El Subsistema de Compras y Contrataciones contempla las diferentes etapas relacionadas a la ejecución de los procesos compras y contrataciones en las distintas modalidades contempladas en la Ley y en las políticas de organismos financieros como BIB y BM.
El Sub-sistema de Compras y Contrataciones posee procesos principales para el funcionamiento del módulo, entre dichos procesos también se considera la interacción con el resto de módulos del SIGAF-GRP y con sistemas externos.
Para la correcta ejecución de las compras y contrataciones, el SIGAF-GRP provee de distintas etapas que integradas orquestan la ejecución de compras para las modalidades descritas; desde la Solicitud de compra y su vinculación con el PAC y el CBS, generación del Pre compromiso, registro de los procesos de adquisición/contratación incluyendo sus respectivas etapas y validaciones, recepción de ofertas, evaluación de ofertas técnicas y financieras y su respectiva adjudicación y métodos de evaluación, generación de Órdenes de Compra, interfaces hacia Portal Único de Contrataciones para sincronización de los Procesos de Licitación.
Descripción
Durante el Proceso de Evaluación de Ofertas, un Miembro del Comité de Evaluación de Ofertas podrá solicitar información adicional de un Proveedor con el fin de aclarar un tema específico con respecto a la oferta que se presentó como Respuesta al Documento de Contrataciones.
Esta función contiene las comunicaciones entre usuarios internos y proveedores individuales acerca de aclaraciones sobre su propuesta durante el proceso de Evaluación.
Navegación
Contrataciones ► Aclaración de Proveedores
Campos y Pestañas que aparecen en la pantalla de Aclaración del Proveedor
Campos | Descripción |
Código | Número de identificación generado automáticamente. |
Estado del Flujo de Trabajo | Representa el estado del proceso de las siguientes maneras: “Creado”, “Solicitado”, “Enviado” “Cerrado – Respondido por Proveedor”, “Cerrado – No Respondido por Proveedor”, Cancelado” o “Aprobada”, el valor por defecto es “Creado”. |
¿Aclaración resuelta? | Si está seleccionado indica que la aclaración se ha resuelto. |
Calificación de Oferta del Proveedor | Código único que identifica la Evaluación de la Oferta del Proveedor relacionada con la Aclaración del Proveedor, se genera automáticamente. |
Fecha de Respuesta de Aclaración | Fecha de recepción de la respuesta del Proveedor. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Descripción | Es una descripción de la respuesta de aclaración. |
Acciones Tomadas | Una descripción de las acciones tomadas en función de la aclaración. |
Análisis de la Respuesta | Es una descripción del análisis realizado a la respuesta de aclaración. |
Descripción de la Respuesta | Es una descripción de la respuesta de aclaración. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | 0 o más archivos relacionados con la aclaración. |
Pestaña de Archivos Adjuntos de Respuesta | 0 o más archivos relacionados con la respuesta de aclaración. |
Descripción
La Evaluación del Proveedor de la Oferta contiene los registros de las propuestas del proveedor en detalle, el cumplimiento de los Criterios de Evaluación de la Oferta y los expedientes de soporte que llevan a una decisión de Adjudicación de la Oferta, promoviendo así un proceso de contratación transparente.
Contrataciones genera la información de los licitadores de Respuestas Registradas anteriormente en relación con el Expediente de Contrataciones, también se genera otra información como Criterios de Evaluación Preliminar de la Oferta y Criterios de Evaluación Técnica de la Oferta, desde el Expediente de Contrataciones.
El sistema verifica automáticamente la elegibilidad de cada Proveedor sobre la base de las siguientes condiciones: El Proveedor no tiene un registro en la pantalla de Inelegibilidad de Proveedores y cumple con las Normas del Expediente de Contrataciones y/o con las Normas de Validación de la Modalidad de Compra, si aplican.
Según la configuración del Expediente de Contrataciones, la Evaluación de la Oferta puede resultar de las siguientes maneras: Proveedores Preclasificados, Proveedores por Contrato Adjudicado por Lote, Proveedor por Contrato Adjudicado por Artículo.
Navegación
Contrataciones ► Calificación de Oferta del Proveedor
Pestañas y Campos que aparecen en la pantalla de Calificación de Oferta del Proveedor
Campos | Descripción |
Evaluación de Oferta | Este es un código único que identifica la Evaluación de la Oferta en el sistema, se genera automáticamente. |
Expediente de Compra | El expediente relacionado debe seleccionarse desde el icono de Búsqueda. |
Proveedores / Beneficiario | Este atributo lo genera el sistema, representa el Código (s) del Proveedor (del GE del Proveedor) que tiene una Respuesta al Expediente de Contrataciones en estado “Activo” en relación con el Expediente de Contrataciones. |
¿Califica para las Siguiente Evaluación? | Estos atributos pueden ser “Si”, “No” o “No Aplica”, el sistema los genera automáticamente. |
Oferta Proveedor Elegible | Los valores disponibles para este campo son “Verdadero” o “Falso”, el valor por defecto es verdadero. Si este valor es Falso, la oferta del proveedor no puede evaluarse. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Comentarios | En este campo se digita una justificación o información general acerca de la evaluación. |
Unidad Administrativa | La unidad administrativa asociada con el proveedor de la oferta. |
| Pestaña de Archivos Adjuntos | A través de esta pestaña se añade cualquier archivo adicional relacionado con la Evaluación del Proveedor de la Oferta. |
Pestaña de Razones para No ser Elegible | El sistema asigna las razones automáticamente, luego tiene entonces de 0 a más razones de inelegibilidad. |
Pestaña Evaluación de Lotes | Este campo contiene una o más Evaluaciones de Proveedor que corresponden a cada Lote. |
Pestaña de Aclaraciones al Ofertante | Utilizando esta pestaña se seleccionan cero o más aclaraciones al ofertante acerca de la Respuesta al Expediente de Contrataciones que presentó el proveedor. |
Pestaña de Evaluaciones Preliminares | Al hacer clic en esta pestaña se muestran cero o más criterios de Evaluación Preliminar de la Oferta, el atributo lo muestra el sistema. |
Pestaña de Reunión | Cero o más reuniones acerca de la Evaluación del Proveedor de la Oferta se seleccionan desde el botón de Búsqueda disponible en la parte inferior. |
Los Catálogos de Soporte para el módulo de Contrataciones es una serie de componentes estándar de base que se reutilizan para las funciones de gobierno dentro del Módulo de Contrataciones.
Adicionalmente, permite que los usuarios puedan determinar el comportamiento y las validaciones del sistema.
Estos catálogos se heredan, configuran y adaptan para soportar la extensibilidad del sistema.
