Compras

El Subsistema de Compras y Contrataciones contempla todas las diferentes etapas relacionadas a la planificación, ejecución y adjudicación de procesos compras y contrataciones.

El Subsistema de Compras y Contrataciones posee procesos principales y las funcionalidades necesarias para el adecuado funcionamiento del módulo, entre dichos procesos también se considera la interacción con otros Subsistemas del SIGAF-GRP, así como también la interacción con sistemas externos.

Para la correcta ejecución de las compras y contrataciones, el SIGAF-GRP incluye los procesos integrados que orquestan la ejecución de compras en las modalidades descritas; desde el PAC, la solicitud de compra y su vinculación con el CBS, generación del pre compromiso, registro de los procesos de adquisición/contratación incluyendo sus respectivas etapas y validaciones, recepción de ofertas, evaluación de ofertas técnicas y financieras en los distintos métodos de evaluación y adjudicación. También incluye la generación de Órdenes de Compra e interfaces hacia el Portal Único de Contrataciones (SISCAE) para la publicación de los hitos más importantes de un proceso de compra o licitación.

El propósito del Subsistema de Compras y Contrataciones es el de brindar a las instituciones y organizaciones de la administración pública, una herramienta de registro, ejecución y análisis en sus gestiones de adquisiciones de bienes y servicios. Desde la herramienta, los usuarios pueden realizar la planificación de sus procesos, generar solicitudes de compra y desarrollar todas las etapas del proceso de compra o licitación.

Catálogos de Soporte

Los Catálogos de Soporte para el módulo de Compras se constituyen en una serie de elementos de características similares y comunes a la gestión de compras y contrataciones, que se utilizan como auxiliares en el registro de los procesos de compras. Estos crean, configuran y adaptan para soportar la extensibilidad del sistema.

Adicionalmente, permite que los usuarios puedan determinar el comportamiento y las validaciones de los procesos.

Algunas de las características de los catálogos soporte son:

Poseen elementos específicos vinculados a la gestión de compras y contrataciones del gobierno y sustentados en la leyes y normas pertinentes.
Rápida habilitación para su implementación, configuración y cambio.
Una base extensible de nuevas aplicaciones disponibles para el usuario.

Compradores

Descripción

El objetivo de esta función es brindar un catálogo de Compradores o funcionarios públicos a cargo de la gestión de compra vinculado a una Unidad Administrativa responsable. La tarea de un comprador es realizar todas las actividades necesarias para la compra, asegurando que los de bienes y servicios solicitados, sean adjudicados, adquiridos y entregados por el proveedor en las cantidades, calidad y tiempo oportuno.

Navegación

Compras ► Catálogos de Soporte ► Compradores

Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Comprador

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Compradores.
Activo	El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, el comprador no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.
Servidor Público	Es el nombre del servidor público que se asignó como comprador.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Descripción	Es una descripción breve del comprador.
Pestaña de Unidades Administrativas Compradoras	Seleccionar la Unidad Administrativa a que corresponde el Comprador autorizado para ejecutar compras.

Pestaña de Unidades Administrativas Compradoras

Descripción

Seleccionar la Unidad Administrativa a que corresponde el Comprador autorizado para ejecutar compras.

Campos de la pestaña de Unidades Administrativas Compradoras

Campos	Descripción
Unidad Administrativa	Dato alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas, utilice cualquier combinación de filtros para realizar la búsqueda, posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Buscar” con el fin de seleccionar la Unidad Administrativa que desea seleccionar en el catálogo.
Comprador Central	Dato Lógico, si es verdadero será el comprador central de esta Unidad Administrativa, si el campo es falso no será el comprador central de esta Unidad Administrativa.

Forma de Entrega

Descripción

Las Formas de Entrega son los medios a través de los cuales se entregan los bienes comprados desde el proveedor hasta el almacén y viceversa, puede ser por carretera, mensajería, tren, vía aérea, etc., dicho catálogo se utilizará en las recepciones de bienes, devolución de bienes, solicitudes de compra y órdenes de compra.

Navegación

Compras ► Catálogos de Soporte ► Forma de Entrega

Campos que aparecen en la Forma de Entrega

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Forma de Entrega.
Activo	El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, la Forma de Entrega no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre Corto	Nombre de la Forma de Entrega.
Descripción	Es una descripción breve de la Forma de Entrega.

Justificación de Utilización de la Modalidad de Compra

Descripción

El Catálogo de Justificación de Utilización de la Modalidad de Compra es un requerimiento para utilizar un procedimiento de compra al crear una solicitud de compra, aprobado por la máxima autoridad. Aplica para procedimientos de uso restringido como por ejemplo: Contratación Simplificada o Contratación Directa.

Navegación

Compras ► Catálogos de Soporte ► Justificación Utilización Modalidad de Compra

Campos que aparecen en la pantalla de Justificación de Utilización de la Modalidad de Compra

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la Justificación de Utilización de Modalidad de Compra.
Origen	Listado desplegable, define si la fuente es Importación de Dato o Manual.
Activo	El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, la cláusula de compras no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.
Modalidad de Compra	Muestra el catálogo de las distintas modalidades o procedimientos de compra y contrataciones.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre Corto	Nombre de la Cláusula de Compras.
Descripción	Es una descripción breve de la Cláusula de Compras.

Justificación de la Compra

Descripción

La función de Justificación de la Compra permite a los usuarios crear una lista de justificaciones predefinidas que pueden seleccionarse al momento de crear una Solicitud u Orden de Compra.

Navegación

Compras ► Catálogos de Soporte ► Justificación de la Compra

Campos que aparecen en la pantalla de Justificación de la Compra

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la Justificación de la Compra.
Activo	El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, la cláusula de compras no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre Corto	Nombre de la Cláusula de Compras.
Descripción	Es una descripción breve de la Cláusula de Compras.

Modalidades de Recepción

Descripción

Contiene información de las Modalidades de Recepción en bodega así mismo recepciones de servicios, tales como: Orden de Compra, Préstamo, Donación, Expropiación, etc.

Navegación

Compras ► Catálogos de Soporte ► Modalidades de Recepción

Campos de la pantalla de Modalidad de Recepción

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación Único de la Modalidad de Recepción.
Activo	El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, esta modalidad de recepción no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.
Requiere Orden de Compra	Valor lógico, será Verdadero si requiere Orden de Compra, para este caso particular deberá ser Falso.
Requiere Fechas de Vigencia	Valor lógico, será Verdadero si requiere Fecha de Vigencia, esto aplica en caso que las recepciones se asocien a préstamos.
Genera Comprobante Contable	Valor lógico, será Verdadero si requiere Comprobante de Gastos. Para este caso particular deberá ser Falso.
Genera Comprobante de Ingresos	Valor lógico, será Verdadero si requiere Comprobante de Ingresos. Para este caso particular deberá ser Falso.
Es Visible en Bienes de Uso	Si está marcada, indica si se trata de un visible en Bienes de Uso. La modalidad de recepción se podrá seleccionar para utilizarse en cualquier otra transacción.
Es Usado en Modulo de Bienes de Uso	Si está marcada, indica si se utiliza en el módulo de Bienes de Uso.
Es Usado en Modulo de Bienes de Consumo	Si está marcada, indica si se utiliza en el módulo de Bienes de Consumo.
Es visible en la Nota de Recepción	Si está marcada, indica si se trata de un visible en Nota de Recepción/Devolución de Bienes y Servicios.
Genera Comprobante de Ingresos y Gastos	Si está marcada, indica que un Comprobante de Gastos y un Comprobante de Ingresos se creara cuando la Nota de Recepción/Devolución de Bienes y Servicios llegue a estado de Aprobado.
Tipo de Propiedad del Activo Fijo	Seleccionar del menú desplegable el tipo de propiedad del activo.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre	Es una descripción breve de la Razón del Estado del Artículo.
Descripción	Es una descripción más detallada de la Razón del Estado del Artículo.

Plazo de Entrega

Descripción

Un Plazo de Entrega es una condición especial que aplica a la entrega de bienes adquiridos desde el local de un proveedor una Unidad Administrativa y viceversa, por ejemplo: si los bienes o servicios deben entregase de un día para otro en un periodo de 10 días, etc., los plazos de entrega se pueden utilizar al crear solicitudes de compra y órdenes de compra.

Navegación

Compras ► Catálogos de Soporte ► Plazo de Entrega

Campos que aparecen en el Plazo de Entrega

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Plazo de Entrega.
Activo	El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, el Plazo de Entrega no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre Corto	Nombre del Plazo de Entrega.
Descripción	Es una descripción breve del Plazo de Entrega.

Tipo de Orden de Compra

Descripción

La función de Tipo de Referencia de Orden de Compra almacena los tipos de Órdenes de Compra que se emiten tal como Complementaria y de Readjudicación.

Navegación

Compras ► Catálogos de Soporte ► Tipo de Orden de Compra

Campos que aparecen en la pantalla de Tipo de Referencia de la Orden de Compra

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la Tipo de Referencia de la Orden de Compra.
Origen	Listado desplegable, define si la fuente es Importación de Dato o Manual.
Activo	El valor por defecto es verdadero, si este se cambia a falso, la cláusula de compras no podrá seleccionarse para utilizarse en cualquier otra transacción donde se utilice dicho catálogo y permanecerá solamente como referencia.
Tipo de Referencia de la Orden de Compra	Lista Desplegable. Indica la clasificación de la Orden de Compra.
Fecha de Registro	Indica la fecha de creación.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Descripción	Es una descripción breve de la Cláusula de Compras.

