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Descripción
El Sistema Integrado de Gestión Administrativa Financiera GRP-SIGAF contiene varios catálogos que están estrechamente integrados. Esto implica un grupo de catálogos compartidos a través de la aplicación que se gestionan en una opción centralizada llamada Catálogos Generales.
Esta opción permite gestionar la información de catálogos comunes. Dichos catálogos incluyen: Monedas, Unidades de Medida, Países, Unidades Administrativas, Períodos Fiscales, Servidores Públicos, Tipos de Riesgo, etc.
Descripción
Dicho catálogo muestra todos los Bienes y Servicios registrados en la aplicación. Los Artículos del Catálogo de Bienes y Servicios es un repositorio central de productos y servicios de uso común en la organización. Contiene información general de los artículos, definido por la organización información tal como; unidad de medida, categoría del artículo, etc.
Esta entidad contiene la información necesaria para el control de los bienes y servicios.
Navegación
Administración ► Catálogos Generales ► Catálogo de Bienes y Servicios ► Artículos del CBS
Campos y pestañas de la pantalla de los Artículos del Catálogo de Bienes y Servicios
Campos | Descripción |
Código | Dato puede ser generado automáticamente por el sistema siempre y cuando el parámetro “Generación automática del código del Catálogo de Bienes y Servicios” sea verdadero, si dicho parámetro es falso el código será ingresado por el usuario de forma manual, código de identificación único de Tipo de Riesgo, dato alfanumérico. |
Estado del Flujo de Trabajo | Muestra las diferentes etapas del flujo de trabajo del proceso del Catálogo de Bienes y Servicios, dato asignado por el sistema. Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Estado Inicial) hasta que finaliza el proceso (Estado Final) y se cambia en dependencia de la transición que ejecuta el usuario. |
Tipo de Bienes y Servicios | En este campo se define la clase de bienes y servicios a la cual pertenecerá el bien de uso, consumo o servicio a registrarse. Es el código de identificación de la Clase de Bienes y Servicios al cual pertenecerá el artículo o servicios a crearse en el catálogo de bienes y servicios. Dato Alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Clases de Bienes y Servicios, en dicho catálogo utilice cualquier combinación de filtros para realizar la búsqueda, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar la Clase de Bienes y Servicios que desea registrar en el catálogo. |
CBS | En este campo se define la categoría/niveles de los bienes y servicios a la cual pertenecerá el bien de uso, consumo o servicio a registrarse. Es el código de identificación de la categoría al cual pertenecerá el artículo o servicio a crearse en el catálogo de bienes y servicios. Dato Alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de categoría/nivel, en dicho catálogo desplegue todos los campos con el fin de seleccionar la categoría/nivel que desea registrar en el catálogo. |
Artículo Alterno | Corresponde al sub-artículo asociado a este artículo. Dato Alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Catálogo de Bienes y Servicios, en dicho catálogo utilice cualquier combinación de filtros para realizar la búsqueda, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar el artículo del Catálogo de Bienes y Servicios que desea registrar en el catálogo. |
| Codificación Financiera por Defecto | Dato codificación financiera - debe complementar la Codificación Financiera seleccionando el botón “Ver Elementos”, corresponde a la combinación de códigos financieros que determinaran la afectación Financiera. Es una codificación temporal. |
| Codificación Financiera Ajuste de Inventario | Codificación Financiera completa para el ajuste de inventario. |
Codificación Financiera Estadística | Oculto por defecto. Codificación Financiera completa. |
Tipo | Define el tipo de registro si será: bienes o servicios. |
Tipo de Operación | En este campo se indica el tipo de fuente de donde proviene el registro, especialmente cuando se utilizan diferentes fuentes para la información del artículo, este campo le permite asignar diferentes configuraciones del flujo de trabajo cuando se crea un nuevo artículo, automático. |
Método de Costeo | Dato solo lectura, muestra el tipo de costeo definido previamente desde la configuración de la aplicación. |
Prioridad | Indica la prioridad del artículo, por ejemplo, alto, medio y bajo. |
Tipo de Riesgo | Dicho campo indica si el artículo posee algún riesgo entonces el usuario será alertado respecto al trato que se le debe dar al artículo. |
Unidad de Medida | Indica la unidad de medida que tendrá el artículo o servicio. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, el artículo o servicio no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Inventario | Dato booleano. Si el campo es verdadero artículo será de bienes de consumo, sin embargo, si el campo es falso el artículo no será de bienes de consumo. |
Perecedero | Dato booleano. Si el campo es verdadero artículo será de bienes de consumo perecedero, sin embargo, si el campo es falso el artículo no será de bienes de consumo perecedero. |
| Aplica Exoneración de Impuestos | Dato booleano. Si el campo es verdadero artículo o servicio estará exonerado de impuestos, sin embargo, si el campo es falso el artículo o servicio no estará exonerado de impuestos. |
Bien de Uso | Si es Verdadero, el sistema va a crear artículos del CBS con validación de Bienes de Uso. |
Punto de Reorden | Dato numérico. Cuando la Cantidad disponible sea menor o igual al valor del punto de reorden, el sistema enviará alertas para reabastecer el inventario; si no se copia o digita ningún valor, este se convierte en cero. |
Cantidad de Pedido | Dato numérico. El sistema sugerirá esta cantidad al momento de crear solicitudes de reabastecimiento. |
Existencia Mínima | Dato numérico. Este valor es la cantidad mínima que el sistema permitirá ordenar al crear una solicitud de abastecimiento, el sistema validará que la condición descrita se ha cumplido; si no se copia o digita ningún valor, este se convierte en cero. |
Existencia Máxima | Indica la cantidad máxima del artículo que el usuario desea abastecer. |
Último Costo del Artículo | El valor por defecto es cero, dicho campo se actualizará de la última recepción del artículo y servirá como referencia para la próxima solicitud de orden de compra. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Corresponde al nombre del artículo registrado en el Catálogo de Bienes y Servicios. |
Descripción | Es una descripción breve del artículo registrado en el Catálogo de Bienes y Servicios. |
Funcionalidad | Indica las funcionalidades especificas o adicionales del artículo o servicio registrado. |
Referencia | Este campo puede estar conectado con las codificaciones previas, el propósito de este campo es tener un historial del artículo o del servicio incluso cuando la codificación haya cambiado. |
Creado por | Este campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos del usuario que creo dicho registro, campo asignado por el sistema. |
Aprobado por | Este campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos del usuario que realiza aprobación, campo asignado por el sistema. |
Fecha de Creación | Este campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos de la fecha en la cual se creó el registro. |
Fecha de Aprobación | Fecha en que se realiza la Aprobación. |
Pestaña Archivo Adjunto | Introduzca la información del archivo adjunto. Los campos con asterisco ”*” son obligatorios |
Pestaña Imagen | El usuario puede agregar una imagen del bien o una muestra de las partes que lo conforman, también algún catálogo de referencia. |
Pestaña Impuesto | Búsqueda. El usuario puede seleccionar el tipo de impuesto que se deberá cargar al bien o servicio. |
Descripción
En esta opción se puede adjuntar documentos/archivos relativos a los Artículos del Catálogo de Bienes y Servicios
Campos de la Pestaña Archivos Adjuntos
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Título | Es el título que desea darle al documento. |
Descripción | Este campo es definido por el usuario, es una descripción del Adjunto. |
Archivo Adjunto | Este atributo tendrá el documento de archivo físico dentro de la base de datos, el contenido de tipo de datos es un estándar acordado con el equipo de desarrollo. |
Fecha y Hora | La fecha y hora de la última operación que se realice en el documento adjunto, es visible para el usuario y asignada automáticamente por el sistema. |
Usuario | El usuario que agrego el archivo adjunto |
Descripción
Contiene las categorías que clasifican todos los elementos del Catálogo de Bienes y Servicios que una institución puede poseer. Las Instituciones necesitan esta pantalla para poder llevar un registro de todos sus bienes y servicios de manera organizada para que puedan recuperar fácilmente los bienes y / o servicios que los usuarios buscan.