Algunas de las características de los catálogos soporte son:
Descripción
La Evaluación del Desempeño representa un registro de todos los resultados anteriores de los proveedores en los procesos de contrataciones. El registro es sólo para propósitos de información ya que el desempeño anterior incorrecto no descalifica automáticamente a un proveedor potencial, si el desempeño del proveedor merece inelegibilidad, entonces el vendedor debe registrarse en la Inelegibilidad del Vendedor.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Evaluación del Desempeño
Campos que aparecen en la pantalla de Evaluación del Desempeño
Campos | Descripción |
Código | Este campo contiene el código único de identificación de la Evaluación de Desempeño. |
Proveedores | Este campo representa al Proveedor a evaluar. |
Clasificación | Este campo muestra la calificación del desempeño del proveedor. |
Fecha | Fecha en que se realiza la Evaluación de Desempeño. |
Referencia de Tipo de Expediente | Seleccionar de la lista desplegable el tipo de expediente, puede ser; Contrato, Proceso de Contrataciones, Orden de Compra. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Comentarios | En este campo se debe digitar información y comentarios adicionales acerca de la evaluación. |
Descripción
La pantalla de Integrantes de Comité contiene los empleados que están autorizados para participar en un Comité de Resolución de Reclamo o en un Comité de Evaluación de Ofertas.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Integrantes de Comité
Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Integrantes de Comité
Campos | Descripción |
Código | Este campo contiene el código único de identificación de Integrantes de Comité. |
Usuario | Este campo representa al Usuario activo. |
| Tipo | Este campo muestra el Tipo de Integrantes de Comité, el valor puede ser Evaluación de Oferta o Resolución de Reclamo. |
Nombre | Nombre del Integrantes de Comité. |
Es Residente | Este campo se activa cuando el miembro es Nacional. |
Cédula / Pasaporte | Campo de texto para ingresar la identificación nacional o el número de pasaporte. |
| Pestaña de Contacto | La pestaña muestra información acerca de los detalles de contacto, esta pestaña no se muestra si los usuarios insertan un valor en el campo de Usuario, los detalles de contacto del usuario se tratan como detalles de contacto del Comité de Evaluación de Ofertas o del Comité de Resolución de Reclamos. |
Descripción
Son los datos de contacto del usuario que es el responsable del Comité de Evaluación de Ofertas o del Comité de Resolución de Reclamos.
Campos que aparecen en la Pestaña de Contactos
Campos | Descripción |
Contacto Principal | Si el contacto añadido es la dirección principal, se menciona en este campo. |
Tipo de Contacto | El tipo de contacto se selecciona de la casilla desplegable en este campo, puede ser teléfono, celular o correo electrónico, etc. |
Ubicación | Si el contacto mencionó dirección domiciliar o del lugar de trabajo, se menciona en este campo. |
Contacto | El contacto se define en este campo. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Descripción | En este campo se menciona una descripción acerca del contacto. |
Descripción
La pantalla de Método de Comunicación contiene los métodos de comunicación que las modalidades de compra deben utilizar con los Proveedores y Usuarios Internos.
Los usuarios pueden añadir métodos de comunicación si es necesario y deben relacionarlos con el tipo de comunicación (Teléfono, Fax, Correo Electrónico, Dirección, Notas Internas, Mensajes de Texto, Periódico u otros), de tal forma que se puedan realizar funciones de manera automática, como el envío de mensajes de correo electrónico o notas a través del sistema interno, etc.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Método de Comunicación
Campos que aparecen en la pantalla del Método de Comunicación
Campos | Descripción |
Código | Código numérico único del Método de Comunicación, se genera automáticamente. |
Tipo | Lista de la cual se puede seleccionar y definir el método de comunicación; “Teléfono”, “Correo Electrónico”, “Fax”, “Correo”, “Notas Internas”, “Mensajes de Texto”, “Periódico” u “Otros” son algunos métodos de comunicación, los valores se seleccionan de la casilla desplegable. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Forma abreviada del Método de Comunicación. |
Descripción | Descripción breve del Método de Comunicación. |
Descripción
Esta entidad contiene un catálogo de Métodos de Evaluación de Ofertas, algunos ya están predefinidos, pero se pueden añadir más si es necesario, a través de esta entidad los usuarios pueden configurar comportamientos diferentes de los métodos de evaluación.
La entidad de Método de Evaluación de Ofertas contiene el catálogo de Métodos de Evaluación de Ofertas, tales como: Relación calidad-precio, Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC), Selección basada en la calidad (SBC), Selección basada en el Menor Costo (SMC), Selección basada en un Presupuesto Fijo (SBPF), Evaluación Administrativa, etc.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Método de Evaluación de Oferta
Campos que aparecen en la pantalla del Método de Evaluación de Oferta
Campos | Descripción |
Código | Código numérico único generado automáticamente. |
Peso Técnico Máximo | Define el valor máximo del criterio de evaluación de las ofertas técnicas. El sistema validará que los valores de tal atributo no superen del valor asignado. |
Activo | Si está seleccionado indica que el Método de Evaluación de Ofertas está activo. Si no está seleccionado, el Método de Evaluación de Ofertas ya no puede utilizarse y puede estar ahí como referencia |
Aplicar Mínimo Puntaje Técnico | Dato booleano. Indica si el método de evaluación requerirá un puntaje mínimo técnico para evaluar las ofertas. |
Aplicar Peso Técnico General | Dato booleano. Indica si el método de evaluación requerirá un puntaje general técnico para evaluar las ofertas. |
Aplicar Peso Financiero General | Dato booleano. Indica si el método de evaluación requerirá un puntaje general financiero para evaluar las ofertas. |
Requiere Precio de Referencia | El sistema validará que los artículos de la solicitud de compra sean asociados al precio de referencia y se comparará dicho precio de referencia con lo que han ofertado los proveedores. |
Requiere Evaluación Preliminar | Indica si el método de evaluación requiere evaluación preliminar mínima como proceso de contratación. |
Es la Evaluación Financiera por Precio Más Bajo | Indica si la oferta recomendada para adjudicar por el sistema será la de mejor precio. |
Es Evaluación Administrativa | Un tipo de método utilizado para evaluación administrativa. |
Se Permite Adjudicación a Nivel de Artículo | Indica si se adjudicará por artículo o por lote. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Descripción breve del Método de Evaluación de Ofertas. |
Descripción | Descripción detallada del Método de Evaluación de Ofertas. |
Descripción
La Razón de Recurso contiene todas las razones válidas que pueden formar parte de un reclamo. Por ejemplo: El incumplimiento de los términos y condiciones declarados en los documentos de precalificación o de licitación.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Razón de Recurso
Campos que aparecen en la pantalla de Razón de Recurso
Campos | Descripción |
Código | Código numérico único generado automáticamente. |
Activo | Si está seleccionado indica que el Tipo de Razón del Reclamo está activo. Si no está seleccionado, el Tipo de Razón del Reclamo ya no puede utilizarse y puede estar ahí como referencia. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Descripción breve del Tipo de Razón del Reclamo. |
Descripción | Descripción detallada de la razón por la cual se utilizó el tipo de razón del reclamo. |
Descripción
La pantalla de Tipo de Criterio de Evaluación de Oferta contiene el catálogo de Criterios de Evaluación de Ofertas para ambos tipos: Preliminar y Técnica y que se deben utilizar para la Evaluación de la Propuesta.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Tipo de Criterio de Evaluación
Campos que aparecen en la pantalla de Tipo de Criterio de Evaluación de Oferta
Campos | Descripción |
Código | Código numérico único generado automáticamente para los Criterios de Evaluación de Ofertas. |
Activo | Si está seleccionado indica que los Criterios de Evaluación de Ofertas están activos. Si es falso, los Criterios de Evaluación de Ofertas ya no pueden utilizarse y solamente pueden estar ahí como referencia. |
Tipo | Define el tipo de Criterios de Evaluación de Ofertas que se está utilizando, puede ser Preliminar o Técnica. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Forma breve de los Criterios de Evaluación de Ofertas. |
Descripción | Descripción detallada de los Criterios de Evaluación de Ofertas. |
Descripción
La entidad Tipo de Oferta contiene el catálogo con todos los tipos de respuesta a los Expedientes de contratación tales como Propuesta Individual, Propuesta Financiera, Propuesta Técnica, Propuesta Individual con Información Financiera, etc.