Goods Returned Notes Listing Report

Decripción

Este reporte enumera todas las Notas de Bienes Devueltos, y los muestra por la Orden de Compra asociada. Este reporte le permite determinar las órdenes de compra que se han procesado y los bienes que se han devuelto de su organización, además del valor monetario y la cantidad de los bienes devueltos. El reporte puede ser filtrado por diferentes criterios, incluyendo Ejercicio Presupuestario, Período Presupuestario, Proveedor y Nota de Bienes Devueltos.

Navegación

Compras ► Reportes ► Listado de Notas de Bienes Devueltos

Campos de Filtro del Reporte de Listado de Notas de Bienes Devueltos

Campo	Descripción
Ejercicio Presupuestario	Corresponde al ejercicio presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción, dato el cual servirá de filtro.
Período Presupuestario	Corresponde al período presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción, el cual servirá de filtro.
Tipo de Nota	Campo solo de lectura, generado automáticamente por el sistema como Devolución.
Nota de Devolución	Número de Nota de Devolución (parámetro opcional) que se puede utilizar como criterio de filtro.
Proveedor/Beneficiario	Código del Proveedor asociado a la Recepción/Devolución de Bienes y Servicios, el cual servirá de filtro.
Estado	Estado de la lista de artículos recibidos como Creado, Solicitado, Aprobado y Cancelado.
Fecha de Emisión	Introduzca rango de fecha Dede - Hasta (parámetro opcional) que se puede seleccionar mediante el icono de calendario para restringir los datos filtrados a cualquier cosa después de una cierta fecha
Comentario	Notas o comentarios adicionales a la salida del informe con este campo.
Ordenar Por	Haga clic en los botones, para añadir y borrar criterios de filtro desde/hasta la lista seleccionada y haga clic en los botones, para mover los artículos en la lista seleccionada hacia arriba y hacia abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan.
Nota de Recepción	Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja.

Orden de Compra

Descripción

Una Orden de Compra es un documento contractual mediante el cual un proveedor se compromete a entregar bienes o servicios especificados a un precio estipulado, una vez que este la acepta, y el comprador se compromete a pagar por los bienes o servicios recibidos en los términos especificados en la orden de compra.

En el sistema se podrán crear Órdenes de Compra que nacen desde una gestión de compras y contrataciones, o bien Ordenes de Compras de tipo manual, que nace de la necesidad de formalizar un compromiso contractual que no nació de un proceso de compra. Ejemplo: compra de cupones combustible.

Al igual que con las solicitudes, los usuarios pueden crear órdenes de compra con varios artículos, los que a su vez, pueden recibirse en varias entregas. Para definir una orden de compra se puede utilizar una solicitud de compra única, solicitudes agrupadas o ninguna, el sistema permitirá vincular solicitudes a una Orden de Compra solamente si es definido en la configuración.

Navegacion

Compras ► Orden de Compra

Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Orden de Compra

Campos	Descripción
Orden de Compra No.	Código de identificación único generado automáticamente que representa la Orden de Compra.
Estado del Flujo de Trabajo	Muestra las diferentes etapas de transición del flujo de trabajo y estados del proceso. Cada transición debe ser realizada por el funcionario autorizado y con el rol correspondiente. Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Creado) hasta que finaliza el proceso (Aprobada)
Fecha de la Orden de Compra	Especifique la fecha en que la Orden de Compra se emitirá.
Fecha de Vencimiento	Este campo define la fecha en la que la Orden de Compra expirará.
Número de Referencia	Este campo indica que el número de referencia se utilizará para almacenar referencia o licitanción o cualquier otro número para soportar la compra.
Ejercicio Presupuestario	Seleccione el Año Fiscal para el Presupuesto que será afectado por la Orden de Compra.
Período Presupuestario	Seleccione el Periodo Fiscal para el Presupuesto que será afectado por la Orden de Compra
Solicitudes Adjuntas	Los usuarios pueden especificar un grupo de Solicitudes de Compra, que son solicitudes de materiales.
Fecha de Entrega Desde	Se calcula desde la Fecha de Entrega, sería la fecha de entrega más cercana en las Entregas.
Fecha de Entrega Hasta	Se calcula desde la Fecha de Entrega, sería la fecha de entrega más lejana en las Entregas.
Estado del Pedido	El valor por defecto es “Abierta”, la Orden de Compra está abierta mientras no se hayan completado las entregas acordadas, una vez se recibieron los artículos y se registró la factura para devengar el pago, la Orden de Compra cambia a estado “Cerrada”
Estado del Registro	Esto está relacionado con la publicación de la Orden de Compra (es decir, Guardada o Guardada Temporalmente).
Razón de Espera	Lista Desplegable de Razones cuando una Orden de Compra será descartada.
Tipo de Orden de Compra	Especifica si la Orden de Compra creada será de tipo Complementaria o de Readjudicación.
Orden de Compra Original	Orden de Compra de referencia activa para generar órdenes de compra complementaria y de re adjudicación.
Moneda	Si se ha especificado una moneda en el registro del Proveedor, entonces esa Moneda aparecerá por defecto, los usuarios deben seleccionar la moneda.
Tipo de Cambio	Muestra el valor especificado en la Tabla de Moneda.
Bienes/Servicios Monto en Moneda Nacional	Valores calculados por el sistema de acuerdo al monto nacional total de todos los Bienes/Servicios de la Orden de Compra.
Bienes/Servicios Monto en Moneda Extranjero	Valores calculados por el sistema de acuerdo al monto extranjero total de todos los Bienes/Servicios de la Orden de Compra.
Total Monto en Moneda Nacional	Montos nacionales calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra.
Total Monto en Moneda Extranjera	Montos Extranjeros calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra.
Fuente de Comprobante	Valor generado por el sistema que indica la fuente del Comprobante.
Comprobante de la Fuente Externa	El sistema actualizará este campo si el atributo Fuente de Comprobante es igual a “Otra Fuente Externa”, para mostrar la fuente del comprobante externo.
Documento de Origen	Muestra el número del Expediente de la Fuente si la Fuente del Comprobante es Externa.
Compromiso	El sistema creará el compromiso presupuestario automáticamente una vez aprobada la Orden de Compra creada.
Proveedor / Beneficiario	Debe traerlo automáticamente desde la adjudicación de la contratación el Código del Proveedor que está brindando los Bienes y Servicios.
Forma de Entrega	Medio por el cual se entregarán los bienes comprados desde el local de proveedor hasta la organización del Usuario.
Plazos de Entrega	Un término de entrega es una condición especial que aplica a la entrega de bienes adquiridos de un proveedor.
Modalidad de Compra	Código de la Modalidad de Compra, se utiliza para determinar las aprobaciones y el flujo de trabajo de la Orden de Compra.
Oficina de Compras	Viene automáticamente y seleccionar la Código de la Oficina de Compras.
Enviar A	Esta es la ubicación donde se enviará la orden de compra, la institución “Enviar A” será una ubicación receptora.
Facturar A	Este campo indica la oficina a la que se enviará la Factura.
Inspeccionado En	La ubicación donde se inspecciona la Orden de Compra.
Se Ejecuta con Fuente Externa de Proyecto	Los usuarios deben seleccionar este atributo para indicar si la OC se efectuara con fuente de proyecto.
Solicitante	Este campo indica la Código del Solicitante, es la oficina que crea a Solicitud.
Código Proyecto	Los usuarios pueden usar el código del proyecto como referencia.
Creado Por	El sistema lo muestra automáticamente al momento de creación del registro.
Fecha de Creación	El sistema la muestra automáticamente al momento de creación del registro.
Aprobado Por	El sistema lo muestra automáticamente cuando el flujo de trabajo correspondiente llega a su etapa final de Aprobación.
Fecha de Aprobación	Muestra la fecha en la que se aprueba la OC.
Idioma	Idioma en el que se documentó la Orden de Compra.
Descripción	Describe el objetivo de la OC, también puede utilizarse para capturar información contextual que sirva de soporte para una excepción a una política de compras.
Instrucciones Especiales	Instrucciones especiales de entrega, etc.
Justificación Única de la Fuente	Criterios que justifican la selección de un Proveedor de Fuente Única, es decir, Orden de Compra Abierta, etc.
Es Enmienda del Contrato	Los usuarios deben seleccionar este atributo si la OC es contra enmienda al Contrato.
Administrar Contratos	Si el valor del campo Enmienda al Contrato es verdadero, este campo es obligatorio, los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar el contrato.
Usa Porcentaje	Los usuarios deben seleccionar este atributo para indicar si la OC utilizará el porcentaje.
Pestaña de los Artículos de la Orden de Compra	Uno o más artículos de la orden de compra.
Pestaña de Cláusulas	Para algunas OC, los usuarios podrán adjuntar una o más cláusulas estándar.
Pestaña de Archivos Adjuntos	Los usuarios pueden adjuntar archivos que son relevantes como soporte para la Orden de Compra.

Pestaña de Artículos de la Orden de Compra

Descripción

Una Orden de Compra está compuesta por Artículos, cada Artículo puede referirse a un Bien o a un Servicio.