Navegación
Administración ► Catálogos Generales ► Catálogo de Bienes y Servicios ► Catálogo de Bienes y Servicios (CBS)
Campos de la pantalla de Catálogo de Bienes y Servicios
Campos | Descripción |
Nivel | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la Categoría de Bienes y Servicios. |
Código | Dato establecido por el usuario manualmente, código de identificación único de Categorías de Bienes y Servicios. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, la Categoría de Bienes y Servicios no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Corresponde al nombre de la Categoría de Bienes y Servicios. |
| Descripción | Es una descripción breve de la Categoría de Bienes y Servicios. |
Renglón de Gasto | Código del gasto para la categoría de bienes / servicios |
Descripción
Este catálogo define los tipos en los que se puede clasificar cualquier elemento del Catálogo de Bienes y Servicios. Un Servicio o Bien debe pertenecer a una clase que va a definir sus características básicas y determinar exactamente qué tipo de bien es. Una computadora puede ser una clase de activos, pero también puede ser una clase padre para una clase de computadoras ya sean de escritorio o portátil. Los artículos pueden hacer referencia a un tipo de bienes y servicios en cualquier nivel de la jerarquía de tipo de bienes y servicios.
Navegación
Administración ► Catálogos Generales ► Catálogo de Bienes y Servicios ► Tipo de Bienes y Servicios
Campos y pestañas de la pantalla de Tipo de Bienes y Servicios
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Impuestos. |
Tipo | Listado desplegable, donde se define si es una clase para Servicios o para Bienes. |
Método de Costeo | Dato solo lectura, muestra el tipo de costeo definido previamente desde la configuración de la aplicación. |
Unidad de Medida | Listado desplegable, donde se define la unidad de medida que se utilizara para la clase de bienes y Servicios. |
Tipo de Dominio Personalizado | Listado desplegable, donde se define el tipo de dominio personalizado. |
Punto de Reorden | Dato numérico. Cuando la Cantidad disponible sea menor o igual al valor del punto de reorden, el sistema enviará alertas para reabastecer el inventario; si no se copia o digita ningún valor, este se convierte en cero. |
Cantidad de Pedido | Dato numérico. El sistema sugerirá esta cantidad al momento de crear solicitudes de reabastecimiento. |
Existencia Mínima | Dato numérico. Este valor es la cantidad mínima que el sistema permitirá ordenar al crear una solicitud de abastecimiento, el sistema validará que la condición descrita se ha cumplido; si no se copia o digita ningún valor, este se convierte en cero. |
Existencia Máxima | Indica la cantidad máxima del artículo que el usuario desea abastecer. |
Perecedero | Dato booleano. Este campo determina si un artículo es perecedero, si el valor del campo es verdadero es un artículo perecedero si el campo es falso es un artículo no perecedero. |
Aplica Exoneración de Impuestos | Dato booleano. Si el campo es verdadero dicha de clase de bienes y servicios estará exonerada a impuestos si el campo aparece como falso esta clase de bienes y servicios no estará exonerada de impuestos. |
Inventario | Dato booleano. Si el campo es verdadero la clase de bienes y servicios será para bienes de consumo, sin embargo, si el campo es falso la clase no será para bienes de consumo. |
Tipo Padre | Debe Indicar la Clase de Bienes y Servicios padre de esta nueva clase. Es el código de la Clase de Bienes y Servicios padre, dato numérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Clase de Bienes y Servicios, en dicho catálogo utilizar los diferentes tipos de filtro de la pantalla para realizar la búsqueda, adicionalmente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar la Clase de Bienes y Servicios Padre. |
Codificación Financiera | Dato codificación financiera - debe complementar la Codificación Financiera seleccionando el botón “Ver Elementos”, corresponde a la combinación de códigos financieros que determinaran la afectación Financiera. Es una codificación temporal. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | Corresponde al nombre de la Clase de Bienes y Servicios. |
Descripción | Es una descripción breve de la Clase de Bienes y Servicios. |
| Se Requiere Decimales para Manejar Cantidad | Predeterminado “Falso”. Si este valor cambia a “Verdadero”, el sistema permitirá introducir valores decimales al recibir Bienes. |
Descripción
Contiene información de la descripción de Tipos de Riesgo asociada a los artículos del catálogo de bienes y servicios. Este catálogo permite mantener organizados todos los posibles tipos de amenazas para la seguridad y la protección de los bienes tanto de consumo, como bienes de uso.
Navegación
Administración ► Catálogos Generales ► Catálogo de Bienes y Servicios ► Tipos de Riesgo
Campos de la pantalla de Tipos de Riesgo
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de tipo de riesgo. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, el tipo de riesgo no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Corresponde al nombre del tipo de riesgo. |
Descripción | Es una descripción breve del tipo de riesgo. |
Descripción
Este catálogo contiene toda la información sobre los impuestos que se utilizaran en todo el sistema correspondiente a bienes y servicios de acuerdo a la respectiva ley de tributación fiscal.
Navegación
Administración ► Catálogos Generales ► Impuestos
Campos y pestañas de la pantalla de Impuesto
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Impuestos. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, el Impuesto no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Es Impuesto Principal | Es un dato booleano, valor por defecto es falso, al marcarlo como verdadero se indica que es el impuesto principal y el sistema oculta automáticamente el campo “Incluir Cálculo de Impuesto1 en Impuesto2”. |
Incluir Cálculo de Impuesto 1 en Impuesto 2 | Dato booleano, valor por defecto es falso, al marcarlo como verdadero se indica que se debe incluir en el cálculo del impuesto 1 el impuesto 2. |
Impuestos para las Transacciones Predeterminada | Si el valor es verdadero cuando se crea un nuevo comprobante de gastos o una nueva orden de compra, el sistema creará automáticamente este impuesto con él. No aplica si el artículo se crea a partir del Catálogo de Bienes y Servicios. El valor predeterminado es falso. |
Número de Registro | El número de identificación de la institución del gobierno que recolectara dicho impuesto. Dato alfanumérico. |
Porcentaje de Descuento | Dato decimal. Porcentaje del impuesto que está sujeto a reembolso, monto definido por el usuario. |
Codificación Financiera | Dato codificación financiera - debe complementar la Codificación Financiera seleccionando el botón “Ver Elementos”, corresponde a la combinación de códigos financieros que determinaran la afectación Financiera. |
Código de la Cuenta por Pagar– Reembolso | Corresponde al código de la cuenta del plan de cuentas financiero en la cual se debe registrar dicho monto, este campo será obligatorio si el campo “Porcentaje de Reembolso” es definido por el usuario en este catálogo. |
Código de la Cuenta por Cobrar – Ingresos | Corresponde al código de la cuenta bancaria donde se registrará el ingreso a razón de impuestos. |
Tipo de Impuesto | Indica el tipo de impuesto. |
| Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Corresponde al nombre del Impuesto. |
Descripción | Es una descripción breve del Impuesto. |
Pestaña de Porcentaje de Impuestos | Indica el porcentaje de descuento que deberá ser aplicado al Impuesto y la fecha en que deberá ser efectivo. |
Descripción
Indica el porcentaje de descuento que deberá ser aplicado al Impuesto y la fecha en que deberá ser efectivo.