Algunos Expedientes de Contrataciones se pueden contestar con una propuesta o respuesta simple, otros Expedientes de Contrataciones pueden requerir dos o más tipos de propuestas, una que contiene la oferta económica y la otra con la propuesta técnica.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Tipos de Ofertas
Campos que aparecen en la pantalla de Forma de Recepción de Oferta
Campos | Descripción |
Código | Código numérico único del Tipo de Respuesta, se genera automáticamente. |
Activo | Cuando este campo está seleccionado, indica que se puede utilizar el Tipo de Respuesta. Si no está seleccionado, el Tipo de Respuesta ya no se puede utilizar y puede estar ahí solamente como referencia. |
Monto Requerido | Si está seleccionado, al introducir la propuesta del Expediente de Contrataciones o la respuesta por parte del proveedor, en este campo se menciona la cantidad de dinero en relación con la propuesta que se requiere. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | Nombre del Tipo de Respuesta. |
Descripción | Descripción detallada del Tipo de Respuesta. |
Descripción
El tipo de proceso contiene el catálogo con todos los tipos de procesos de contratación, tales como de Una o Dos etapas, Fuente Única, etc., los Tipos de Procesos se utilizan para categorizar los procesos creados, por ejemplo, la creación de un proceso para trabajos de mejora y mantenimiento, agua, alcantarillado, pavimentación, electricidad, madera y materiales de construcción, plomería y pintura, se clasifican todos dentro de la categoría "Construcción". Este tipo de procesos son útiles porque permiten una categorización fácil de procesos individuales para su selección rápida, análisis de tendencias, etc., con el uso de los tipos de procesos la creación de los mismos es esencialmente más estructurada.
Navegación
Contrataciones► Catálogos de Soporte ► Tipo de Proceso
Campos que aparecen en la pantalla de Tipo de Proceso
Campos | Descripción |
Código | Código numérico único generado automáticamente para el Tipo de Proceso que es la identidad de su registro. |
Activo | Si está seleccionado indica que el tipo de Proceso está activo. Si es falso, el Tipo de Proceso ya no puede utilizarse y puede estar ahí como referencia. |
Justificación Requerida | Si es verdadero, el sistema requiere el atributo Justificación de Tipo de Proceso de Contrataciones de manera obligatoria al utilizar el Tipo de Proceso. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Descripción breve del Tipo de Proceso. |
Descripción | Descripción detallada del tipo de proceso. |
Comentarios | Notas o legislación especial relacionada con el tipo de proceso de contratación que se especifica en este campo. |
Descripción
La entidad Tipo de Resolución de Recurso contiene todos los resultados posibles de una Resolución, tal como: Cancelación de la Licitación, Intención de adjudicar al segundo mejor oferente o el Reclamo no tiene relevancia.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Tipo de Resolución de Recurso
Campos que aparecen en la pantalla de Tipo de Resolución de Recursos
Campos | Descripción |
Código | Código numérico único generado automáticamente. |
Activo | Si está seleccionado indica que el Tipo de Resolución de Recurso está activo. Si no está seleccionado, el Tipo de Resolución de Recurso ya no puede utilizarse y puede estar ahí como referencia. |
Estado del Recurso | Lista de la cual se puede seleccionar los valores posibles: Aceptación y Rechazo. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Descripción breve del Tipo de Resolución de Recurso. |
Descripción del Procedimiento | Descripción detallada de la razón por la cual se utilizó el tipo de resolución de Recurso. |
Procedimiento
Usuario: Administrador
Descripción
El Tipo de Expediente contiene el catálogo con todos los tipos de documentos de contratación tales como: Solicitud de Propuesta - SDP, Solicitud de Cotización - SdC, Carta de Intención, etc.
Cada tipo de Expediente puede tener una o más secciones definidas, los usuarios también pueden configurar el comportamiento que debe tener el Tipo de Expediente en cada Etapa.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Tipos de Expediente
Campos y pestaña que aparecen en la pantalla de Tipo de Expediente
Campos | Descripción |
Código | Código numérico único del Tipo de Expediente, se genera automáticamente. |
| Tipo de Dominio Personalizado | Los usuarios pueden utilizar el Tipo de dominio personalizado (TDP) para agregar información además de las entidades incluidas con la información básica del documento de contrataciones. Este TDP se hereda en el Documento de Contrataciones y los usuarios pueden agregar más si es necesario, o clonar TDP existente para agregar más al Documento de Contrataciones. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | Nombre del Tipo de Expediente. |
Descripción | Explicación breve del tipo de Expediente. |
Modalidad de Compra Requerida | Si es verdadero, se requiere una Modalidad de Compra al crear un Documento de Contrataciones. |
| Fecha de Vencimiento es Requerida | Si es Verdadero, se requiere una fecha de vencimiento cuando el proveedor está cargando la información de la propuesta. |
Tipo de Resultado Esperado | Los usuarios deben seleccionar el resultado final esperado para la evaluación del Expediente de Contrataciones. |
Período para Recepción de Recursos | Debe expresarse en días calendario y solamente aplica si la Etapa del Tipo de Expediente de Contrataciones “Intención de Adjudicación” se ha establecido como obligatoria u opcional. |
Modalidad de Compra | Los usuarios seleccionan una Modalidad de Compra, cuando hay un valor en este atributo, se copia al Expediente de Contrataciones una vez que se ha seleccionado el Tipo de Expediente de Contrataciones. |
Se Requiere la Validación de la Propiedad | Indique cuándo se requiere que la Validación de Propiedad sea ejecutada por los usuarios para la obtención de Documentos de este Tipo de Documento de Contrataciones. |
Pestaña de Secciones | Cada tipo de expediente de contrataciones puede tener 1 o varias secciones relacionadas y el orden de dichas secciones. |
Descripción
La Pestaña de Secciones se utiliza para adjuntar secciones de documentos del Catálogo de Secciones al Tipo de Expediente.
Campos que aparecen en la pantalla de Secciones
Campos | Descripción |
Sección | Referencia al catálogo de secciones. |
Orden | Número único definido (para cada sector y tipo de documento de Contrataciones relacionado) por los usuarios que define el orden en el cual se debe imprimir la sección. |
Descripción
La Términos Internacionales de Comercio INCOTERMS contiene un catálogo de las condiciones de entrega de los productos. Los usuarios deben seleccionar la condición de precio a utilizarse en el documento de Contrataciones; los proveedores deben presentar ofertas de acuerdo con esta condición de precio, solamente se permite una condición de precio por cada documento de Contrataciones.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Incoterms
Campos que aparecen en la pantalla de Términos Internacionales de Comercio
Campos | Descripción |
Código | Código numérico único del registro de los Términos Internacionales de Comercio que se genera automáticamente. |
Activo | Si está seleccionado, indica que los Términos Internacionales de Comercio está activa. Si no está seleccionado la Condición de Precio ya no puede utilizarse y puede estar ahí como referencia. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Descripción breve de los Términos Internacionales de Comercio. |
Descripción | Descripción detallada de los Términos Internacionales de Comercio. |
Descripción
La pantalla de Validación contiene el catálogo de reglas de validación que los proveedores deben cumplir para poder participar en los eventos de contratación.