Campos que aparecen en la Pestaña de Artículos de la Orden de Compra

Campos	Descripción
Número del Artículo	Número generado por el sistema empezando por 1 para cada Orden de Compra.
Referencia Oferta Adjudicada	Número de referencia de la Oferta Adjudicada.
Estado	Muestra si el Artículo de la Orden de Compra está abierto y puede convertirse en Comprobante de Gasto, los valores posibles son: abierto y cerrado.
Artículo del CBS	Los usuarios deben seleccionar un Artículo del Catálogo de Artículos, una vez que se ha seleccionado la Código del artículo, la siguiente información se mostrará automáticamente en los siguientes campos: Categoría del Artículo, Unidad de Medida, Precio Unitario ME, Codificación y Descripción.
Catálogo de Bienes y Servicios (CBS)	Una vez que se ha seleccionado el artículo, aparecerá la Código de la Categoría del artículo seleccionado, se utiliza si es necesario que los bienes a adquirir estén en una categoría.
Unidad de Medida	Si la Código del artículo está seleccionada, el sistema reproducirá la Unidad de Medida definida para el Artículo, la cual no podrá modificarse.
Precio Unitario en Moneda Nacional	Para capturar el Precio Unitario Nacional del Artículo.
Precio Unitario en Moneda Extranjera	Para capturar el Precio Unitario Extranjero del Artículo.
Cantidad	Este campo indica la cantidad inicial de la orden de compra y el sistema lo muestra automáticamente.
Cantidad Recibida	El sistema lo actualizará automáticamente cuando se crea una “Nota de Bienes/Servicios Recibidos/Devueltos” para el artículo actual.
Cantidad Pendiente	Valor calculado o actualizado que es igual a la: Cantidad Original – Cantidad Recibida.
Precio Estimado en Moneda Nacional	Valores calculados por el sistema (Precio Unitario x Cantidad, para MN).
Precio Estimado en Moneda Extranjera	Valores calculados por el sistema (Precio Unitario x Cantidad, para ME).
Monto Impuestos en Moneda Nacional	Montos nacionales calculados por el sistema de los valores respectivos de los Artículos de la Orden de Compra.
Monto Impuestos en Moneda Extranjero	Montos extranjeros calculados por el sistema de los valores respectivos de los Artículos de la Orden de Compra.
Monto Total en Moneda Nacional	Montos nacionales calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra
Monto Total en Moneda Extranjera	Montos Extranjeros calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra
Tolerancia de Precio	La Orden de Compra se crea por un Precio mayor o menor que el de la Solicitud original, el sistema rechazará los Bienes Recibidos, Bienes Devueltos y Comprobantes de Gasto de la Orden de Compra si cualquiera de los niveles establecidos aquí se excediese.
Tolerancia de Cantidad	El valor de la Orden de compra viene desde la adjudicación, el nivel de tolerancia se parametrizará conforme a lo que estipula la Ley (10%) La Orden de Compra, el sistema permite especificar una Tolerancia o variación de Cantidad. Los parámetros del Porcentaje de Tolerancia por Defecto para la Cantidad se han definido y estos serán los valores por defecto en estos campos, aunque pueden cambiarse si es necesario. El sistema rechazará los Bienes Recibidos, Bienes Devueltos y Comprobantes de Gasto de la Orden de Compra si alguno de los niveles establecidos aquí se excediese.
Codificación Financiera	Dato codificación financiera - debe complementar la Codificación Financiera seleccionando el botón “Ver Elementos”, corresponde a la combinación de códigos financieros que determinaran la afectación Financiera.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Descripción	Descripción del Artículo de la Orden de Compra.
Pestaña de Entregas de Artículo de la Orden de Compra	Las Entregas del Artículo de la Orden de Compra se definen en esta sección.
Pestaña de Archivos Adjuntos	Cero o más archivos adjuntos que puedan utilizarse como documentos de soporte para el Artículo de la Orden de Compra.
Pestaña de Imágenes	Cero o más imágenes, el sistema permite archivos de tipo BMP, GIF y JPG y mostrará la imagen del primer archivo.

Pestaña de Entregas del Artículo de la Orden de Compra

Descripción

El sistema permite crear varias entregas por pedido. Antes de que se cree una nueva entrega de artículo, el sistema verificará que no se excederán las cantidades de cada de pedido.

Campos que aparecen en la Pestaña de Entregas de Artículos de la Orden de Compras

Campos	Descripción
Número de Entrega	Número de Serie generado automáticamente que inicia con 1 para cada Artículo de la Solicitud, este campo es Solamente de Lectura y el Sistema lo Calcula/Actualiza.
Estado	El sistema lo asigna automáticamente, los valores posibles son: Abierto/Cerrado, el valor por defecto es Abierto y muestra si la Entrega del Artículo está abierto y puede convertirse en Orden de Compra.
Cierre Automático de la Solicitud de Compra	Si los usuarios lo cambian a VERDADERO, el sistema cerrará la Entrega del Artículo de Solicitud de Compra automáticamente.
Ejercicio Presupuestario	Año Fiscal del Comprobante, el valor por defecto es el Año Fiscal actual.
Periodo Presupuestario	Periodo Fiscal del Comprobante, el valor por defecto es el Periodo Fiscal actual.
Fecha de Entrega Desde	Fecha de Entrega Inicial
Fecha de Entrega Hasta	Fecha de Entrega Final.
Cantidad	Para capturar la cantidad de la Entrega, el valor por defecto es igual a la cantidad total del artículo relevante de la primera entrega, luego para las Entregas siguientes el valor por defecto es igual a la cantidad total del artículo relevante – la cantidad total de las Entregas anteriores. Por ejemplo, si la cantidad del Artículo relevante es 5, el valor por defecto para la primera Entrega será 5, si los usuarios cambian la cantidad a 3, el valor por defecto para la Segunda Entrega es 2.
Cantidad Recibida	Autogenerada. Se actualiza cuando se reciben los productos/servicios en bodega contra lo requerido en la orden de compra.
Monto Moneda Nacional	Este campo es Solamente de Lectura y el Sistema lo Calcula/Actualiza, es igual al Precio Unitario Nacional (del Artículo relevante) X Cantidad de la Entrega.
Monto Moneda Extranjera	Este campo es Solamente de Lectura y el Sistema lo Calcula/Actualiza, es igual al Precio Unitario Extranjero (del Artículo relevante) X Cantidad de la Entrega.
Monto Impuesto en Moneda Nacional	Monto del impuesto descontado en moneda nacional.
Monto Impuesto en Moneda Extranjera	Monto del impuesto descontado en moneda extranjera.
Monto Total Moneda Nacional	Monto total en moneda nacional igual a la suma del precio unitario por la cantidad de los bienes más el impuesto.
Monto Total Moneda Extranjera	Monto total en moneda extranjera igual a la suma del precio unitario por la cantidad de los bienes más el impuesto.
Ubicación de Recepción	Lugar donde se recibirán los productos/servicios adquiridos.
Pestaña de Información sobre Impuestos	Para los Artículos ordenados en Moneda Nacional, los usuarios pueden definir los Impuestos que aplican a las Entregas individuales. Para hacer esto, active la Pestaña de Información sobre Impuestos y cree los elementos de Información Fiscal que aplican, el sistema calculará el Impuesto Total adecuado para cada Entrega, de acuerdo a las tasas Fiscales definidas y mostrará los totales en los campos Monto Fiscal MN y/o Monto Fiscal ME, ubicados en la pantalla de Entrega de la Solicitud de Compra.
Pestaña de Archivos Adjuntos	Cero o más archivos adjuntos que pueden utilizarse como documentos de soporte para la Entrega de Solicitud de Compra.

Pestaña de Información sobre Impuestos

Descripción

El objetivo de esta pestaña es almacenar la información relacionada con impuestos para la orden de compra.

Campos que aparecen en la Pestaña de Información sobre Impuestos

Campos	Descripción
Número de Serie	Autogenerado. Inicia con uno por cada orden de compra generada.
Impuesto	Impuesto activo para la compra.
El Precio Incluye Impuesto	Indica si el precio ofertado incluye el precio o deberá adicionarse.
Porcentaje de Impuesto	Muestra el % efectivo del impuesto seleccionado.
Agregar/Deducir	Indica si él % es deducido o agregado al precio.
Monto del Impuesto en Moneda Nacional	Muestra el monto total en moneda nacional del impuesto.
Monto del Impuesto en Moneda Extranjera	Muestra el monto total en moneda extranjera del impuesto.

Pestaña de Cláusulas

Descripción

Esta pestaña permite adjuntar a la solicitud de compra, cláusulas de compras creadas previamente.

Campos que aparecen en la Pestaña de Cláusula

Campos	Descripción
Número de Serie	Código de identificación único generado automáticamente.
Justificación de la Compra	El sistema brindará una lista de Cláusulas Activas definidas en la Entidad de Cláusulas de Compras, el sistema mostrará la Descripción de la Cláusula una vez que se seleccione la Código.
Mostrar Orden	Para definir el orden de la Cláusula seleccionada para imprimirse en la Orden de Compra.

Pestaña de Solicitudes Adjuntas

Descripción

Esta pestaña permite adjuntar una Requisicion de Compra con la Orden de Compra.

Campos de la Pestaña de Solicitudes Adjuntas

Campos	Descripción
Solicitud de Compra	Número de la Solicitud de Compra de la solicitud adjunta, el sistema no permitirá adjuntar la misma solicitud más de una vez a la misma OC. Se generará un hipervínculo para abrir los detalles de la solicitud adjunta.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Comentario	El usuario puede dejar comentarios al adjuntar la solicitud.
Pestaña de Artículos de la Solicitud de Compra	Esta Pestaña contiene todos los Artículos de la Solicitud relacionados con la Solicitud de Compra que pueden seleccionarse para la Orden de Compra.

Plan Anual de Contrataciones

Proceso en el cual se pone a disposición de las Unidades Administrativas el inicio la planificación de compras.

Apertura del Plan Anual de Contrataciones

Descripción

Proceso en el cual se pone a disposición de las Unidades Administrativas el inicio del registro de Líneas Pre-PAC o PAC.