Campos de la pestaña de Porcentaje de Impuestos
Campos | Descripción |
Fecha Efectiva | Corresponde a la fecha a partir en la cual será válido dicho impuesto. |
Porcentaje | Corresponde al porcentaje de impuesto según lo establecido en la ley de tributación fiscal. |
Descripción
Este catálogo representa el objeto de compra al cual un proveedor está relacionado, por ejemplo: Bienes, Obras, Servicios, Consultorías.
Navegación
Administración ► Catálogos Generales ► Proveedores ► Categoría del Proveedor
Campos de la pantalla de Categoría del Proveedor
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la Categoría del Proveedor. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, la Categoría del Proveedor no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Corresponde al nombre de la Actividad Económica del Proveedor. |
Descripción | Es una descripción breve de la Actividad Económica del Proveedor. |
Descripción
Esta entidad representa el estado del certificado del proveedor que proviene de los sistemas externos a través de la interfaz. Los valores se establecen como parte de la configuración del sistema.
Navegación
Administración ► Catálogos Generales ► Proveedores ► Estado del Certificado del Proveedor SISCAE
Campos de la pantalla del Estado del Certificado del Proveedor SISCAE
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Estado del Certificado del Proveedor. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, el Estado del Certificado del Proveedor no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Corresponde al nombre del Estado del Certificado del Proveedor. |
Descripción | Es una descripción breve del Estado del Certificado del Proveedor. |
Descripción
Contiene información de la descripción de los tipos de negocios asociados al proveedor. Este catálogo le permite mantener organizados todos los posibles tipos de negocios en que puede ejercer un proveedor. Este catálogo contiene la definición de cada tipo de negocios con el fin de clasificar a los proveedores. Se define como parte de la configuración de Adquisiciones y se asigna al proveedor. Un proveedor podrá tener más de un tipo de negocio.
Navegación
Administración ► Catálogos Generales ► Proveedores ► Giro del Negocio del Proveedor
Campos de la pantalla de Giro del Negocio del Proveedor
Campos | Descripción |
Código | Dato generado manualmente por el usuario, código de identificación único de Tipo de Negocio. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, el Tipo de Negocio no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Corresponde al nombre del Tipo de Negocio. |
Descripción | Es una descripción breve del Tipo de Negocio. |
Descripción
Proveedores es un catálogo transversal que es utilizado en los diferentes módulos de la aplicación, tales como Compras y Contrataciones, Activos, Tesorería, Gastos, etc. Esto permite la gestión centralizada de la información del Proveedor en un lugar y de manera útil y evita la información duplicada y ambigua.
Contiene la información de todos los proveedores que ofertan y proveen bienes o servicios a las Unidades Administrativas.
Administración ► Catálogos Generales ► Proveedores ► Proveedores
Campos y pestañas de la pantalla de Proveedor
Campos | Descripción |
Código | Código de identificación único del Proveedor, dato alfanumérico que será ingresado por el usuario de forma manual. |
| Tipo de Persona | Listado desplegable. Define si es persona jurídica, natural, entidad pública, etc. |
Estado del Flujo de Trabajo | Muestra las diferentes etapas del flujo de trabajo del proceso del Catálogo de Proveedores, dato asignado por el sistema. Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Estado Inicial) hasta que finaliza el proceso (Estado Final) y se cambia en dependencia de la transición que ejecuta el usuario. |
Nombre | Corresponde al nombre por el cual es conocido comercialmente el proveedor registrado en el Catálogo de Proveedores. |
Nombre Corto | Nombre del proveedor el cual aparece en su registro único del contribuyente. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, el proveedor no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. Dato booleano. |
Número de Trabajadores | Corresponde a la cantidad de empleados con los que cuenta el proveedor. Dato numérico. |
Ventas Anuales | Corresponde a la cantidad de ventas realizadas anualmente por el proveedor. Dato numérico. |
Año de Establecimiento | Corresponde al año en el cual inicio labores el proveedor. Dato numérico. |
Calificación de Desempeño Global | Corresponde a la calificación con la que cuenta el proveedor según sus clientes, en las evaluaciones de mercado que van de 1 a 10. |
| Representante Local | Este campo define si el proveedor es local o extranjero. Si el campo es verdadero el proveedor es local si el campo es falso el proveedor es extranjero. |
Clasificación del Proveedor | Define la clasificación del proveedor. |
| Tipo Clasificación del Proveedor | Define el tipo de clasificación diferente para el proveedor. |
Código de Compensación | Corresponde al código de la cuenta del plan de cuentas financiero en la cual se debe registrar dicho monto. |
Cuenta Bancaria | En este campo se registran los datos de la cuenta bancaria del proveedor. Se presiona el botón “Nuevo” y se abre la pantalla de Cuenta Bancaria en esta se deberán registrar los siguientes campos: · Institución Financiera: Lista desplegable, contiene los datos de las diferentes instituciones bancarias a donde puede poseer cuentas el proveedor. · Moneda: Define el tipo de moneda de la cuenta bancaria. · Número de Cuenta: Corresponde al número de cuenta bancaria del proveedor. · Iban: Corresponden a los datos Iban de la cuenta bancaria. · Código de Transferencia Nacional: Corresponde al código de transferencia nacional del proveedor. · Nombre de la Cuenta Bancaria: Corresponde al nombre con el cual está registrada la cuenta en la institución bancaria. · Tipo de cuenta: Define qué tipo de cuenta es la cuenta, si es ahorro, debito, etc. · Información de Enrutamiento: Dicho campo es utilizado si la cuenta bancaria es en el extranjero y se utilizan bancos intermediarios, aquí se definen las rutas que llevara la transferencia. · Comentarios: Información adicional sobre la cuenta. Una vez que se han registrado todos los campos necesarios, se presiona el botón “Guardar y Volver” ubicado en la parte inferior de la pantalla para guardar la información y volver a la pantalla anterior. |
Cuenta Bancaria de la Tesorería | En este campo se establece la cuenta de tesorería que utilizara este proveedor. Dato alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Cuenta Bancaria de Tesorería, utilice cualquier combinación de filtros para realizar la búsqueda, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar la cuenta bancaria de tesorería que desea seleccionar en el catálogo. |
Identificación Tributaria (RUC) | Corresponde a la Identificación única del contribuyente que posee el proveedor (RUC) dato alfanumérico. |
Tipo de Proveedor | Define el tipo de proveedor. |
Idioma Preferido | Corresponde al idioma de preferencia para el proveedor. |
Nacionalidad | Es el país de residencia del proveedor. |
Moneda | Corresponde a la moneda con la cual se realizarán las transacciones con dicho proveedor. |
Tipo de Propiedad | Dicho campo define si el negocio es el fabricante, mayorista, constructor, etc. Listado desplegable. |
Calificación de Desempeño | Listado desplegable, define el desempeño del proveedor. |
| Atributos Especiales Proveedor | Representa a todos los proveedores que tienen un estado de aprovisionamiento especial; Por ejemplo, se puede requerir que la organización realice un cierto porcentaje de sus negocios con pequeñas empresas privadas o con grupos de intereses especiales. |