La validación del proveedor relacionada con la Modalidad de Compra del Documento de Contrataciones debe mostrarse automáticamente en la entidad de Validación del Proveedor del Documento de Contrataciones, donde los usuarios pueden personalizarlo para un Documento de Contrataciones específico. Según estas normas, los usuarios pueden cambiar los valores por defecto de: “operador de comparación” y el "Valor de la Regla del proveedor” y los usuarios pueden agregar más reglas de validación para proveedores si es necesario.
Navegación
Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Validación del Proveedor
Campos que aparecen en la pantalla de Validación del Proveedor
Campos | Descripción |
Código | Código numérico único de Validación que se genera automáticamente. |
Atributo | Contiene la referencia al atributo del Proveedor, sujeto a validación. |
Activo | Si es falso, la Validación ya no puede utilizarse y solamente puede estar ahí como referencia. Si está seleccionado, la Validación puede utilizarse. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Forma breve de Validación. |
Descripción | Descripción detallada de Validación. |
Descripción
El objetivo principal de la Evaluación de la Oferta es el de proporcionar una herramienta analítica flexible que permita identificar la mejor oferta que responda a las características técnicas solicitadas, como resultado de la comparación de los criterios de evaluación predefinidos y ponderaciones entre las distintas ofertas que presentaron los Proveedores.
Una definición clara de los requisitos técnicos, incluyendo los resultados a alcanzar, términos y condiciones, requisitos obligatorios y los criterios de evaluación de ofertas, así como la metodología de selección de proveedores, si aplica, permite tomar la mejor decisión de adjudicación. La pantalla de Evaluación de Ofertas permite la configuración de estas condiciones.
Navegación
Contrataciones ► Evaluación de Ofertas
Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Evaluación de Ofertas
Campos | Descripción |
Código | Este es un código único que identifica la Evaluación de la Oferta, generado automáticamente o digitado manualmente por los usuarios dependiendo de los parámetros. |
Estado del Flujo de Trabajo | Este se genera automáticamente en el sistema, se muestra como: Evaluación Técnica, Evaluación Financiera, Cancelada, Cerrada, Creada o Adjudicada. El proceso de adjudicación incluye: Aprobada, Creada, Solicitud de Aprobación, En Aprobación. Los procesos cerrados incluyen: Adjudicada, No Adjudicada, Propuestas Insuficientes y Ninguna Propuesta. |
| Expediente de Compra | Documento que indica las condiciones mínimas requeridas para adquirir bienes y servicios requeridos. |
Moneda | Permite al usuario seleccionar la moneda para el documento de compra. |
Tipo de Cambio | Mostrará el último tipo de cambio activo para la moneda seleccionada que está vinculada al Gastos. |
| ¿Ha Respondido? | La información de este campo la muestra el sistema, es un campo desactivado pero visible a los usuarios. El valor es Verdadero si existen Ofertas relacionadas con el Código del Expediente de Contrataciones, el valor es falso si no existen Ofertas relacionadas con la Código del Expediente de Contrataciones. |
Fecha de Evaluación | En este campo se debe mencionar la fecha de evaluación de la oferta. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Comentarios | Información adicional/notas ingresada por el usuario relativa a la evaluación de oferta. |
Justificación | En este campo se agrega una justificación o información general con respecto a la evaluación. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | A través de esta pestaña se añade cualquier archivo relacionado con la Evaluación de la Oferta. |
Pestaña de Miembros de Comité de Evaluación de Oferta | Utilizando esta pestaña se añaden todos los empleados que son parte del Comité de Evaluación o de la Junta de Evaluación de la Ofertas. |
| Pestaña de Calificación de Oferta del Proveedor | Utilizando esta pestaña se seleccionan 0 o más Evaluaciones de Ofertas de los Proveedores que tienen registro de Ofertas en el Expediente de Contrataciones. |
Pestaña de Impuesto | El usuario puede seleccionar el tipo de impuesto que se deberá cargar a la oferta. Se selecciona uno o más impuestos. |
Descripción
Utilizando esta pestaña se añaden todos los empleados que son parte del Comité de Evaluación o de la Junta de Evaluación de la Ofertas.
Campos de la Pestaña de Miembros del Comité de Evaluación de Oferta
Campos | Descripción |
Es Coordinador | Este es el Presidente del Comité de Evaluación de la Oferta, solamente se puede definir a un usuario como Presidente para un Comité. Generalmente los Comités de Evaluación tiene un Presidente, si no está seleccionado es posible que se organice un Comité sin Presidente. |
Integrantes de Comité | Para este campo se requiere la funcionalidad de Búsqueda, si el usuario que está creando la Evaluación de la Oferta existe como Interviniente de Resolución, el sistema debe sugerirlo como el primer Interviniente de Resolución. |
Descripción
Los expedientes de compra registran toda la información necesaria para que los posibles oferentes preparen sus propuestas de bienes y servicios, el detalle y complejidad de estos expedientes varían y pueden incluir las siguientes secciones: Artículos a comprar (lotes), requisitos preliminares y técnicos, criterios de calificación de ofertas, etc. Es el documento medular de todo el proceso de compra y debe ser completado de manera cuidadosa para evitar errores al momento de evaluar las ofertas.