Navegación

Compras ► Plan Anual de Contrataciones ► Apertura del Plan Anual de Contrataciones

Campos que aparecen en la pantalla de Apertura del Plan Anual de Contrataciones

Campos	Descripción
Código	Código numérico único generado automáticamente para el Proceso que es la identidad de su registro.
Ejercicio Presupuestario	Año fiscal para la ejecución de presupuesto.
Unidad Administrativa	Seleccionar la Unidad Administrativa que realiza la Apertura del Plan de Anual de Contrataciones.
Requerimiento de Compra	Los requerimientos de compra que se utilizarán para Conocer las necesidades de compra que fueron contempladas en el Presupuesto Anual.
Tipo de Plan de Compra	Indica el tipo de plan a crear, ejemplo: Pre-PAC si se refiere al proyecto de PAC, o PAC si se refiere a la planificación definitiva.
Estado del Flujo de Trabajo	Representa el estado del proceso y las transiciones entre las distintas etapas asignadas a un funcionario según roles de usuarios: “Creado”, “Revisado”, “Rechazada” o “Aprobada”, el valor por defecto es “Creado”. Etapas del proceso de aprobación.
Grupo del Plan de Cuentas	Grupo que se utiliza para definir la codificación financiera y que proviene del escenario presupuestario seleccionado y la versión que se utiliza.
Permitir todos los Códigos de los Objetos desde el Requerimiento	Indica si se permite importar todos los requerimientos que vienen de un presupuesto definido.
Permitir todo el Catálogo de Bienes y Servicios	Indica si permite importar todas las categorías que vienen de un presupuesto definido.
Permitir Exceder el Monto de los Requerimientos	Indica si permite exceder el monto original importado de un presupuesto definido.
Permitir Requerimientos Sin Asignación de Presupuesto	Indica si permite requerimientos sin presupuesto asignado.
Permitir Registro de Detalles fuera del Periodo	Indica si permite a los usuarios registrar programación de compra fuera del periodo indicado.
Fecha para Iniciar a Registrar	Indica la fecha de inicio cuando la institución podrá registrar Detalles de Compras.
Fecha Máxima de Publicación	Indica la fecha límite del registro.
Permitir Todos los Objetos del Gasto	Indica que las unidades hijas de las Instituciones seleccionadas registren programación de compra.
Creado por	Usuario que apertura el registro.
Fecha de Creación	Fecha de creación de la apertura.
Aprobado por	Usuario que aprueba la apertura del registro.
Fecha de Aprobación	Fecha en que el usuario aprueba el registro.
Permitir Agregar / Modificar Líneas PAC	Indica si permite actualizar el registro cuando el estado es aprobado.
Plan Anual de Contrataciones Original	Referencia al PAC original copiado.
Es el Plan Maestro Predeterminado	Permite seleccionar el plan predeterminado por tipo de plan.
Publicado en SISCAE	Se utiliza para indicar cuándo ya se ha enviado el plan maestro mediante interfaces a un sistema externo.
Pestaña de Objetos del Gasto Permitidos	Permite seleccionar la fuente de financiamiento para el plan.
Pestaña de Catálogo de Bienes y Servicios Permitido	Indica lista de categoría del CBS permitida en el registro.
Pestaña de Unidades Adquisiciones Permitidas	Indica lista de Instituciones permitidas para el registro de programación de compra.

Catálogos de Soporte

Catálogos de soporte son una serie de catálogos base estándar que se utilizan transversalmente en el GRP. Estos catálogos se heredan, configuran y adaptan para soportar la extensibilidad del sistema.

Algunas de las características de los catálogos soporte son:

Poseen funciones específicas para gobierno.
Rápida habilitación para su implementación, configuración y cambio.
Una base extensible de nuevas aplicaciones disponibles para el usuario.

Objeto de Compra

Descripción

Catálogo en el cual se almacenará la naturaleza de la compra, tal como Bienes, Servicios, Obras, Consultorías, Mixto.

Navegación

Compras ► Plan Anual de Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Objeto de Compra

Campos que aparecen en la pantalla de Objeto de Compra

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Compra.
Origen	Listado desplegable, define si la fuente es Importación de Dato o Manual.
Activo	Indica si está habilitado para utilizarse en los procesos de contratación.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre	Definición otorgada al objeto de compra, ejemplo: bienes, obras, servicios, etc.
Descripción	Indica una descripción del objeto de compra.

Tipo de Gasto

Descripción

Catálogo en el cual se almacena el tipo de gasto en que se clasifica cada compra, ya sea gasto de capital o gasto corriente.

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Compras ► Plan Anual de Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Tipo de Gasto

Campos que aparecen en la pantalla de Tipo de Gasto

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Tipo de Gasto.
Origen	Listado desplegable, define si la fuente es Importación de Dato o Manual.
Activo	Indica si está habilitado para utilizarse en los procesos de contratación.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre	Definición otorgada al tipo de gasto.
Descripción	Indica una descripción del tipo de gasto.

Tipo de Plan de Compras

Descripción

Catálogo en el cual se almacena el tipo de planificación de compras, tal como Pre-PAC y PAC.

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Compras ► Plan Anual de Contrataciones ► Catálogos de Soporte ► Tipo de Plan de Compras

Campos que aparecen en la pantalla de Tipo de Plan de Compra

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de Tipo de Plan de Compra.
Origen	Listado desplegable, define si la fuente es Importación de Dato o Manual.
Activo	Indica si está habilitado para la programación de compra.
Incluye Requerimientos de Compras	Indica si la programación incluye requisitos importados de presupuestos definidos.
Número de Días Estándar para Registros de Datos	Indica la cantidad de días permitidos para la programación de compra.
Es el Tipo de Plan para Utilizarse en las Solicitudes de Compra	Se utiliza para definir un único tipo de plan donde los artículos podrían ser exportados a una solicitud de compra.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre	Nombre del tipo de plan de compra, ejemplo: Pre-PAC y PAC.

Detalle de Requerimiento de Compra

Descripción

Esta entidad almacena todos los detalles de los requerimientos de compra que se extrajeron de la información del Plan de Presupuesto, basado en la versión de formulación indicada y del ejercicio presupuestario determinado por la entidad "Formulación Presupuestaria". Es un modo de consulta de detalles del proceso anterior.

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Compras ► Plan Anual de Contrataciones ► Detalle de Requerimiento de Compra

Los campos muestran el detalle extraído del escenario definido los cuales serán importados en el requerimiento de compra para la programación de compra.

Líneas del Plan Anual de Contrataciones

Descripción

Proceso en el cual se crean las líneas/renglones de la programación de compras que serán utilizadas por las Unidades de Adquisiciones para ejecutar los procesos de compras y contrataciones.

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Compras ► Plan Anual de Contrataciones ► Líneas del Plan Anual de Contrataciones

Campos que aparecen en la pantalla de Líneas del Plan Anual de Contrataciones

Campos	Descripción
Código	Código numérico único generado automáticamente para el Tipo de Proceso que es la identidad de su registro.
Consecutivo	Se genera automáticamente el número consecutivo de la línea.
Ejercicio Presupuestario	Autogenerado. Año fiscal al seleccionar la Apertura PAC.
Unidad Administrativa	Institución a que representa el usuario que programa.
Tipo de Plan de Compra	Tipo de plan de compra a programar. Se refiere a las opciones: Pre-PAC y PAC
Apertura de Planificación	Documento de Apertura del Plan (PrePAC o PAC) donde la línea pertenece.
Línea PAC Original	Se genera automáticamente cuando se copia del Pre PAC al PAC.
Estado Líneas del Plan Anual de Contrataciones	Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Estado Inicial) hasta que finaliza el proceso (Estado Final) y se cambia en dependencia de la transición que ejecuta el usuario. Etapas del proceso de aprobación.
Fecha y Hora de Aprobación	Determina la fecha y hora en que el registro cambia de estado.
Tipo de Gasto	Tipo de gasto que representa la compra, ejemplo: corriente, capital.
Número de Partida de Referencia	Dato Alfanumérico otorgado a la Línea PAC.
Objeto de Compra	Clasificación del gasto, ejemplo: Bienes, Consultorías, Obras, Servicios, etc.
Fecha Efectiva de Uso en Solicitud de Compra	Fecha mínima en que podrá ser utilizada la Línea PAC.
Modalidad de Compra	Indica que la modalidad de compra/procedimiento que se debe utilizar cuando el proceso tenga lugar para la adquisición de artículos previstos.
Norma Aplicable	Referencia de la ley o política de compra que rige al proceso de contratación.
Aprobación Documentos Base	Se selecciona la fecha en la que fue aprobado el documento base en el botón de calendario.
Fecha Estimada de Publicación	Se selecciona la fecha estimada de publicación en el botón de calendario.
Fecha Estimada de Apertura de Ofertas	Se selecciona la fecha estimada de apertura de oferta en el botón de calendario.
Fecha Estimada de Evaluación de Ofertas	Se selecciona la fecha estimada de evaluación de oferta en el botón de calendario.
Fecha Estimada de Adjudicación	Se selecciona la fecha estimada de adjudicación en el botón de calendario.
Fecha Estimada Firma de Contrato	Se selecciona la fecha estimada de firma de contrato en el botón de calendario.
Trimestre del Año	Indica el trimestre del año, cuando la compra se debe hacer sobre la base de la fecha de compra estimada.
Fuente	Indica la fuente de financiamiento.
Es Sujeto a TLC	Indica si cualquier otro tratamiento especial debe ser considerado para este proceso.
Publicado en SISCAE	Si el plan de compras ya se ha publicado, se agrega en la casilla correspondiente a este campo.
Moneda	Permite a los usuarios seleccionar la moneda de la solicitud, el valor por defecto es la Moneda Nacional. Si el parámetro general del sistema “acepta transacciones de varias monedas” es Falso, entonces este campo estará desactivado y su valor es el de moneda nacional.
Tipo de Cambio	Mostrará la tasa de cambio más reciente de la moneda seleccionada que está vinculada a gastos, los usuarios pueden cambiar la tasa si es permitido en la Tabla de Moneda, de otra forma este campo será “solamente de lectura” y solamente el sistema lo actualizará cuando se seleccione la moneda. El valor por defecto es 1 (porque la moneda por defecto es la Nacional). Si el parámetro general “el sistema Acepta Transacciones de Varias Monedas” es falso, entonces este campo estará desactivado.
Monto Total Estimado en Moneda Nacional	Auto calculado por el sistema mediante la adición de todos los totales de la lista de elementos vinculados a la Línea PAC.
Monto Total Estimado en Moneda Extranjera	Auto calculado por el sistema mediante la adición de todos los totales de la lista de elementos vinculados a la Línea PAC.
Solicitud de Compra	Solo lectura.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Descripción	Nombre, definición de la Línea PAC.
Comentarios Adicionales	Observaciones, notas del usuario.
Pestaña Detalle de las Partidas del Plan	Indica el detalle del artículo del CBS a adquirir, precio unitario, cantidad, fechas, etc.

