.
Total Domestic Amount Requested	Shows Total Domestic Amount for the details of funds (Total Domestic Amount of the details of funds). Default is Zero
Total Foreign Amount Requested	Shows Total Foreign Amount for the details of funds (Total Foreign Amount of the details of funds). Default is Zero
Total Domestic Amount Approved	Shows Total Domestic Amount for the details of funds (Total Domestic Amount of the details of funds). Default is Zero
Total Foreign Amount Approved	Shows Total Foreign Amount for the details of funds (Total Foreign Amount of the details of funds). Default is Zero
Bank Paying Account	Reference to Treasury Bank Account ID or Ref: Paying Account's Entity
Bank Account Source	Populate by system from Revolving Fund Bank Account of Fund Number selected
Language	Country specific language
Fund Purpose	Describe the purpose of fund.
Vendor Beneficiary	Reference to Vendor Code. A hyperlink to be provided to drill down to the Vendor screen, a new window to be opened to display the attributes from the Vendor entity.
Offset Code	Populate by system from Debts to Pay Offset Code of Fund Number selected
Created By	Populated automatically by the system
Created Date	Populated automatically by the system at creation time of the record.
Is Requested	State that identifies whether the document this Requested. default: false
Requested by	Populated automatically by the system, when the document is requested.
Date Requested	Populated automatically by the system in time of Requested.
Is Approved	State that identifies whether the document this approved. State default: false
Approved By	Populated automatically by the system, when the document is approved.
Date Approved	Populated automatically by the system in time of approved for registration

Funds Details

Overview

Contains the details of the revolving funds document and source-level group of the institution that execute the revolving fund.

Funds Details Tab Screen Fields

Fields	Descriptions
Sequence #	Unique code that identifies the Details fund. Automatically generated by the system
Details Norm	Reference to Details Norm ID
Available Balance	Amount available to the revolving fund. Amount automatically calculated by the system
Total Domestic Amount Requested	If Domestic Currency, then the user must enter the value else the value is equal to the attribute “Total Foreign Amount Requested by” * the value the attribute “Exchange rate”
Total Foreign Amount Requested	If not Domestic Currency, then the user must enter the value else default value zero.
Total Domestic Amount Approved	If Domestic Currency, then the user can modify value else the value is equal to the attribute “Total Foreign Amount Requested” * the value the attribute “Exchange rate”
Total Foreign Amount Approved	If not Domestic Currency, then the user can modify value Else default value zero.