Navegación
Contrataciones ► Expediente de Compra
Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Expediente de Compra
Campos | Descripción |
Código | Este campo se refiere al código único de identificación del Expediente que es generado por el sistema. |
Estado del Flujo de Trabajo | Representa el estado del proceso de las siguientes maneras: “Creado”, “En evaluación”, “Publicado”, “Cancelado”, Borrador”, “Desierto Cerrado No Adjudicado“, “Desierto Cerrado Sin Ofertas Minimas“, “Desierto Cerrado y Sin Ofertas Recibidas“ o “Aprobada”, el valor por defecto es “Creado”. |
| Estado | Este campo es obligatorio y en él se muestra el estado del Proceso y los valores posibles incluyen: “Creado”, “En evaluación”, “Publicado”, “Cancelado”, Borrador”, “Desierto Cerrado No Adjudicado“, “Desierto Cerrado Sin Ofertas Minimas“, “Desierto Cerrado y Sin Ofertas Recibidas“ o “Aprobada”. |
Tipo de Documento | Lista desplegable con la opción de elegir Re-abrir, otros. |
Expediente de Compra Original | El campo donde se almacena el Expediente de Compra original de acuerdo al tipo de fuente seleccionado. |
Fecha del Expediente | Este campo es una fecha del expediente por Defecto que el sistema genera automáticamente. |
| Estado del Registro | Se genera automáticamente, como Guardado Temporalmente o Guardado. |
| No.Temp | Se genera automáticamente, número de documento que se guarda de forma temporal. |
| Motivo de Guardado Temporalmente | Razón porque el documento no se finaliza, se selecciona de una lista previamente registrada por el usuario. |
Número de Referencia | En este campo se debe mencionar el Número de Referencia heredado del Proceso de Contrataciones y se utiliza para localizar el Expediente. |
Proceso Contratación | Se debe seleccionar el Proceso de Contrataciones relacionado con el Expediente desde el botón de Búsqueda. |
Tipo de Expediente | Este campo Indica el tipo de Proceso de Contrataciones. |
Modalidad de Compra | Se debe seleccionar la Modalidad de Compra para el Proceso de Contrataciones desde el botón de Búsqueda |
Método de Evaluación de Oferta | Se debe seleccionar el Método de Evaluación utilizado para el Expediente de Contrataciones desde el botón de Búsqueda. |
| Contrato | Este campo Define el contrato adjunto al documento. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | En este campo se debe mencionar una forma abreviada del Expediente. |
Descripción | En este campo se debe escribir una descripción breve del Expediente. |
Razón de Ampliación de Presentación de Oferta | En este campo se debe mencionar una descripción corta de la razón por la cual se actualizó el atributo “Fecha Esperada de Respuesta Revisada”. |
Motivo de la Cancelación | En este campo se debe mencionar la razón de la cancelación de un Expediente de Contrataciones. |
Publicación Aprobada | Fecha en que debe finalizarse el Expediente de Contrataciones para poder aprobarlo. |
| Comprador | Se debe seleccionar un empleado desde el botón de Búsqueda que estará a cargo de brindar información acerca del proceso de contrataciones, la información se toma del Proceso de Contrataciones y los usuarios pueden editarla. |
Fecha de Publicación | En este campo se menciona la fecha en que se publicó el expediente. |
Fecha Límite para Presentar Oferta | En este campo se debe llenar la fecha en que los proveedores deben entregar la propuesta. |
Fecha Ampliada para Presentar Oferta | Fecha en la cual se amplía el plazo para presentar ofertas. |
Fecha de Apertura de Ofertas | En este campo se menciona la Fecha en la que se abren las propuestas del proveedor. |
Última Fecha Para Preguntas | En este campo se menciona la última fecha que tienen los Proveedores para hacer preguntas. |
Mínimo de Días para Validez de Oferta | En este campo se menciona el número de días válidos para que los proveedores presenten sus propuestas. |
Lotes Completos Requeridos | Si está seleccionado indica que para este expediente se requiere una Oferta Completa, cuando hay más de un lote, los proveedores deben hacer una oferta para todos los lotes. Si solamente hay un lote, se aplica a los artículos; por lo tanto, los proveedores deben hacer una oferta para todos los artículos. |
Es Requerida la Garantía de Oferta | Si está seleccionado indica que para este expediente se requiere una Respuesta de Seguridad, si este es el caso, el atributo de Nombre del Gerente de Oferta es requerido al introducir la Respuesta al Expediente de Contrataciones. |
Fecha Final de Intención de Adjudicación | En este campo se debe mencionar la fecha de finalización de la Etapa de Intención de Adjudicar. |
Tipo de Convocatoria | En este campo se debe mencionar el Tipo de audiencia que se necesita para el expediente de contrataciones, el valor puede establecerse como Pública o Restringida. |
Términos Internacionales de Comercio (Incoterms) | Indica la condición de precio que el proveedor deberá considerar para entregar los bienes. |
Moneda | Permite al usuario seleccionar la moneda para el expediente de compra. |
Tipo de Cambio | Mostrará el último tipo de cambio activo para la moneda seleccionada que está vinculada a Gastos. |
Monto Total del Expediente Moneda Nacional | En este campo se introduce el Monto Total del Expediente de Contrataciones, es calculado automáticamente, es la suma de todos los Detalles de Artículos del Total del Lote (que es el Monto Total del Lote en Moneda Nacional). |
Monto Total del Expediente Moneda Extranjera | En este campo se introduce el Monto Total del Expediente de Contrataciones, es calculado automáticamente, es la suma de todos los Detalles de Artículos del Total del Lote (que es el Monto Total del Lote en Moneda Extranjera). |
Tipo de Revisión | Indica el tipo de revisión que realizará el Organismo Internacional a los documentos de licitación adquiridos mediante materia excluida. |
| Expediente en Suspensión | Se activa automáticamente cuando un expediente se encuentra es estado suspensión activa. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Esta pestaña contiene el Expediente de Contrataciones final aprobado, puede ser uno o más expedientes. |
Pestaña de Validación | Esta pestaña es para las reglas de validación de los Proveedores para el Expediente de Contrataciones, muestra los datos de las Reglas de Validación de Proveedores de la Modalidad de Contrataciones, los usuarios pueden cambiarlos y añadir más reglas de validación si es necesario. |
Pestaña de Tipo de Oferta Requerida | En esta pestaña se deben crear Respuestas para el Expediente de Contrataciones definidas por el Tipo de Respuesta. |
Pestaña de Secciones | En esta pestaña se debe crear un grupo de secciones del expediente de contrataciones, heredadas del tipo de expediente. Los usuarios pueden modificar, añadir o eliminar secciones del expediente de contrataciones. |
Pestaña de Lotes | Un Expediente de Contrataciones puede tener uno o más lotes y cada lote puede tener uno o más detalles de artículos. |
Pestaña de Tipo de Criterio de Evaluación Preliminar | En esta pestaña se mencionan los “Criterios de Evaluación Preliminar de la Oferta” y deben seleccionarse con el botón de Búsqueda. |
Pestaña de Reunión | De esta pestaña se deben seleccionar las Reuniones acerca del Expediente de Contrataciones. |
Pestaña de Proveedores Pre-Seleccionados | Indica los proveedores previamente seleccionados para participar en el proceso de contratación, lista corta. |
Descripción
Un Expediente de Contrataciones puede tener uno o más lotes y cada lote puede tener uno o más detalles de artículos.
Campos que aparecen en la Pestaña de Lotes
Campos | Descripción |
Código | Este es un código único de identificación de la información del Lote. |
Secuencia No | El Número de Secuencia de cada Lote se asigna automáticamente. |
Permitir Adjudicación a Nivel de Artículo | Si el campo está seleccionado indica que el Lote se puede adjudicar por artículo comprado, define si el Expediente de Contrataciones de Lote permite a los proveedores recibir una adjudicación por cada artículo que compren. |
Monto Total Moneda Nacional | En este campo se muestra el monto generado automáticamente con la suma total de los artículos en Moneda Nacional. |
| Monto Total Moneda Extranjera | En este campo se muestra el monto generado automáticamente con la suma total de los artículos en Moneda Extranjera. |
| Monto Total Estimado en Moneda Nacional | Autogenerado por el Sistema, es la suma de los importes estimados de artículos para todos los artículos en moneda nacional. |
| Monto Total Estimado en Moneda Extranjera | Autogenerado por el Sistema, es la suma de los importes estimados de artículos para todos los artículos en moneda extranjera. |
| Monto Impuesto en Moneda Nacional | Monto del impuesto en moneda nacional. |
| Monto Impuesto en Moneda Extranjera | Monto del impuesto en moneda extranjera. |
Mínimo Puntaje Técnica | Esto representa la puntuación de evaluación técnica mínima que requiere una Propuesta para considerarse en cumplimiento. |
Peso Global Técnico | Esto representa el peso general asignado a la Propuesta Técnica. |
Peso Global Financiero | Esto representa el peso general asignado a la Propuesta Financiera. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | En este campo se menciona una forma abreviada de la información del Lote. |
Descripción | En este campo se menciona una descripción breve de la información del Lote. |
Pestaña de Solicitud del Artículo | Contiene los diferentes artículos de la solicitud relacionados con un lote en particular del Expediente de Adquisiciones. |
Pesos de Evaluación Técnica | En este campo se mencionan los Criterios de Evaluación de la Oferta de Tipo “Técnico” y sus valores correspondientes de Peso. |
Descripción
En este campo se mencionan los Criterios de Evaluación de la Oferta de Tipo “Técnico” y sus valores correspondientes de Peso.