Pestaña Detalle de las Partidas del Plan

Descripción

Indica el detalle del artículo del CBS a adquirir, precio unitario, cantidad, fechas, etc.

Campos que aparecen en la pestaña de Detalle de las Partidas del Plan

Campos	Descripción
Número del Artículo	Autogenerado, número consecutivo.
Artículo del CBS	Artículo del CBS que será adquirido.
Codificación Financiera	Corresponde al grupo de plan de cuentas existente.
Tipo de Artículo	Tipo/Clase de bien o servicio.
Catálogo de Bienes y Servicios (CBS)	Categoría/segmento del CBS.
Unidad de Medida	Unidad estándar de medida.
Cantidad	Cantidad requerida para compra.
Precio Unitario Estimado en Moneda Nacional	Precio unitario en moneda nacional de referencia.
Precio Unitario Estimado en Moneda Extranjera	Precio unitario en moneda extranjera de referencia.
Estimado Total en Moneda Nacional	Monto total igual a la suma de precio unitario por cantidad a compra.
Estimado Total en Moneda Extranjera	Monto total igual a la suma de precio unitario por cantidad a compra.
Fecha de Entrega Estimada Desde	Fecha a partir que se requiere sea entregado el bien o servicio.
Fecha de Entrega Estimada Hasta	Fecha final que se requiere sea entregado el bien o servicio.
Código de Moneda	Catálogo internacional que identifica la moneda, código alfanumérico.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Descripción	Autogenerado, nombre del Artículo del CBS.

Proceso de Aprobación de Líneas PAC

Descripción

Cuando una nueva Línea PAC es creada y la Apertura del Plan Anual de Contrataciones ya ha sido Aprobado se deberá realizar el proceso de aprobación de la Línea PAC para cambiar su estado.

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Compras ► Plan Anual de Contrataciones ► Proceso de Aprobación de Líneas del PAC

Campos que aparecen en la pantalla de Proceso de Aprobación de Líneas del PAC

Campos	Descripción
Apertura de Planificación	Indica la Apertura del PAC correspondiente al tipo de plan de compra.
Tipo de Plan de Compra	Seleccionar tipo de plan de compra correspondiente.
Unidad Administrativa	Institución que planifica la compra.
Estado Líneas del Plan Anual de Contrataciones	Estado actual del tipo de plan registrado.

Una vez seleccionado en cada uno de los campos y se recupere la información se mostrará el detalle de la Línea PAC que ha sido aprobada.

Reportes Nicaragua

Execution Of Purchasing Plan Detail Report

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Purchasing ►Annual Purchasing Plan ► Nicaragua Reports ► Execution Of Purchasing Plan Detail Report

Execution Of Purchasing Plan Detail Report screen fields and Tab

Field	Description
Fiscal Year	The current fiscal year associated with the purchasing plan detail report.
Start Date	The begininng date of the execution of the report.
End Date	The end date of the detail report.
Expense Type	This field provides the purchasing detail expense type.
Institution	The institution associated with the report

Requerimiento de Compra

Descripción

Este Proceso se utiliza mediante interfaz para importar los requerimientos de compras desde el anteproyecto de ley.

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Compras ► Plan Anual de Contrataciones ► Requerimiento de Compra

Campos que aparecen en la pantalla de Requerimiento de Compra

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario.
Tipo de Plan de Compras	Tipo de plan para programar compra.
Ambiente de Formulación	Indica el ambiente de formulación de donde los requerimientos son importados.
Ejercicio Presupuestario	Año fiscal para ejecutar presupuesto.
Grupo del Plan de Cuentas	Indica el grupo de plan de cuentas de donde los requerimientos son importados.
Unidad Administrativa	Seleccionar la Unidad Administrativa que realiza el Requerimiento de Compra.
Permitir Códigos del Elemento	Indica si elementos relacionados al CBS deberán ser importados de los requerimientos de compra.
Estado del Requerimiento de Compra	Listado de estados que el requerimiento de compra podrá tener. Etapa de proceso de aprobación.
Creado por	Usuario que realiza el primer registro.
Fecha de Creación	Fecha en que el usuario realiza el registro.
Aprobado por	Usuario responsable de aprobar el registro.
Fecha de Aprobación	Fecha en que el usuario aprueba el registro.
Se ha Importado	Indica que se ha importado el requerimiento de compra.
Fecha de Importación	Fecha en que se realiza la importación.
Pestaña de Versión de Formulación	Grupo del plan de cuentas que será utilizado para importar los requerimientos de compra de la versión de formulación seleccionado.
Pestaña de Detalles del Requerimiento	Detalle de los requerimientos de compra extraídos según la versión de formulación indicada.
Pestaña de Elementos del Objetivo	Lista de clasificadores correspondientes al segmento del grupo de plan de cuentas definido en el requerimiento de compra.

Proyección de Precios

Esta funcionalidad representa la generación de una lista de precios de referencia de los bienes y servicios que son adquiridos por las instituciones de Gobierno, esto con el objetivo de que dicha lista de precios sea utilizada por las instituciones como referencia en el proceso de proyección del Plan Anual de Contrataciones y para estimación de precios base de sus procesos de compra.

Carga de Precio Histórico de Producto

Descripción

Proceso en el cual se carga los artículos con los precios históricos adjudicados mediante órdenes de compra en un periodo anterior por modalidad de compra los cuales servirán para generar la proyección de precio promedio y proyectado.

Navegación

Compras ► Proyección de Precios ► Carga de Precio Histórico del Producto

Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Carga de Precio Histórico del Producto

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario.
Ejercicio Presupuestario	Año fiscal seleccionado para importar el precio histórico.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Descripción	Es una descripción breve de la Carga de Precio.
Última Actualización de Datos Histórica	Indica fecha y hora de la última importación de precio histórico.
Estado del Flujo de Trabajo	Representa el estado del proceso de las siguientes maneras: “Nueva”, “Presentada”, “Rechazada” o “Aprobada”, el valor por defecto es “Nueva”.
Permitir Importar todas las Modalidades de Compra	Indica si se deberá importar los precios históricos de todas las modalidades de compra adjudicadas a través de orden de compra.
Creado por	Indica usuario que crea la importación de precio histórico.
Fecha de Creación	Indica la fecha de creación.
Aprobado por	Indica usuario que aprueba la importación de precio histórico.
Fecha de Aprobación	Indica la fecha de aprobación.
Pestaña de Modalidades de Compra Permitidas	Listado de modalidades de compra que han sido seleccionadas para importar precios históricos.
Pestaña de Detalle Precio Histórico del Producto	Indica el detalle de carga de precio histórico.

Catálogos de Soporte

Descripción

Algunas de las características de los catálogos soporte son:

Poseen funciones específicas para gobierno.
Rápida habilitación para su; implementación, configuración y cambio.
Una base extensible de nuevas aplicaciones disponibles para el usuario.

Factor Fórmula Precio del Producto

Descripción

Este catálogo contiene los factores, variables, que serán utilizados en la fórmula para proyección de precios.

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Compras ► Proyección de Precios ► Catálogos de Soporte ► Factor Fórmula Precio del Producto

Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Factor Fórmula Precio del Producto

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario.
Origen	Listado desplegable, define si la fuente es Importación de Dato o Manual.
Activo	Variable habilitada para conformar la fórmula.
Tipo de Factor	Variables de la fórmula.
Nombre del Factor	Nombre de la variable.
Valor Constante Predeterminado	Incremento fijo
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Descripción	Descripción de la variable.

Factor de Inflación

Descripción

Catálogo que almacena el factor de inflación, factor que incrementa el valor de un elemento, puede ser específicamente a un nivel del catálogo de bienes y servicios.

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Compras ► Proyección de Precios ► Catálogos de Soporte ► Factor de Inflación

Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Factor de Inflación

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre	Nombre del factor de inflación.
Es Predeterminado	Indica si el valor es predeterminado por defecto en las categorías del CBS.
Pestaña de Año Fiscales	Indica el ejercicio presupuestario en el cual aplica el factor de inflación o válido para la proyección de precios.
Pestaña de Detalle del Factor de Inflación	Despliega el factor de inflación definido para las categorías del CBS.