Condiciones de Pago | Listado desplegable, define las condiciones de pago. |
Método de Pago | Listado desplegable, define el método de pago de preferencia del proveedor. |
Sitios de Pago | Listado desplegable, se define el sitio de pago de preferencia del proveedor. |
Forma de Pago | Listado desplegable, se define la forma de pago de preferencia del proveedor; ck, transferencia, efectivo, etc. |
| Manejo de Indicadores | Permite al usuario definir un indicador para el Pago. |
Número de Cédula | Dato alfanumérico. Corresponde al número de cedula del proveedor de ser persona natural. |
Documento de Identidad Extranjera | Dato alfanumérico. Corresponde al número de cedula del proveedor de ser persona natural extranjera. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Comentarios | Corresponde a comentarios sobre el proveedor registrado en el catálogo. |
Es Cliente | Dato booleano. Si el campo es verdadero, este proveedor también es un cliente y se puede realizar una compensación de ameritarse. Si el campo es falso, solo cumple la función de acreedor. |
Cliente | En este campo se establece el código con el cual este proveedor aparece registrado en el catálogo de clientes. Dato alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Clientes, utilice cualquier combinación de filtros para realizar la búsqueda, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar el cliente que desea seleccionar en el catálogo. |
Registro de Impuesto | Corresponde al número de registro de impuesto del proveedor. |
Grupo de Proveedores | Este campo sirve para crear grupo de proveedores. Dato alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Proveedores, utilice cualquier combinación de filtros para realizar la búsqueda, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar el proveedor que desea seleccionar en el catálogo. |
Pagar A | Este campo sirve para definir un único proveedor que recibirá los pagos en un grupo de proveedores. Dato alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Proveedores, utilice cualquier combinación de filtros para realizar la búsqueda, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar el proveedor que desea seleccionar en el catálogo. |
Asignación | Este campo es opcional. Asignado al código del proveedor. El Código de Asignación se utiliza para situaciones en las que los pagos deben ir a un tercero en lugar de al vendedor. Por ejemplo, un vendedor puede haber contraído un préstamo contra todas sus cuentas por cobrar; En consecuencia, todos los pagos serían necesarios para ir directamente al banco del vendedor. |
Exento de Declaración de Impuesto | Dato booleano. Si el campo es verdadero, el proveedor no necesita tener solvencia fiscal para realizar transacciones con el estado. Si el campo es falso, el proveedor necesita solvencia fiscal para ser proveedor del estado. |
Grupo de Impuesto | Grupo relacionado al pago de impuesto sobre la renta de los proveedores, fondo común. |
| Código Intra-Departamental | Código Intra-departamental del proveedor. |
Código Geográfico | Ubicación geográfica del proveedor. |
Indicador Geográfico | Indicador/Abreviación de la ubicación geográfica del proveedor. |
| Código de Negocio | Permite al usuario ingresar más información opcional sobre el proveedor. |
Aplica Intereses | Dato booleano. Si el campo es verdadero el proveedor aplica intereses en sus cobros y cargos. Si el campo es falso el proveedor no aplica intereses en sus cobros o cargos. |
Cuenta de Gastos por Intereses | Si el proveedor aplica intereses, dicho monto se registrará en la cuenta de la codificación financiera seleccionada en este campo. Dato alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Código de Compensación, utilice cualquier combinación de filtros para realizar la búsqueda, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar la cuenta de compensación que desea seleccionar en el catálogo. |
Aplica Descuento | Dato booleano. Si el campo es verdadero el proveedor aplica descuentos intereses en sus cobros o cargos. |
Cuenta de Ingresos por Descuento | Si el proveedor aplica descuentos, dicho monto se registrará en la cuenta de la codificación financiera seleccionada en este campo. Dato alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Código de Compensación, utilice cualquier combinación de filtros para realizar la búsqueda, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar la cuenta de compensación que desea seleccionar en el catálogo. |
| Servidor Público | Información sobre los servidores públicos. |
Codificación Financiera Predeterminada | Dato codificación financiera - debe complementar la Codificación Financiera seleccionando el botón “Ver Elementos”, corresponde a la combinación de códigos financieros que determinaran la afectación Financiera. Es una codificación temporal |
Debe Sincronizar a Proveedor | Indica si el proveedor debe sincronizarse al sistema financiero, cuando el código del proveedor sea diferente. |
Número del Proveedor | Número único asignado por la Dirección General de Contrataciones del Estado (DGCE) que se registrara en el sistema a través de la interfaz. |
Estado del Certificado de Proveedor | Indica el estado del certificado del proveedor. |
Fecha de Actualización del SISCAE | Indica la fecha y hora de cambios realizados en esta Entidad. |
Exento de Impuesto | Dato booleano. Si el campo es verdadero, el proveedor estará exento de impuestos es decir no se le realizara retención al momento del pago, si el campo es falso, el proveedor no estará exento de impuestos es decir se le realizara retención al momento del pago. |
Es Residente | Dato booleano. Si el campo es verdadero, el proveedor es residente, si el campo es falso el proveedor es extranjero. |
Tipo de Operación | En este campo se indica el tipo de fuente de donde proviene el registro, especialmente cuando se utilizan diferentes fuentes para la información del artículo, este campo te permite asignar diferentes configuraciones del flujo de trabajo cuando se crea un nuevo proveedor, dato de lista desplegable. Si desea que el registro siga el proceso de transición se deberá seleccionar en este campo “Creado Manualmente” |
Pestaña de Dirección | Indica la ubicación física del proveedor. |
Pestaña de Contacto | Indica la persona a la que puede comunicarse con el proveedor. |
Pestaña de Giro del Negocio del Proveedor | Seleccionar actividad económica a que se dedica el proveedor. |
Pestaña de Artículos del CBS | Identifica el sector de comercio al que pertenece el proveedor, si hay clasificación alguna. |
Pestaña de Catálogo del CBS | Indica la familia de bienes y servicios a que pertenece el proveedor. |
Pestaña de Actividad Económica del Proveedor | La línea de producción o sectores a que se dedica dependiendo su clasificación comercial. |
Pestaña de Categoría del Proveedor | Indica el objeto de compra a que corresponde el proveedor. |
Descripción
Indica la persona a la que puede comunicarse con el proveedor.
Campos de la pestaña Contactos
Campos | Descripción |
Contacto Principal | Dato booleano, si este es verdadero dicho contacto se convierte en el contacto principal, si el campo es falso el contacto registrada no será el contacto principal. |
Tipo de Contacto | Listado desplegable, define el tipo de contacto si esta será por correo, teléfono, celular, etc. |
Ubicación | Listado desplegable, define el tipo de ubicación para el contacto, permanente, temporal, etc. |
Contacto | Dato alfanumérico, se escribe el nombre exacto. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Descripción | Dato alfanumérico, descripción breve adicional del contacto. |
Descripción
En esta pestaña muestra información detalla de la ubicación física del proveedor.