Campos que aparecen en la Pestaña de Evaluación Técnica
Campos | Descripción |
Código | En este campo se genera un código único de identificación automáticamente. |
¿Exige el Cumplimiento de Proveedores? | Indica si el proveedor debe cumplir con el criterio técnico en la evaluación de la oferta. |
Peso | Este campo representa el puntaje asignado a los “Criterios de Evaluación de la Oferta” seleccionados. |
| Tipo de Criterio de Evaluación de Oferta | Lista desplegable de los tipos de Criterios de Evaluación de la Oferta con el cual se evaluará a los proveedores según el peso indicado. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre Corto | Nombre del Criterio de Evaluación de Ofertas. |
Descripción | Descripción del Criterio de Evaluación de Ofertas seleccionado. |
Descripción
En esta pestaña se debe crear un grupo de secciones del expediente de contrataciones, heredadas del tipo de expediente. Los usuarios pueden modificar, añadir o eliminar secciones del expediente de contrataciones.
Campos y pestañas de la Pestaña de Secciones
Campos | Descripción |
Orden | El Orden se hereda del tipo de expediente de contrataciones, aunque los usuarios pueden cambiarlo, ninguna sección tiene el mismo que otra sección dentro del mismo expediente. |
Terminado | Si está seleccionado, indica que la Sección del Expediente está finalizada. |
Fecha de Finalización | Este campo se llena automáticamente con la fecha y hora en que se selecciona la casilla Finalizado. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Nombre | En este campo se menciona el nombre de la Sección. |
Descripción | En este campo se menciona una descripción breve de la Sección. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | En este campo se menciona cualquier expediente o archivo relacionado con la Sección. |
Descripción
En esta pestaña se deben crear Respuestas para el Expediente de Contrataciones definidas por el Tipo de Respuesta.
Campos que aparecen en la Pestaña de Tipo de Oferta Requerida
Campos | Descripción |
Tipo | Este campo se refiere al tipo de respuesta al expediente de contratación, define el tipo de Respuesta Requerida que incluye Técnica y Financiera. |
Número | Los usuarios deben introducir el número de propuestas (sobres) por tipo que se necesita. Por ejemplo, podría ser necesario tener dos propuestas técnicas separadas o dos propuestas financieras separadas, etc. |
Descripción
Esta pestaña es para las reglas de validación de los Proveedores para el Expediente de Contrataciones, muestra los datos de las Reglas de Validación de Proveedores de la Modalidad de Contrataciones, los usuarios pueden cambiarlos y añadir más reglas de validación si es necesario.
Campos que aparecen en la Pestaña de Validación
Campos | Descripción |
Regla del Proveedor | En esta pestaña se crea la Regla o Reglas de Validación del Proveedor para el Expediente de Contrataciones. |
(a) Operador Lógico (b) | El operador que se debe utilizar con la Regla de Validación también se selecciona de la casilla desplegable |
Valor | Este atributo contiene el valor a validarse con respecto al valor del Atributo del Proveedor |
Descripción
La comunicación entre proveedores y funcionarios implicados en un proceso de contratación es esencial para una licitación exitosa. Esta funcionalidad registra el proceso de “Preguntas y Respuestas” que se da entre el potencial proveedor y el comprador durante el período establecido para tal fin y previo a la presentación de ofertas.
Navegación
Contrataciones ► Manejo de Preguntas / Consultas
Campos y Pestañas de la pantalla de Manejo de Preguntas / Consultas
Campos | Descripción |
Código | Este es un código único de identificación para la pregunta, se genera automáticamente. |
Estado del Flujo de Trabajo | Representa el estado del proceso de las siguientes maneras: “Creado”, “Solicitado”, “Rechazado”, Publicado o “Aprobado”, el valor por defecto es “Creado”. |
Número | En este campo se menciona el número de la Pregunta dentro de cada Expediente para referencia más fácil. |
Expediente de Compra | En este campo se menciona la Código del Expediente de Contrataciones asociado con la Pregunta. |
Proveedores / Beneficiario | En este campo se menciona el Proveedor que hizo la Pregunta. |
Fecha de Creación | En este campo se menciona la Fecha en que se creó la Pregunta. |
Texto | En este campo se menciona un texto detallado acerca de la pregunta, puede tener hasta 1500 caracteres. |
Nombre del Remitente | En este campo se registra el Proveedor que hizo la Pregunta. |
Número de Teléfono del Remitente | En este campo se menciona el número telefónico del usuario que hizo la pregunta si no es un proveedor registrado. |
Correo Electrónico del Remitente | En este campo se menciona dirección de correo electrónico del usuario que hizo la pregunta si no es un proveedor registrado. |
Tipo Método de Comunicación | El tipo de método de comunicación (teléfono, fax, correo) que utilizó el proveedor para enviar la pregunta se selecciona de las opciones disponibles en la casilla desplegable. |
Tipo de Pregunta | Se usa para clasificar el tipo de pregunta que realiza un proveedor durante el proceso de contratación. |
Creado por | En este campo se registra el usuario que creó la Pregunta de Contrataciones y se muestra automáticamente. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | A través de esta pestaña se adjuntan 0 o más elementos para la Pregunta. |
Pestaña de Respuestas | En esta pestaña se mencionan 0 o más Respuestas a la Pregunta. |
Descripción
En esta pestaña se mencionan 0 o más Respuestas a la Pregunta.
Campos y pestañas que aparecen en la Pestaña de Repuestas
Campos | Descripción |
Código | Este es un código único de identificación para la Respuesta, se genera automáticamente. |
Número | En este campo se menciona el número de la Respuesta dentro de cada Expediente para referencia más fácil. |
Texto | En este campo se menciona un texto detallado acerca de la respuesta, puede tener hasta 1500 caracteres. |
Fecha de Creado | En este campo se registra la Fecha en que se creó la Pregunta. |
Creado Por | En este campo se muestran automáticamente los usuarios que crearon la Respuesta de Contrataciones. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | A través de esta pestaña se mencionan 0 o más elementos para la Pregunta. |
Descripción
Un Proceso de Contratación es la funcionalidad que permite crear o dar de alta al procedimiento que se llevará a cabo dentro del sistema, solo con la creación de este proceso será posible continuar con el registro del Expediente de Compra, documento oficial del procedimiento o modalidad de compra a desarrollar. El Proceso de Contrataciones permanece abierto hasta que todos los Expedientes pertinentes se hayan cerrado o cancelado.