Fórmula Precio del Producto

Descripción

Catálogo donde se almacena la fórmula general para ser aplicada a todos los tipos de lista de precios.

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Compras ► Proyección de Precios ► Catálogos de Soporte ► Fórmula Precio del Producto

Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Fórmulación Precio del Producto

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario.
Origen	Listado desplegable, define si la fuente es Importación de Dato o Manual.
Se utiliza en Cálculo	Si está disponible la fórmula para ser utilizada en la proyección de precios.
Composición	Composición que incluye símbolos matemáticos para conformar la fórmula con las variables seleccionadas.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre	Nombre de la fórmula definida.
Pestaña de Factor Fórmula Precio del Producto	Lista de las variables seleccionadas para conformar la fórmula de proyección de precios.

Tipo de Lista de Precio

Descripción

Catálogo que almacena el tipo de lista de precio por región, por ejemplo: Región Pacífico, Región Central, Región Costa Caribe.

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Compras ► Proyección de Precios ► Catálogos de Soporte ► Tipo de Lista de Precio

Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Tipo de Lista de Precio

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario.
Origen	Listado desplegable, define si la fuente es Importación de Dato o Manual.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre	Nombre del tipo de lista de precio definida por región.
Activo	Indica si está habilitada para el cálculo de proyección de precios.
Pestaña de Municipio	Seleccionar las regiones y municipios correspondientes a cada región, ejemplo: central, pacífico, etc.

Detalle Precio Histórico del Producto

Descripción

Detalle Precio Histórico del Producto indica el detalle de artículos cargados desde órdenes de compra de periodos anteriores.

Navegación

Compras ► Proyección de Precios ► Detalle Precio Histórico del Producto

Campos que aparecen en la pantalla de Detalle Precio Histórico del Producto

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario.
Número de Serie	Autogenerado. Número consecutivo.
Estado Carga de Precio Histórico del Producto	Indica los estados del proceso de aprobación.
Unidad Administrativa	Referencia de la Institución a que corresponde la orden de compra.
Municipio	Referencia de la Región a que corresponde la orden de compra.
Artículo del CBS	Indica el Artículo del CBS adquirido a través de la orden de compra.
Descripción del Artículo	En este campo se especifica la descripción de los detalles del precio del producto.
Artículo de la Orden de Compra	Orden del Artículo del CBS en la orden de compra.
Carga de Precio Histórico del Producto	Referencia al proceso de carga de precio histórico.
Moneda	Permite a los usuarios seleccionar la moneda de la solicitud, el valor por defecto es la Moneda Nacional. Si el parámetro general del sistema “acepta transacciones de varias monedas” es Falso, entonces este campo estará desactivado y su valor es el de moneda nacional.
Tipo de Cambio	Mostrará la tasa de cambio más reciente de la moneda seleccionada que está vinculada a gastos, los usuarios pueden cambiar la tasa si es permitido en la Tabla de Moneda, de otra forma este campo será “solamente de lectura” y solamente el sistema lo actualizará cuando se seleccione la moneda. El valor por defecto es 1 (porque la moneda por defecto es la Nacional). Si el parámetro general “el sistema Acepta Transacciones de Varias Monedas” es falso, entonces este campo estará desactivado.
Precio Unitario Moneda Nacional	Precio unitario en moneda nacional con el cual el Artículo del CBS fue adquirido.
Precio Unitario en Moneda Extranjera	Precio unitario en moneda extranjera con el cual el Artículo del CBS fue adquirido.
Fecha de la Factura	Fecha y hora en que la orden de compra fue aprobada.

Detalle de Actualización Masiva

Descripción

Proceso en el cual se aprueba o rechaza la importación de precios históricos del periodo anterior.

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Compras ► Proyección de Precios ► Detalle de Actualización Masiva

Campos que aparecen en la pantalla de Detalle de Actualización Masiva

Campos	Descripción
Carga de Precio Histórico del Producto	Seleccionar la importación de precios históricos que desea cambiar.
CBS	Seleccionar artículos del Catálogo de Bienes y Servicios que se desea actualizar.
Estado Actual	Estado actual de la importación de precios históricos.
Estado Final	Estado final al que cambiará la importación de precios históricos.
Fecha de Aprobación de Orden de Compra	Seleccionar el rango de fechas de Aprobación de las ordenes de compras que se quieren actualizar.

Detalle de Precio del Producto

Descripción

El Detalle de Precio del Producto es el proceso de cargar artículos con precios de referencia de forma manual relacionado una Lista de Precio.

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Compras ► Proyección de Precios ► Detalle de Precio del Producto

Campos que aparecen en la pantalla de Detalle de Precio del Producto

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario.
Estado del Flujo de Trabajo	Representa el estado del proceso de las siguientes maneras: “Nueva”, “Presentada”, “Rechazada” o “Aprobada”, el valor por defecto es “Nueva”.
Unidad Administrativa	Indica la Institución que registra la proyección de precio.
Artículo del CBS	Indica el Artículo del CBS que será proyectado.
Lista de Precio	Región en que se generará proyección de precio.
Unidad de Medida	Unidad de medida estándar importada desde el el CBS.
Precio Unitario en Moneda Nacional	Representa el valor pagado en moneda nacional por el Artículo del CBS.
Precio Unitario en Moneda Extrajera	Representa el valor pagado en moneda extranjera por el Artículo del CBS.
Monto Personalizado en Moneda Nacional	Valor en moneda nacional indicado por el usuario.
Monto Personalizado en Moneda Extranjera	Valor en moneda extranjera indicado por el usuario.
Municipio	Indica el departamento y/o municipio en que la proyección de precio será generada.
Fuente Fórmula Precio del Producto	El detalle pude ser creado desde tres tipos de fuentes: ingreso manual, archivo importado, histórico.
Creado por	Indica el usuario que crea el detalle.
Fecha Registro	Autogenerado. Fecha y hora de creación.
Aprobado por	Usuario que aprueba la creación del detalle.
Fecha de Aprobación	Autogenerado. Fecha y hora de aprobación.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Descripción	Autogenerado desde el CBS, puede ser modificado por el usuario cuando la creación es manual.
Descripción Técnica	Descripción que incluye detalles técnicos y específicos del artículo.

Lista de Precio

Descripción

Lista de Precio es la generación de proyección de precios por región, la cual será utilizada para la formulación/planificación de compras.

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Compras ► Proyección de Precios ► Lista de Precio

Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Lista de Precio

Campos	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Nombre	Nombre de la proyección de precios
Ejercicio Presupuestario	Año fiscal para proyectar precios.
Tipo de Lista de Precio	Indica el tipo de lista de precio por región.
Fórmula Precio del Producto	Las variables a utilizar en la fórmula.
Incremento o Decremento Fijo	Indica si el factor/variable deberá incrementar o disminuir el precio final proyectado.
Carga de Precio Histórico del Producto	Indica el proceso de extracción de precios históricos del periodo anterior.
Estado	Etapas del proceso de aprobación.
Moneda	Permite a los usuarios seleccionar la moneda de la solicitud, el valor por defecto es la Moneda Nacional. Si el parámetro general del sistema “acepta transacciones de varias monedas” es Falso, entonces este campo estará desactivado y su valor es el de moneda nacional.
Tipo de Cambio	Mostrará la tasa de cambio más reciente de la moneda seleccionada que está vinculada a gastos, los usuarios pueden cambiar la tasa si es permitido en la Tabla de Moneda, de otra forma este campo será “solamente de lectura” y solamente el sistema lo actualizará cuando se seleccione la moneda. El valor por defecto es 1 (porque la moneda por defecto es la Nacional). Si el parámetro general “el sistema Acepta Transacciones de Varias Monedas” es falso, entonces este campo estará desactivado.
Creado por	Usuario que crea la lista de precio.
Última Actualización por	Fecha y hora de la última actualización.
Pestaña de Precio Promedio	Indica el cálculo de precio promedio.
Pestaña de Detalle de Precio del Producto	Indica el resumen del artículo del CBS que será proyectado.
Precio Proyectado	Indica el cálculo del precio proyectado.

Recepción/Devolución de Bienes y Servicios

Descripción

Esta operación permite recepcionar y/o devolver Bienes, de igual forma permite realizar las recepciones y/o devoluciones de servicios.