Campos de la pestaña de Dirección
Campos | Descripción |
Dirección Principal | Dato booleano, si este es verdadero dicha dirección se convierte en la dirección principal, si el campo es falso la dirección registrada no será la dirección principal. |
Municipio | Selecciona el municipio donde está ubicada la dirección a registrar. Dato numérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Municipios, utilice cualquier combinación de filtros para realizar la búsqueda, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar el municipio que desea seleccionar en el catálogo. |
Tipo | Listado desplegable, define el tipo de dirección si esta es de la empresa, casa de habitación, etc. |
Dirección | Dato alfanumérico, se escribe la dirección exacta. |
Ubicación | Dato alfanumérico, datos relacionados con la dirección. |
Ciudad | Dato alfanumérico, ciudad donde está ubicada la dirección. |
Estado | Dato alfanumérico, estado donde está ubicada la dirección. |
Código Postal | Dato alfanumérico, código postal correspondiente a la dirección. |
Es un catálogo transversal de la aplicación. Son Órganos de Ejecución Presupuestaria, por ejemplo: Ministerio, Departamento, etc.
Descripción
Un catálogo que contiene todos los tipos conocidos de unidades administrativas tales como Áreas, Departamento, Unidad, Dirección, etc. Después de seleccionar el tipo de unidad administrativa apropiada, los usuarios podrán ingresar a las unidades administrativas en la categoría correcta a la que pertenecen.
Navegación
Administración ► Catálogos de General ► Unidad Administrativa ► Tipo de Unidad Administrativa
Campos de la pantalla de Tipo de Unidad Administrativa
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Tipo de Unidad Administrativa. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, el Tipo de Unidad Administrativa no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Nivel de Jerarquía | Muestra la dependencia dentro de la estructura organizacional. |
Extensión Fija del Código | Código ampliado de la estructura organizacional. |
Ministerio | Corresponde al nombre del Ministerio a que corresponde la unidad administrativa. |
Es nivel jerarquico origen | Indica si el tipo de institución es el origen. Será Verdadero si el atributo Nivel Jerárquico es 0, de lo contrario será Falso. |
| Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | Corresponde al nombre del Tipo de Unidad Administrativa. |
Descripción | Es una descripción breve del Tipo de Unidad Administrativa. |
Usuario: Admintrador de Procedimiento
Descripción
Catálogo que almacena todas las Unidades Administrativas utilizadas en todo el sistema. Una entidad contiene la información de cada unidad de la unidad administrativa que desempeña un papel en el sistema, por ejemplo: una oficina de presupuesto, un almacén de inventario o activo, una oficina de compra, etc.
Navegación
Administración ► Catálogos de General ► Unidades Administrativas ► Unidad Administrativa
Campos y pestañas de la pantalla de Unidad Administrativa
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Tipo de Unidad Administrativa. |
Estado del Flujo de Trabajo | Representa el estado del proceso de las siguientes maneras: “Creado”, Solicitado”, “Rechazado”, “Cancelado” o “Aprobada”, el valor por defecto es “Creado”. Indica las etapas del proceso de aprobación para crear o modificar una Unidad Administrativa. |
Código de la Unidad Administrativa | Número único controlado por gestión de Recursos Humanos de la Institución. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, en Unidad Administrativa no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Tipo de Unidad Administrativa | Indica los diferentes niveles/categorías de Unidades Administrativas que ejecutan o no presupuesto, por ejemplo: Bodega, Área de Adquisiciones Central, Sub Área de Adquisiciones, etc. |
Municipio | Indica la ubicación/localidad de la Unidad Administrativa. |
Solicitante de Compras | Dato booleano. Indica si la Unidad Administrativa es receptora de bienes o servicios, si puede o no elaborar solicitudes de compra. |
Unidad Administrativa | Dato booleano. Indica si la UA es responsable de ejecutar presupuesto. |
Oficina Receptora de Ingresos | Indica si la UA percibe ingresos |
Es Unidad Contable | Indica si la UA es generadora de contabilidad patrimonial |
Es Oficina de Compras | Dato booleano. Indica si la Unidad Administrativa es responsable de ejecutar procesos de contratación. |
Oficina de Control de Bienes de Uso | Indica si lleva control de bienes de uso. |
Oficina de Recepción de Bienes | Si es receptora de bienes de consumo. |
Oficina de Recepción de Facturas | Si debe ser receptora facturas de terceros. |
Oficina para Inspección de Bienes | Si está identificada como unidad de control en la inspección de los bienes. |
Oficina de Contrataciones | Dato booleano. Indica si la Unidad de Administrativa es responsable de ejecutar procesos de contratación. |
Oficina de Control de Bienes de Consumo | Si está identificada la UA como oficina de control de bienes de consumo. |
Visible en el Organigrama | Si está identificada en la organización. |
Bodega de Bienes de Uso | Permite identificar si la UA maneja bodega de bienes de uso. |
Bodega de Bienes de Consumo | Permite identificar si la UA, maneja bodega de bienes de consumo. |
Es Bodega del Organo Rector | Indica si la unidad administrativa es una oficina de contabilidad. |
Bodega con Ubicaciones | Identifica si la UA maneja bodegas con ubicaciones distintas. |
Afectación Presupuestaria por Gestión de Contrato | Identifica si la UA realiza afectaciones presupuestarias. |
Permitir Múltiples Asignaciones | Identifica si la afectación al presupuesto maneja múltiples asignaciones o partidas. |
Servicio de Adquisiciones | Esta función muestra la institución a la que pertenece la versión de presupuesto. |
Utiliza Modulo de Programación de la Ejecución | Si el usuario cambia a Verdadero, esta Institución también se utilizará como Adquisición de Servicios. |
Fecha de Inicio de la Unidad Administrativa | Calendario. Fecha de creación de la Unidad Administrativa. |
Fecha Final de la Unidad Administrativa | Calendario. Fecha en que deberá cerrarse la Unidad Administrativa. |
Tipo de Organización | Seleccionar del menú desplegalble el tipo de organizacio: “Sustantivas” o “De Apoyo”. |
Código de Compensación Predeterminado | Código que será incumplido cuando esta Institución esté emitiendo: Comprobante de Gastos, Venta en Efectivo, Ventas por Factura, Notas de Débito / Crédito, Ventas por Cheque. |
Cuenta Bancaria Predeterminada | Cuenta monetaria registrada para traslado de fondos |
Ubicación de Pago Predeterminada | Descripción de la ubicación de la Unidad Administrativa. |
Medio de Pago Predeterminado | Modalidad de pago, debe ser por defecto transferencia de fondos. |
Comprador Predeterminado | Usuario. Indica si es un Comprador Central. |
Beneficiario | El botón de búsqueda proporciona al beneficiario de una institución. |
Unidad Administrativa Padre | Si hay dependencia de otra UA |
Oficina de Emisión de Facturas | Si existe la condición de emitir facturas en la oficina que corresponde |
Oficina de Compras | Búsqueda. Seleccionar Institución autorizada para ejecutar procesos de contratación. |
Unidad Administrativa | Se hace referencia a una unidad administrativa, filtrando la lista para permitir que sólo las instancias que tienen el atributo "Es Unidad Contable" como Verdadero. |
Oficina de Recepción de Bienes | Se hace Referencia a una unidad administrativa, filtrando la lista para permitir que solo las instancias que tengan el atributo "Oficina de Recepción de Bienes" como Verdadero. |
Oficina de Inspección de Bienes | Se hace Referencia a una unidad administrativa, filtrando la lista para permitir que solo las instancias que tengan el atributo "Oficina para Inspección de Bienes" como Verdadero. |
Oficina de Emisión de Contratos | Se hace Referencia a una unidad administrativa, filtrando la lista para permitir que solo las instancias que tengan el atributo "Oficina de Contrataciones" como Verdadero. |
Zona Horaria | Se utiliza para seleccionar la zona horaria apropiada del país de la unidad administrativa. |
Referencia SNF | La Referencia SNF asociada con la unidad administrativa. |
Última actualización por | El Sistema lo genera automáticamente. |
Última fecha de actualización | El Sistema lo genera automáticamente. |
Número INSS Servidor Público | Número único del Servidor Público para el pago de INSS. |
Número INSS Patronal | Número único del Empleador para el pago de INSS. |
Número Zona INSS | Representa el número de la zona de la Seguridad Social que se utilizará para la presentación de informes a la Seguridad Social. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | Dato Alfanumérico. Nombre de la Unidad Administrativa creada. |
Descripción | Dato Alfanumérico. Indica descripción de la razón de creación. |
Pestaña de Dirección | Ubicación física de la Unidad Administrativa. |
Pestaña de Elemento de la Organización | Seleccionar fuente de financiamiento. |
Pestaña de Contacto | Forma de comunicación con la Unidad Administrativa. |
Pestaña de Bodegas Asociadas | Seleccionar bodegas para recepción de bienes. |
Pestaña de Personas de Contacto | Persona con quien comunicarse en la Unidad Administrativa. |
Descripción
Catálogos de soporte son una serie de catálogos base estándar que se utilizan transversalmente en el GRP. Estos catálogos se heredan, configuran y adaptan para soportar la extensibilidad del sistema.