Navegación
Contrataciones ► Procesos de Contratación
Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Proceso de Contratación
Campos | Descripción |
Código | Este campo es un Identificador Único del Proceso de Contrataciones, el sistema lo genera automáticamente. |
Fecha de Proceso | En este campo se genera automáticamente la fecha del Proceso de Contrataciones. |
Número de Referencia | En este campo se debe registrar el Número de Referencia del Proceso de Contrataciones (obligatorio), este número se refiere a la nomenclatura oficial que usa cada entidad para identificar sus procesos de contrataciones, ejemplo: Modalidad+Número+Fuente+Año+Descripción corta (LPI-001-BM-2016 Licitación de Computadoras). |
Tipo de Proceso | Este campo es obligatorio y en él se debe mencionar el Tipo de Proceso de Contrataciones y los valores posibles incluyen: “Una Etapa”, “Dos Etapas” o “Fuente Única”. |
Estado | Este campo es obligatorio y en él se muestra el estado del Proceso de Contrataciones y los valores posibles incluyen: “En Proceso”, “Finalizado” y “Cancelado” |
Unidad Administrativa | Este campo es obligatorio y en él se muestra la Institución del Proceso de Contrataciones. |
Expediente de Precalificación | Este campo es seguido por el botón de búsqueda que proporciona el detalle del Documento de Adquisición de Proveedores. |
Responsable del Proceso | Se debe seleccionar un empleado que estará a cargo de brindar información acerca del proceso de contrataciones y este campo también es obligatorio. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Pestaña de Giro del Negocio del Proveedor | De esta opción se debe seleccionar 1 o más Tipos de Valores de Negocios del Proveedor, se utiliza para filtrar a los Proveedores. |
Pestaña de Regiones | Los usuarios deben seleccionar la región o regiones (1 o varias) donde se necesitan los bienes y/o servicios. |
Pestaña de Interesado Externos | Se debe seleccionar 0 o varios actores clave relacionados con el proceso de contrataciones. |
Pestaña de Proveedores Preseleccionados | Con ayuda de esta opción se debe seleccionar el grupo de 0 o más proveedores que fueron preseleccionados. |
Pestaña de Proveedores de Origen | Con ayuda de esta opción se debe mencionar el grupo de 0 o más proveedores que fueron preseleccionados. |
Pestaña Usuarios Internos Interesados | En esta opción se debe mencionar el grupo de 0 o más usuarios receptores. |
Descripción
El sistema debe tener una lista de personas relacionadas con los procesos, pero las personas que no son usuarios internos o externos. Por ejemplo, las personas que trabajan en instituciones donantes (Naciones Unidas, Banco Mundial) o incluso personas que trabajan dentro de la institución gubernamental, pero no son usuarios del sistema y pueden estar relacionadas con el proceso de adquisición, por ejemplo. Esta entidad tendrá los nombres e información de contacto de otras partes interesadas en caso de que sea necesario enviar notificaciones, etc.
Campos que aparecen en la Pestaña de Interesados Externos
Campos | Descripción |
Código | Este es un código numérico único que se genera automáticamente para cada Otro Actor Clave que se crea. |
Nombre | En este campo de debe mencionar el nombre del Otro Actor Clave. No es obligatorio, y se usa para detallar a otras personas que están interesadas en el proceso y que deberían recibir notificaciones sobre su avance. Ejemplo: Organismo financiador, beneficiario directo, auditor, etc. |
Nombre de la Institución | La información de este campo se relaciona con el Nombre de la Institución en la que está trabajando el actor clave. |
País | En este campo se menciona el país de ubicación del actor clave, se selecciona de la casilla desplegable. |
Idioma Preferido | Se debe seleccionar el idioma preferido para la correspondencia con los actores clave. |
Idioma | En este campo se menciona el idioma específico del país utilizado para registrar la referencia. |
Referencia | En este campo se debe escribir una referencia breve del actor clave. |
Activo | Si está seleccionado indica que Otros Actores Clave está activo. Si no está seleccionado, Otros Actores Clave ya no puede utilizarse y solamente se utiliza como referencia. |
Pestaña de Direcciones | En este campo se menciona el grupo de 1 o más direcciones del Otro Actor Clave. |
Pestaña de Contactos | En este campo se digita la información de contacto (1 o más) del Otro Actor Clave (correo electrónico, teléfono, fax, etc.). |
Descripción
Los usuarios registran recursos presentados por los proveedores con respecto a un expediente de contratación específico en cualquier etapa de un Proceso de Contratación (después de haber sido Publicada / Notificada); sin embargo, normalmente las reclamaciones serán presentadas durante la etapa de "Intención de Adjudicación".
Navegación
Contrataciones ► Recursos
Pestañas y Campos que aparecen en la pantalla de Recursos
Campos | Descripción |
Código | Este es un código único de identificación generado automáticamente o digitado manualmente en base a parámetros del sistema. |
Estado del Flujo de Trabajo | Representa el estado del proceso de las siguientes maneras: “Creado, Solicitado, Aprobado, Rechazado y Cancelado”. Al registrar un Recurso la pantalla quedará en estado aprobado. |
Expediente de Compra | En este campo se selecciona el expediente de Contrataciones relacionado al recurso de la casilla desplegable. |
Evaluación de Oferta | Indica el registro correspondiente a la evaluación de las ofertas presentadas por los proveedores. |
Método de Comunicación | El Método de Comunicación utilizado por el proveedor para notificar el recurso se selecciona de la casilla desplegable de este campo. |
Fecha | La fecha en que se presentó el recurso debe seleccionarse en este campo utilizando el botón de calendario al lado del mismo. |
Proveedores/Beneficiario | El Proveedor se escoge del catálogo de proveedores en este campo utilizando la casilla desplegable. |
Remitido por | Denota al responsable del recurso. |
Tipo de Recurso | Tipo de objeción/protesta interpuesta por los proveedores a un proceso de contratación. |
Pestaña de Razones de Recurso | Esta pestaña permite a los usuarios agregar comentarios y adjuntos pertinentes a la razón del recurso. |
Pestaña de Contacto | Esta pestaña permite a los usuarios digitar información de contacto del proveedor. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Opción de adjuntar documentos/archivos relacionados al recurso interpuesto al proceso de contratación. |
Descripción
Esta pestaña permite a los usuarios agregar información del contacto del proveedor.
Campos que aparecen en la Pestaña de Contactos
Campos | Descripción |
Contacto Principal | Si está seleccionado esta sería la información de contacto principal para contactar el proveedor. |
Tipo de Contacto | La forma de comunicación del contacto se selecciona de la casilla desplegable de este campo, las opciones disponibles incluyen: “Correo Electrónico”, “Fax”, “Celular”, “Beeper”, “Teléfono” y “Sitio Web”. |
Ubicación | La ubicación del contacto se selecciona de la casilla desplegable de este campo, las opciones disponibles incluyen: “Domicilio”, ”Trabajo” y ”Desconocida”. |
Contacto | En este campo se introduce el valor de contacto del proveedor, los valores aceptables se determinan por el “Tipo de Contacto” (por ejemplo 613-111-111, direcciondecorreofalsa@falsa.com). |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Descripción | Se digita una breve descripción de la información de contacto del proveedor. |
Descripción
Esta pestaña permite a los usuarios agregar comentarios y adjuntos pertinentes a la razón del recurso (Motivo del Reclamo).
Campos y pestañas de las Razones de Recursos
Campos | Descripción |
Código | Este es un código único generado automáticamente o digitado manualmente en base a los parámetros del sistema. |
Razón de Recurso | En este campo se selecciona la razón general del proveedor para realizar el recurso, se selecciona utilizando la lista desplegable. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Descripción | En este campo se menciona una breve descripción de la razón del recurso. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Permite a los usuarios agregar adjuntos relacionados con la razón del recurso. |
Descripción
Esta funcionalidad se utiliza para registrar en el sistema las Ofertas recibidas de los proveedores, y todos los detalles relacionados a los mismos ejemplos: fecha de recepción, período de validez.