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Compras ► Recepción/Devolución de Bienes y Servicios

Campos de la pantalla de Recepción/Devolución de Bienes y Servicios

Campos	Descripción
Código Recepción/Devolución de Bienes y Servicios	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de la Recepción/Devolución de Bienes y Servicios.
Estado del Flujo de Trabajo	Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Estado Inicial) hasta que finaliza el proceso (Estado Final) y se cambia en dependencia de la transición que ejecuta el usuario.
Tipo de Nota	Define el tipo de transacción si será; recepción o devolución.
Modalidad de Recepción	El sistema mostrara una lista desplegable que contiene el listado de modalidades de Recepción las cuales pueden ser: Adquisición por compra, Donación en especie, Cedidos en préstamo por terceros, Cedidos en préstamos por proyectos, Adjudicación (cesión o apropiación), Expropiación o confiscación, Incautación, embargo o decomiso, Arrendamiento simple o financiero, Permuta, Desarme, Producidos por propia administración, Reemplazo del bien por garantía. Al elegir algún tipo de modalidad, el sistema desplegará diferentes reglas de validación según el tipo seleccionado.
Referencia de Nota de Recepción de Bienes/Servicios	Si el *Tipo de Nota* se ha establecido en Devolución se habilitará este campo. Es aquí donde se asocia el número de Recepción de la cual desea hacer una devolución parcial o total. Si el *Tipo de Nota* se ha establecido en Recepción, solo se pueden hacer referencias a las Notas de Recepción de Bienes/Servicios.
Orden de Compra	Si en el campo “Modalidad de Recepción” elige Recepciones asociadas a órdenes de compra, este campo se habilitará y al elegir la orden de compra este campo asociara la orden de compra a la recepción llenando automáticamente los campos de la pantalla principal, con los datos que contiene la orden de compra.
Ejercicio Presupuestarios	Es un campo de solo lectura, asignado por el sistema de forma automática, corresponde al ejercicio presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción.
Período Presupuestario	Es de solo lectura, asignado por el sistema de forma automática, corresponde al período presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción.
Fecha de Recepción/Devolución	Por defecto se muestra la fecha actual del sistema con opción a modificar.
Fecha de Inicio de Vigencia	La fecha está (o estaba) programada para comenzar para el período cubierto por un préstamo. Si el atributo *Modalidad de Recepción* tiene el atributo *Requiere Fechas de Vigencia* igual a “Verdadero”, entonces el sistema solicita este valor.
Fecha de Finalización de Vigencia	La fecha está (o estaba) programada para terminar para el período cubierto por un préstamo. Debe ser mayor que la Fecha de Inicio de Vigencia del Préstamo. Si el atributo *Modalidad de Recepción* tiene el atributo *Requiere Fechas de Vigencia* igual a “Verdadero”, entonces el sistema solicita este valor.
Tipo	Este campo tiene como función definir si es una recepción/devolución de Bienes o Servicios, al elegir cualquiera de los dos campos en la lista desplegable.
Unidad Administrativa / Bodega	Debe Indicar la Unidad Administrativa donde se recepcionará el bien de consumo o servicio. Es el código de la Unidad Administrativa (Bodega) que recepcionará los artículos, dato Alfanumérico - “Buscar” se abrirá una nueva pantalla de Unidades Administrativas. Este valor se leerá sólo cuando el *Tipo de Nota* esté seleccionado como Devolución, ya que el sistema copiará este valor de la *Nota de Recepción de Bienes/Servicio* referenciada en la *Referencia de* *Nota de Recepción de Bienes/Servicio*. Cuando el tipo de nota se selecciona como servicios, este valor hará referencia a la unidad institucional que solicitó el servicio contratado.
Responsable de la Recepción/Devolución	Servidor Público asociado a la Unidad Administrativa (Bodega) quien recepcionará / rechazará los bienes o servicios. Si el usuario que está ingresando la información de la nota de recepción de bienes / servicios tiene un solo servidor públco, este valor será inferido por el sistema y no se puede modificar. De lo contrario, el usuario debe seleccionar de una lista servidores públicos disponibles.
Servidor Público Responsable	El código del servidor público responsable de la recepción/devolución de los artículos o servicios.
Proveedores / Beneficiario	Se debe seleccionar el proveedor asociado a la recepción, información que proviene del catálogo de proveedores.
Referencia del Proveedor	Este campo no es requerido, dato informativo.
Fecha del Documento del Proveedor	Este campo no es requerido, dato fecha sirve como detalle de información.
Número de Factura	Código de factura dato informativo.
Fuente	Generado automáticamente por el sistema, solo de lectura para mostrar el origen la Nota de Recepción de Bienes/Servicio que pueden ser Contrato de gerencia o Manual.
Creado Por	Este campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos del usuario que creo dicho registro, campo asignado por el sistema.
Fecha de Creación	Este campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos de la fecha en la cual se creó el registro.
Aprobado Por	Este campo es de solo lectura y el sistema muestra los datos del usuario que realiza aprobación, campo asignado por el sistema.
Fecha de Aprobación	Fecha en que se realiza la Aprobación del proceso
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Comentarios	Mayor información relacionada con esta transferencia y que se considere relevante.
Pestaña de Detalle de la Recepción / Devolución de Bienes y Servicios	Esta pestaña contiene información detallada de la Nota de Recepción / Devolución de Bienes y Servicios.
Pestaña de Archivos Adjuntos	El sistema permite adjuntar archivos para soportar el proceso de compra.

Archivos Adjuntos

Descripción

La Pestaña de Archivos Adjuntos es obligatoria si el Parámetro es verdadero.

Campos de la Pantalla de la Pestaña de Archivos Adjuntos

Campo	Descripción
Código	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único de los archivos Adjuntos. Es un número consecutivo que el sistema genera automáticamente, será único dentro del sistema y visible para el usuario.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Título	Es el título del documento.
Descripción	Este campo es definido por el usuario, es una descripción del Adjunto.
Archivo Adjunto	Este atributo tendrá el documento de archivo físico dentro de la base de datos, el contenido de tipo de Datos es un estándar acordado con el Equipo de Desarrollo.
Fecha Hora	La Fecha y Hora de la última operación que se realice en el documento adjunto, es visible para el usuario y asignada automáticamente por el sistema.
Usuario	El servidor público que creo el documento
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.

Pestaña de Detalle de la Recepción / Devolución de Bienes y Servicios

Descripción

En dicha pestaña se detallan los datos de la recepción, tipo de bien o servicios, cantidades recibidas, lotes, etc.

Goods/Services Received/Rejected Note Details screen Fields

Campo	Descripción
Correlativo	Dato generado automáticamente por el sistema, código de identificación único.
Codificación Financiera	Dato codificación financiera - debe complementar la Codificación Financiera seleccionando el botón “Ver Elementos”, corresponde a la combinación de códigos financieros que determinaran la afectación Financiera.
Orden de Compra	Dato solo se habilita para la Recepción con Orden de Compra, al elegir la orden de compra este campo asociara la orden de compra a la recepción llenando automáticamente los campos de la pantalla, con los datos que contiene la orden de compra.
Artículo Orden de Compra	Dato solo se habilita para la Recepción con Orden de Compra. De ser una orden de compra el sistema alimentara la pantalla con la información que viene desde la orden de compras.
Entrega de Artículo de la Orden de Compra	Dato solo se habilita para la recepción con orden de compra, corresponde a la cantidad de artículos recibidos, que detalla la orden de compra, se pueden realizar más de una recepción asociada a una misma orden de compra.
Artículo del CBS	Dato Numérico “Buscar” , se abrirá una nueva pantalla del Catálogo de Bienes y Servicios. El campo “Perecedero” deberá ser verdadero, para que el sistema únicamente muestre artículos perecederos, para que el sistema muestre únicamente artículos no perecederos el campo “Bienes” deberá ser verdadero y el campo “Perecedero” deberá ser falso; posteriormente debe presionar el botón izquierdo del ratón en el botón “Buscar” , con el fin de seleccionar el artículo que desea registrar. Sin embargo, si el tipo de modalidad de recepción es orden de compra dicho campo se llenará automáticamente con el artículo que se seleccionó en la orden de compra.
Costo Unitario	Si el tipo de modalidad de recepción está asociado a una orden de compra, este campo se llenará con los datos de la orden, sino se introducirá manualmente, corresponde al costo unitario del artículo (Dato numérico).
Unidad de Medida	Dato asignado automáticamente por el sistema, una vez que se selecciona el artículo el sistema muestra la unidad de medida asociada al artículo desde el catálogo de bienes y servicios.
Cantidad Recibida / Devuelta	Corresponde a la cantidad que se está recepcionando, Dato numérico.
Cantidad Pendiente	Dato generado automáticamente por el sistema.
Cantidad Rechazada	Corresponde al monto no aceptado, dato numérico.
Cantidad Aceptada	Es la resta de la cantidad recibida menos la cantidad rechazada, dato generado automáticamente por el sistema.
Razón de Rechazo / Devolución	Listado desplegable, corresponde a la descripción del motivo del rechazo.
Porcentaje de Avance Aceptado	Dato numérico, corresponde al porcentaje de servicios recibidos. En el caso de recepciones asociadas a órdenes de compra el campo usara ciertas reglas de validación.
Monto (Moneda Local)	Dato generado automáticamente por el sistema, corresponde a la multiplicación del costo unitario por la cantidad aceptada.
Idioma (Español)	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Comentarios	Dato alfanumérico, descripción breve sobre el detalle de la recepción.
Es Envió Final	Dato lógico, será falso en caso de ser recepciones no asociadas a una orden de compra, en caso de si estar asociadas, será falso cuando no sea la última recepción asociada a la orden y verdadero si es la última recepción.
Pestaña de Lote de Perecederos	Colección de cero a más “Lote Perecedero”.

Reportes

Listado de Notas de Bienes Recibidos/Devueltos por O.C.

Descripción

Este reporte enumera todas las Notas de Bienes Recibidas y las muestra mediante la Orden de Compra asociada. Este reporte permite a los usuarios determinar las órdenes de compra que se han procesado y los artículos que ya se han entregado. Esto incluye el valor monetario y la cantidad de los bienes recibidos.

Navegación

Compras ► Reportes ► Listado de Notas de Bienes Recibidos/Devueltos por O.C.

Campos de Filtro del Reporte de Listado de Notas de Bienes Recibidos/Devueltos por O.C.