Algunas de las características de los catálogos soporte son:En los procesos de contrataciones los oferentes podrán interponer un recurso a la evaluación o adjudicación de un proceso específico cuando considere se presenta irregularidades al mismo. Un Comité designado para este fin dará una resolución al recurso.
Descripción
En dicho catálogo se registran los tipos de recursos que pueden ser interpuestos después del proceso de evaluación de ofertas. Los Recursos deben ser interpuestos por Proveedores que demuestren un interés legítimo, mediante escrito presentado ante la autoridad competente y dentro de los plazos establecidos, señalando expresamente las infracciones precisas del acto recurrido en la etapa de evaluación de las ofertas. Los tipos de Recursos son:
● Recurso de Aclaración
● Recurso de Impugnación
● Recurso por Nulidad
Navegación
Administración ► Catálogos de Soporte ► Disputa Genérica ► Tipo de Recurso
Campos de la pantalla de Tipo de Recurso
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único del Tipo de Recurso. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso este Tipo de Recurso no podrá seleccionarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Origen | Listado desplegable, define si la fuente es contrato de gerencia o expediente de compra |
Tipo de Recurso | Es una apelación/protesta basada en el derecho previsto en la Ley de Contrataciones del Estado y/o Políticas de Organismos Internacionales contra los actos o decisiones ilícitos de la entidad adjudicadora o contra los procedimientos por ella aplicados en relación con el proceso de contratación. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Corresponde al nombre del Tipo de Recurso. |
Descripción | Es una descripción breve del Tipo de Recurso. |
Descripción
Es el catálogo que registra las diferentes razones por el cual un artículo es rechazado al proveedor al momento de la recepción en bodega.
Navegación
Administración ► Catálogos de Soporte ► Otros Catálogos de Soporte ► Justificación de Rechazo / Devolución de Bienes
Campos de la pantalla de Justificación de Rechazo / Devolución de Bienes
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación Único de la Justificaciones de Rechazo / Devolución de Bienes. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, esta justificación de rechazo / devolución de bienes no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Es una descripción breve de la Justificaciones de Rechazo / Devolución de Bienes. |
Descripción | Es una descripción más detallada de la Justificaciones de Rechazo / Devolución de Bienes. |
Descripción
En este catálogo se registran las distintas modalidades o procedimientos de compra y contrataciones, con detalle de los umbrales (montos) máximos y mínimos que aplican para cada una, así como las condiciones especiales que aplican para las contrataciones a realizar mediante ley nacional y mediante normas y políticas de los organismos internacionales, si las instituciones cuentan con recursos externos para adquirir bienes y servicios.
Navegación
Administración ► Catálogos de Soporte ► Otros Catálogos de Soporte► Modalidad de Compra
Campos y pestañas de la pantalla de Modalidad de Compra
Campos | Descripción |
Código | Dato ingresado por el usuario manualmente, código de identificación único de la Modalidad de Compra. |
Monto Mínimo de la Orden | Monto mínimo en la moneda local por defecto que deben tomarse en cuenta en el rango de la Modalidad de Compra. |
Monto Máximo de la Orden | Monto máximo en la moneda local por defecto que deben tomarse en cuenta en el rango de la Modalidad de Compra. |
Formulario de Solicitud Impreso | En este campo se especifica la solicitud de orden de compra a ser impresa. |
Formulario de Orden de Compra Impreso | En este campo se especifica la orden de compra a ser impresa. |
Período de Respuesta | Dato número entero. Corresponde al número de días disponible para recibir respuesta del proveedor. |
Número Mínimo de Ofertas | Dato número entero. Corresponde al número de ofertas que serán requeridas. |
Fecha Efectiva | Dato fecha en formato dd/mm/aaaa. Corresponde a la fecha en la cual inicia a ser válida la modalidad de compra. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Dato alfanumérico. Corresponde al nombre de la Modalidad de Compra. |
Descripción | Dato alfanumérico. Es una descripción breve de la Modalidad de Compra. |
Información Adicional | Dato alfanumérico. Es información adicional importante sobre la modalidad de compra a registrar. |
| Fecha Estimada Apertura de Ofertas | Representa el número de días para abrir ofertas después de que el período de respuesta se ha alcanzado. |
| Fecha Estimada de Evaluación de Ofertas | Representa el número de días para evaluar las ofertas después de que se haya alcanzado la fecha estimada de apertura de ofertas. |
| Fecha Estimada de Adjudicación | Representa el número de días para adjudicar las ofertas después de que la fecha estimada de la evaluación de la oferta haya alcanzado. |
| Fecha Estimada Firma de Contrato | Representa el número de días para firmar el pedido o el contrato después de que la fecha de adjudicación estimada se haya alcanzado. |
| Permitir Suspensión de Expediente y Oferta | Se utiliza para permitir suspensiones sobre los documentos de adquisiciones y procesos de evaluación de ofertas. |
| Permitido Tarjeta de Crédito? | Si es Verdadero, esta Modalidad de Compra permitirá que los pedidos se paguen con tarjeta de crédito. Si es Falso, los pagos con tarjeta de crédito no serán permitidos. |
| Oc en Blanco Aplicable? | Si es Verdadero, esta Modalidad de Compra puede utilizarse en solicitudes de compra y órdenes de compra que se refieren a una orden de compra global. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso esta Modalidad de Compra no podrá seleccionarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Registrar Oferta | Dato booleano. Si es verdadero la modalidad de compra requiere subir ofertas de proveedores, si el campo es falso la modalidad de compra no requiere subir ofertas de proveedores. |
Aplicar Límite de Gastos | Dato booleano. Si el campo es verdadero no permite exceder los montos estipulados por la modalidad de compra. Si el campo es falso permitirá excederse a los montos estipulados por la modalidad de compra |
Permitir Recursos | Dato booleano. Si es verdadero indica que esta modalidad acepta recibir recursos para la publicación de la información de la contratación. Si el falso indica que esta modalidad no acepta recibir recursos para la publicación de la información de la contratación. |
Restringir Límite de Gasto | Dato booleano. Indica si se permite o no adjudicar compras con un monto mayor al presupuesto asignado para dicha compra. |