Navegación
Contrataciones ► Registro de Ofertas
Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Registro de Ofertas
Campos | Descripción |
Código | Este es un código único de identificación digitado manualmente por los usuarios o generado automáticamente en base a parámetros. |
Expediente de Compra | En este campo se registra el Código del Expediente de Compras, se selecciona de la casilla de búsqueda disponible. |
Proveedor | Búsqueda o selección mediante el Código del Proveedor del cual se registrará Ofertase selecciona del botón de búsqueda disponible para el campo. |
Fecha de Registro de Oferta | La fecha en que la se envió o guardó, se genera automáticamente para este campo. |
Fecha de Recepción de Oferta | La fecha en que se recibió la se introduce en este campo utilizando el botón de fecha de calendario. |
Entregado por | En este campo se debe registrar el nombre de la persona que entrega la Oferta al Expediente de Contrataciones. |
Estado | En este campo se muestra el estado del Registro de la Respuesta. |
| Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Razones de Cancelación | El motivo actualizado de la cancelación. |
Periodo de Validez de Oferta (Días) | En este campo se muestra el número de Días de Validez de la Oferta se genera automáticamente pero también puede digitarse manualmente. |
Fecha de Validez de la Oferta | La Fecha de Validez del Registro de la Oferta se genera automáticamente, depende del periodo de validez introducido en el campo anterior. |
Garantía de la Oferta Válida hasta la Fecha | En este campo se registra la fecha en la que expira la garantía de validez de la oferta, desde el botón de fecha de calendario que está disponible a un lado del campo. |
Monto de Garantía de la Oferta | En este campo se menciona el valor monetario de la garantía de validez de la Oferta. |
Pestaña de Detalles | Este campo contiene el Nombre de la Oferta que se muestra automáticamente desde el Expediente de Compra. |
Descripción
Este campo contiene el Nombre de la Oferta que se muestra automáticamente desde el Expediente de Compra.
Campos y pestañas que aparecen en la Pantalla de Detalles
Campos | Descripción |
Código | Este es un código de identificación único que se muestra automáticamente para el Detalle de la Oferta. |
Nombre Oferta | En este campo se menciona el nombre de la Oferta, se genera automáticamente. |
Precio | En este campo se menciona el precio de la oferta del proveedor. |
Detalle de la Oferta Recibida | Debe seleccionarse de las opciones disponibles en la casilla desplegable, los valores posibles son: “Recibida”, “No Recibida” y “No seleccionada”. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Comentarios | En este campo se debe digitar información y comentarios adicionales acerca del Detalle de la Oferta. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Desde esta pestaña se añaden 0 o más adjuntos para el Nombre del Detalle de la Oferta. |
Descripción
La funcionalidad de Resolución de Recurso contiene un registro de los recursos presentados por proveedores y de la respuesta a los mismos emitidos por la autoridad competente.
La Resolución de un Recurso resulta en una de las siguientes acciones: Cancelación o Nulidad del Proceso de Contratación, Intención de Adjudicar al Segundo mejor oferente, Recurso No ha lugar, o improcedente o sin información suficiente para justificarlo.
Navegación
Contrataciones ► Resolución de Recurso
Pestañas y Campos que aparecen en la pantalla de Resolución de Recurso
Campos | Descripción |
Código | Este es un código único de identificación digitado manualmente por los usuarios o generado automáticamente en base a parámetros. |
Estado del Flujo de Trabajo | Indica los estados del flujo de trabajo, tales como “Creado, Solicitado, Aprobado, Publicado, Cancelado”. |
Recurso | En este campo se selecciona el tipo de recurso que se está registrando, haciendo clic en el botón de búsqueda encontrará: Recurso de Aclaración, Recurso de Impugnación o Recurso de Nulidad. |
Tipo de Resolución | El Tipo de Resolución de Recurso que se realizó se selecciona haciendo clic en el botón de búsqueda de este campo. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Decisión | En este campo se digita la decisión tomada por la autoridad competente acerca del Recurso presentado originalmente. |
Justificación | En este campo se menciona una justificación breve o soporte para la Decisión. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Utilizando esta pestaña se agregan 0 o más archivos relevantes para soportar la Resolución del Recurso. |
Pestaña de Información Adicional | Desde esta pestaña se añade mayor información relacionada al recurso al proveedor si el recurso requiere alguna aclaración o información más específica. |
Pestaña de Miembros de Comité | Son los miembros que integran el Comité de Evaluación de un proceso de compra o licitación. |
Descripción
Si el comité considera que parte de la información proporcionada por el proveedor como parte del recurso necesita ser aclarada o más específica, el Usuario Responsable del Recurso puede ponerse en contacto con el Proveedor para reunir más información sobre dicho recurso.
Campos que aparecen en la Pestaña de Información Adicional
Campos | Descripción |
Código | Este es un código único de identificación que el sistema genera automáticamente. |
Fecha de Información Requerida | La fecha en que se requiere la información se selecciona del botón de Calendario de este campo. |
Fecha de Respuesta del Proveedor | La fecha en que respondió el proveedor se registra en este campo utilizando el botón de Calendario disponible en el mismo. |
Estado | El estado de la respuesta se selecciona de las opciones disponibles en la casilla desplegable, hay dos opciones: Respuesta pendiente y Respuesta enviada. |
Solicitud Método de Comunicación | El método de comunicación de la solicitud se selecciona de la casilla desplegable disponible para este campo. |
Respuesta Método de Comunicación | El método de comunicación utilizado para responder se selecciona de la casilla desplegable disponible para este campo. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Respuesta del Proveedor | En este campo se menciona la descripción breve acerca de la respuesta del proveedor. |
La Información Requerida | La información requerida se digita en este campo. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | La respuesta del proveedor se añade utilizando esta pestaña. |
Descripción
Esta entidad contiene expedientes que funcionan como una suspensión en un expediente de compra, la intención de crear una nueva entrada aquí tiene la intención de congelar un expediente de compra durante un período de tiempo.
Navegación
Contrataciones ► Suspensión de Expediente de Compra
Campos de la pantalla de Suspensión de Expediente de Compra
Campos | Decripción |
Código | Este campo se refiere al código único de identificación del Expediente que es generado por el sistema. |
Expediente de Compra | El campo donde se selecciona el Expediente de Compra que se suspenderá. |
Estado del Flujo de Trabajo | Representa el estado del proceso de las siguientes maneras: “Creado”, “Solicitado”, “Cerrado”, “Aprobada” o “Cancelado”, el valor por defecto es “Creado”. |
Número de Referencia | En este campo se debe mencionar el Número de Referencia heredado y se utiliza para localizar el Expediente. |
Idioma | Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español. |
Justificación | En este campo se agrega una justificación o información general con respecto a la suspención. |
Creado por | El sistema lo muestra automáticamente al momento de creación del registro. |
Fecha de Creación | Este campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos de la fecha en la cual se creó el registro. |
Aprobado por | Este campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos del usuario que realiza aprobación, campo asignado por el sistema. |
Fecha de Aprobación | Fecha en que el usuario aprueba el registro. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Los usuarios pueden adjuntar archivos que son relevantes como soporte para la Suspensión de Expediente de Compra. |