Aplicar Porcentaje de Tolerancia en Monto Adjudicado | Dato booleano. Si el campo es verdadero el sistema validará que el monto adjudicado no rebase el porcentaje de incremento previamente establecido y detendrá el proceso. Si el campo es falso el sistema no validará que el monto adjudicado no rebase el porcentaje de incremento previamente establecido y permitirá el proceso. |
Obligatorio Adjuntar Lista Corta de Proveedores en el Proceso de Contratación | Dato booleano. Si el campo es verdadero entonces se deberá adjuntar lista corta de proveedores en el proceso. Si el campo es falso no se deberá adjuntar lista corta de proveedores en el proceso. |
Obligatorio Crear Pre-Compromiso | Dato booleano. Si el campo es verdadero hace que el sistema obliga a que se cree un pre-compromiso cuando una solicitud de compras tiene pasa a la etapa de aprobado. Si el campo es falso el sistema no obliga a la creación de un pre-compromiso cuando la solicitud de compras pasa a la etapa de aprobado. |
Obligatorio Referencia a PAC | Dato booleano. Se utiliza para hacer cumplir usuario que introduzca un valor de referencia al crear nueva solicitud de compras. Por defecto: Falso |
Permitir uso de misma Referencia de PAC a distintas Solicitudes | Permite a los usuarios utilizar mismo número de referencia del PAC a diferentes solicitudes de compra. Valor por defecto es verdadero. Cuando el valor es falso solo se podrá usar una única vez el número de referencia del PAC en una solicitud de compra. Cuando el campo es verdadero puede utilizar varias veces una misma referencia. |
Permitir Recibir Ofertas de Proveedores No Preseleccionados | Se utiliza para permitir recibir ofertas de proveedores que no estaban en la lista de proveedores preseleccionados originalmente o proveedores sugeridos. Valor por defecto es falso, si el campo es falso no permite recibir ofertas de proveedores no preseleccionados, si el campo es verdadero el sistema permite recibir ofertas de proveedores no preseleccionados. |
Permitir uso de Orden de Compra Complementaria | Dato booleano. Indica si se permite o no generar Orden de Compra adicional con un monto máximo al 20% del monto contratado en la Orden de Compra original. |
Permitir uso de Orden de Compra de Re adjudicación | Dato booleano. Indica si se permite o no generar Orden de Compra de Re adjudicación en orden de prelación en el caso de que la Orden de Compra original sea anulada, cancelada o no sea aceptada por el Proveedor adjudicado. |
Obligatorio Justificación de la Utilización de la Modalidad de Compra | Dato booleano. Indica si para realizar una compra es necesario requerir justificación de una instancia superior. |
Período para preguntas y Aclaraciones | Dato número entero. Corresponde al número de días disponible para respuestas y aclaraciones. |
Mínimo Proveedores Preseleccionados | Dato Numérico. Indica cuántos proveedores deben ser previamente seleccionados para poder realizar el proceso de contratación. |
Días de Espera después que Líneas PAC son Aprobadas | Dato Numérico. Indica cuántos días son necesario esperar después de aprobado el renglón de planificación para iniciar la compra. |
Porcentaje del Plazo de Presentación de Oferta por Reapertura | Dato porcentaje. Corresponde al porcentaje del plazo de ofertas por reapertura. |
Máximo Porcentaje Tolerancia para Adjudicar | Dato Numérico. Indica el porcentaje máximo permitido para adjudicar un monto mayor al presupuesto asignado. |
Norma Aplicable | Relacionar la Modalidad de compra con una ley o política específica. |
| Pestaña de Método de Comunicación | Lista Desplegable. Indica la forma en que la Entidad deberá comunicarse con Proveedores u Otros Interesados. |
Pestaña de Validación del Proveedor | Lista Desplegable. Indica si deberá existir una regla de validación para el Proveedor, limitante, durante el proceso de contratación. |
Descripción
Indica la forma en que la Entidad deberá comunicarse con Proveedores u Otros Interesados.
En dicha pestaña se muestran los tipos de comunicación que se tendrá con el proveedor, solo se selecciona el Método de Comunicación del listado que muestra el cuadro de diálogo a la izquierda, una vez se identifica el método de comunicación se da doble clic sobre el nombre deseado y este pasa al cuadro de la derecha.
Descripción
En dicha pestaña se muestran las reglas de validación para limitar la participación de los proveedores.
Campos de la Pestaña de Validación del Proveedor
Campos | Descripción |
Regla de Proveedor | Listado Desplegable. En el listado se encuentran los atributos de la pantalla del Catálogo de Proveedores si alguno de los proveedores no cumplen con alguno de los atributos seleccionados para la regla de validación en esta modalidad de compra, no se le permitirá ofertar. |
(a) Operador Lógico (b) | Define qué tipo de dato deberá contener el catálogo en dependencia de la regla de proveedor que se haya seleccionado. |
Valor | Define qué valor contener el catálogo en dependencia de la regla de proveedor que se haya seleccionado. |
Descripción
Catálogo donde se almacenan las políticas o normas de procedimiento de la ley nacional o de organismos internacionales aplicables para ejecutar los diferentes procesos compras y contrataciones.
Navegación
Administración ► Catálogos de Soporte ► Otros Catálogos de Soporte► Norma Aplicable
Campos y pestañas de la pantalla de Norma Aplicable
Campos | Descripción |
Código | Dato ingresado por el usuario manualmente, código de identificación único de la Norma Aplicable. |
| Origen | Listado desplegable, define si la fuente es contrato de gerencia o expediente de compra. |
Activo | Dato booleano. Indica si está habilitado o no una norma o política de contratación aplicable al proceso. |
Todas las Unidades Administrativas Permitidas | Dato booleano. Indica si una norma o política de contratación deberá ser utilizada por todas las Instituciones, de lo contrario seleccionar individual. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | Dato Alfanumérico. Nombre de la norma o política de contratación según documento oficial. |
Descripción | Dato Alfanumérico. Indica una descripción del uso de la norma o política y/o Institución/Organismo a que corresponde. |
Pestaña de Unidad Administrativa | Búsqueda. En esta opción se puede elegir de manera individual las Instituciones que utilizarán la norma o política aplicable para el proceso de contratación que llevará a cabo. |
Descripción
Este catálogo definirá las diferentes secciones dentro del expediente de compra. Ejemplo de las secciones son: Instrucciones al Oferente, Requerimientos Técnicos, etc. No todas las secciones van a ser obligatorias. Cuando el usuario asigna un tipo de expediente a un proceso, el usuario tendrá de forma predeterminada las secciones y deberá finalizar la documentación correspondiente, igualmente, el usuario puede cambiar el orden o descartar secciones.
Navegación
Administración ► Catálogos de Soporte ► Otros Catálogos de Soporte► Secciones del Expediente de Compras
Campos y pestañas de la pantalla de Secciones de Expediente de Compras
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la Sección del Expediente de Compra. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | Corresponde al nombre de la Sección del Expediente de Compra. |
Descripción | Es una descripción breve de la Sección del Expediente de Compra. |
Pestaña Archivos Adjuntos | En esta opción puede almacenarse los documentos/archivos relacionados al proceso de contratación; modelos estándares que establecen los criterios y condiciones base para recibir propuestas. |
Descripción
En esta opción puede almacenarse los documentos/archivos relacionados al proceso de contratación; modelos estándares que establecen los criterios y condiciones base para recibir propuestas.
Campos de la Pestaña Archivos Adjuntos
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Título | Es el título que desea darle al documento. |
Descripción | Este campo es definido por el usuario, es una descripción del Adjunto. |
Archivo Adjunto | Este atributo tendrá el documento de archivo físico dentro de la base de datos, el contenido de tipo de datos es un estándar acordado con el equipo de desarrollo. |
Fecha y Hora | La fecha y hora de la última operación que se realice en el documento adjunto, es visible para el usuario y asignada automáticamente por el sistema. |
Usuario | El usuario que agrego el archivo adjunto |
Las reuniones son encuentros que se pueden realizar entre proveedores y personal de la oficina de compras, así como internamente entre el Comité de Evaluación, las cuales quedarán plasmadas en actas.
Descripción
Reuniones es el catálogo donde se almacena los datos de los tipos de reuniones realizadas, donde se indica el servidor público a cargo o responsable de la misma, fecha en que se programa la reunión y asunto. Además, puede adjuntarse acta de la reunión.
Navegación
Administración ► Catálogos de Soporte ► Reuniones ► Reuniones
Campos y pestañas de la pantalla de Reunión
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Reunión. |
Servidor Público Responsable | Es un usuario, servidor público responsable de organizar, coordinar y/o darle seguimiento a la Reunión. |
Fecha Programada | En este campo se introduce la fecha en que se programó realizar la Reunión. |
Tipo de Reunión | Se selecciona el Tipo de Reunión a realizar referenciando una pantalla diferente mediante lista desplegable, ejemplo: Negociación, Apertura de Oferta, Homologación, etc. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Descripción | Es una descripción breve de Reunión. |
Pestaña Archivos Adjuntos | En esta opción se puede adjuntar documentos/archivos relativos a la Reunión, ejemplo: Solicitudes, Acuerdos, Contratos, etc. |
Descripción
En esta opción se puede adjuntar documentos/archivos relativos a la Reunión, ejemplo: Solicitudes, Acuerdos, Contratos, etc.
Campos de la Pestaña Archivos Adjuntos
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Título | Es el título que desea darle al documento. |
Descripción | Este campo es definido por el usuario, es una descripción del Adjunto. |
Archivo Adjunto | Este atributo tendrá el documento de archivo físico dentro de la base de datos, el contenido de tipo de datos es un estándar acordado con el equipo de desarrollo. |
Fecha y Hora | La fecha y hora de la última operación que se realice en el documento adjunto, es visible para el usuario y asignada automáticamente por el sistema. |
Usuario | El usuario que agrego el archivo adjunto |
Descripción
En este catálogo se agrupan los tipos de reuniones que pueden realizarse tanto entre proveedores y compradores, como empresas y clientes, etc, en pro de la buena andanza de un proceso o del acuerdo de un contrato, en los términos que la norma aplicable lo permite. Ejemplo de tipos de reunión utilizadas en el Subsistema de Compras y Contrataciones son: reunión exploratoria, reunión de homologación, reunión negociación de contrato, etc.
Navegación
Administración ► Catálogos de Soporte ► Reuniones ► Tipos de Reuniones
Campos de la pantalla de Tipos de Reuniones
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único del Tipo de Reunión. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso este Tipo de Reunión no podrá seleccionarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Nombre Corto | Corresponde al nombre del Tipo de Reunión. |
Descripción | Es una descripción breve del Tipo de Reunión. |
Descripción
Es el catálogo que registra las diferentes razones por el cual un artículo es rechazado al proveedor al momento de la recepción en bodega.
Navegación
Administración ► Catálogos de Soporte ► Unidades de Medida ► Convertidores de Unidades de Medida
Campos de la pantalla de Convertidor de Unidades de Medida
Campo | Descripción |
De la Unidad de Medida | La unidad de medida del primer artículo para la conversión. |
A la Unidad de Medida | La unidad de medida del artículo de destino para la conversión. |
Factor | Factor de conversión entre la fuente y la unidad de medida objetivo. |
Descripción
Unidades de medida se utilizan para indicar el tamaño, cantidad, volumen, peso, tiempo y otros tipos de medición utilizados en los bienes, servicios, etc. registrados en el sistema. Describe el uso de las unidades de medida.
Navegación
Administración ► Catálogos de Soporte ► Unidades de Medida ► Unidades de Medida
Campos de la pantalla de Unidades de Medida
Campos | Descripción |
Código | Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la unidad de medida. |
Activo | El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, esta unidad de medida no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia. |
Tipo | Despliega un menú donde describe los tipos de unidades de medidas que se utilizan. |
Se Utiliza en Indicadores | Es un dato lógico para el uso de Formulación Presupuestaria, para el caso de la implementación del Módulo de Administración de Almacenes, este valor será falso. |
Se Utiliza en Articulos del CBS? | Es un dato lógico, será verdadero cuando la unidad de medida se utilice en el Módulo de Administración de Almacenes y Bienes de Uso. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Corresponde al nombre de la unidad de medida. |
Descripción | Es una descripción breve de la unidad de medida. |
FreeBalance Help documentation for the User Management is included within.
Descripción
Los usuarios deben cambiar su contraseña al iniciar la sesión en cualquier momento. El GRP asegura que la contraseñas ingresada tenga la longitud y complejidad apropiadas para proporcionar la máxima seguridad antes del cambio de contraseña.
Hay varias otras características de seguridad incorporadas en el proceso de cambio de contraseña. Por ejemplo, se conserva un número dado de contraseñas anteriores de usuarios y estas contraseñas no pueden volver a utilizarse mientras el sistema las retiene. La nueva contraseña no se acepta si es la misma que el nombre del usuario o la contraseña antigua.
Navegación
Administración ► Seguridad del Sistema ► Usuarios ► Cambiar Contraseña
Campos de la pantalla de Cambio de Contraseña
Campo | Descripción |
Contraseña Actual | El sistema mostrara la contraseña actual del usuario. |
Nueva Contraseña | El usuario debe digitar la nueva contraseña que utilizara para ingresar al sistema. |
Confirmación de Nueva Contraseña | El usuario debe digitar nuevament la contraseña que utilizara para ingresar al sistema. Debe coincidir con digitada en el campo anterior. |
User function lets authorized users such as the system manager specify details about each FreeBalance Accountability Suite user, including a User Code, Authentication Type, default language, contact information and functional class to which the user belongs. Authorized users can view, add, edit or delete user records.
The application is pre-configured with a default user ID, which is provided for initial system configuration activities. This user ID has limited functional access rights.
Search mode is active by default. To view currently defined user accounts, click on the Search button.
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