Campo	Descripción
Ejercicio Presupuestario	Corresponde al ejercicio presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción, dato el cual servirá de filtro.
Período Presupuestario	Corresponde al período presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción, el cual servirá de filtro.
Proveedor/Beneficiario	Código del Proveedor asociado a la Recepción/Devolución de Bienes y Servicios, el cual servirá de filtro.
Tipo de Nota	Tipo de Nota puede ser: Recepción o Devolución.
Código Notas de Bienes Recibidos	Número de nota de Recepción/Devolución que se puede seleccionar como criterio de filtro.
Código de la Orden de Compra	Codigo de la orden de compra que se puede seleccionar como criterio de filtro.
Comentario	Notas o comentarios adicionales acerca de las Recepciones / Devoluciones.
Ordenar Por	Haga clic en los botones, para añadir y borrar criterios de filtro desde/hasta la lista seleccionada y haga clic en los botones, para mover los artículos en la lista seleccionada hacia arriba y hacia abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan.
Código de la Orden de Compra	Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja.
Período Presupuestario	Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja.
Ejercicio Presupuestario	Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja.

Listado de los Bienes Recibidos

Descripción

El reporte de Listado de los Bienes Recibidos muestra una lista de bienes recibidos. La información del reporte incluye Ejercicio presupuestario, Período presupuestario, Fecha de Emisión, Vendedor e información detallada: Orden de Compra, Unidad de Medida, Cant. Recibido, Cantidad. Rechazado, Cantidad. Aceptado. Esta información se agrupará por Bienes Recibidos.

Navegación

Compras ► Reportes ► Listado de Notas de Bienes Recibidos

Campos de Filtro del Reporte de Listado de los Bienes Recibidos

Campo	Descripción
Ejercicio Presupuestario	Corresponde al ejercicio presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción, dato el cual servirá de filtro.
Período Presupuestario	Corresponde al período presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción, el cual servirá de filtro.
Tipo de Nota	Este campo es de sólo lectura. El valor predeterminado es Recibir.
Proveedor/Beneficiario	Código del Proveedor (parámetro opcional) que se puede seleccionar mediante el icono de búsqueda y el icono Buscar para recuperar el proveedor que se utilizará como criterio de filtro.
Estado	Estado de la lista de artículos recibidos como Creado, Solicitado, Aprobado y Cancelado.
Fecha de Emisión	Introduzca rango de fecha Dede - Hasta (parámetro opcional) que se puede seleccionar mediante el icono de calendario para restringir los datos filtrados a cualquier cosa después de una cierta fecha
Comentario	Notas o comentarios adicionales a la salida del informe con este campo.
Ordenar Por	Haga clic en los botones, para añadir y borrar criterios de filtro desde/hasta la lista seleccionada y haga clic en los botones, para mover los artículos en la lista seleccionada hacia arriba y hacia abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan.
Nota de Recepción	Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja.

Nota de Bienes Recibidos a la Espera de Factura

Descripción

Este reporte muestra una lista de Notas de Bienes Recibidos que se han recibido pero que aún no han sido facturados. En otras palabras, estos detalles de Notas de Bienes Recibidos tienen un Número de Orden de Compra que no está asociado a un Comprobante de Gasto con el estado “Aprobado” y el estado de contabilización “Guardado”.

Navegación

Compras ► Reportes ► Nota de Bienes Recibidos a la Espera de Factura

Campos de Filtro del Reporte de Nota de Bienes Recibidos a la Espera de Factura

Campo	Descripción
Ejercicio Presupuestario	Corresponde al ejercicio presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción, dato el cual servirá de filtro.
Período Presupuestario	Corresponde al período presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción, el cual servirá de filtro.
Proveedor/Beneficiario	Código del Proveedor asociado a la Recepción/Devolución de Bienes y Servicios, el cual servirá de filtro.
Tipo de Nota de Recepción/Devolución de Bienes y Servicios	Este campo es de sólo lectura. El valor predeterminado es Recibir.
Nota de Bienes Recibidos	Código de Recepción/Devolución, el cual puede se utilizar como criterio de filtro.
Orden de Compra	Brindar un número de orden, para este caso particular este filtro no aplica.
Estado de Comprobante	Estado del comprobante, aprobado o no aprobado.
Estado del Registro	El estado del registro, si es guardado o no guardado.
Comentario	Notas o comentarios adicionales acerca de la Transferencia/Devolución entre Bodegas.
Ordenar Por	Haga clic en los botones, para añadir y borrar criterios de filtro desde/hasta la lista seleccionada y haga clic en los botones, para mover los artículos en la lista seleccionada hacia arriba y hacia abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan.
Ejercicio Presupuestario	Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja.
Período Presupuestario	Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja.
Nota de Bienes Recibidos	Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja.

Nota de Recepción/Devolución de Bienes y Servicios

Descripción

Es el recibo que da fe o nota de los bienes recibidos en bodega a entera satisfacción.

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Compras ► Reportes ► Nota de Recepción/Devolución de Bienes y Servicios

Campos de Filtro del Reporte de Nota de Recepción/Devolución de Bienes y Servicios

Campos	Descripción
Ejercicio Presupuestario	Corresponde al ejercicio presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción, dato el cual servirá de filtro.
Período Presupuestario	Corresponde al período presupuestario vigente en el cual se realiza la transacción, el cual servirá de filtro.
Proveedores/Beneficiario	Código del Proveedor asociado a la Recepción/Devolución de Bienes y Servicios, el cual servirá de filtro.
Recepción/Devolución	Número de Recepción/Devolución
Orden de Compra	Brindar un número de orden, para este caso particular este filtro no aplica.
Tipo de Nota	Tipo de Nota puede ser: Recepción o Devolución.
Comentario	Notas o comentarios adicionales acerca de la Transferencia/Devolución entre Bodegas.
Ordenar Por	Haga clic en los botones , , , para añadir y borrar criterios de filtro desde/hasta la lista seleccionada y haga clic en los botones , , , para mover los artículos en la lista seleccionada hacia arriba y hacia abajo para ponerlos en el orden que desea que aparezcan.
Recepción/Devolución	Por el orden ascendente y descendente preferido utilizando los botones de Flecha Roja .

Solicitud de Compra

Descripción

Una Solicitud de Compra es el documento que oficializa el requerimiento de las Unidades Administrativas para la adquisición de bienes o contratación de servicios necesarios para su funcionamiento y que están contemplados en el Plan Anual de Contrataciones.

Navegación

Compras ► Solicitudes de Compras

Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Solicitud de Compra

Campos	Descripción
Referencia Línea PAC	Indica el número de línea en la que se planificó la compra dentro del Plan Anual de Contrataciones.
Número de Solicitud	(Definido por el sistema o por los usuarios) El sistema generará automáticamente un número de Solicitud de Compra si el parámetro Generar Código de Solicitud de Compra es verdadero, de lo contrario el código se registrará manualmente por el usuario.
Estado del Flujo de Trabajo	Muestra las diferentes etapas del flujo de trabajo del proceso, dato asignado por el sistema. Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Creado) hasta que finaliza el proceso (Aprobado) y se cambia en dependencia de la transición que ejecuta el usuario.
Fecha de Solicitud	El sistema muestra este campo automáticamente y el valor por defecto es la fecha actual del sistema, el campo es modificable.
Ejercicio Presupuestario	El valor por defecto es el Ejercicio Presupuestario actual (donde “Año Fiscal Actual para Ejecución de Presupuesto” es verdadero). Campo solo lectura
Periodo Presupuestario	El valor por defecto es el Periodo Presupuestario Actual. Campo solo lectura.
Estado de la Solicitud	Tiene como función indicar si la solicitud está abierta y puede convertirse en orden de compra, cuando una solicitud se convierte en una o varias órdenes de compra (es decir, órdenes de compra creadas y aprobadas para todos los artículos solicitados). Entonces, una vez completadas las entregas de la Orden de Compra el estado de la Solicitud de Compra se establece automáticamente como cerrada, el valor por defecto es abierta. Campo solo lectura
Estado del Registro	Campo solamente de lectura que el sistema actualiza cuando el comprobante se guarda definitiva o temporalmente.
Razón de Espera	Solo en los casos que la norma legal lo permita, se podrá obviar la publicación de un proceso de compra. En tal caso, se debe justificar la razón en este campo.
Moneda	Permite a los usuarios seleccionar la moneda de la solicitud, el valor por defecto es la Moneda Nacional. Si el parámetro general del sistema “acepta transacciones de varias monedas” es Falso, entonces este campo estará desactivado y su valor es el de moneda nacional.
Tipo de Cambio	Mostrará la tasa de cambio más reciente de la moneda seleccionada que está vinculada a gastos, los usuarios pueden cambiar la tasa si es permitido en la Tabla de Moneda, de otra forma este campo será “solamente de lectura” y solamente el sistema lo actualizará cuando se seleccione la moneda. El valor por defecto es 1 (porque la moneda por defecto es la Nacional). Si el parámetro general “el sistema Acepta Transacciones de Varias Monedas” es falso, entonces este campo estará desactivado.
Bienes/Servicios Monto en Moneda Nacional	Valores calculados por el sistema de acuerdo con los montos Nacionales totales de todos los Bienes/Servicios en la Solicitud de Compra.
Bienes/Servicios Monto Moneda Extranjera	Valores calculados por el sistema de acuerdo con los montos Extranjeros totales de todos los Bienes/Servicios en la Solicitud de Compra.
Impuestos Monto en Moneda Nacional	Valores calculados por el sistema de acuerdo con los valores respectivos de los Artículos de la Solicitud de Compra.
Impuestos Monto en Moneda Extranjera	Valores calculados por el sistema de acuerdo con los valores respectivos de los Artículos de la Solicitud de Compra.
Total Monto en Moneda Nacional	Valores calculados por el sistema de acuerdo a los montos respectivos de todos los Artículos de la Solicitud de Compra más impuestos.
Total Monto en Moneda Extranjera	Valores calculados por el sistema de acuerdo a los montos respectivos de todos los Artículos de la Solicitud de Compra más impuestos.
Origen	Valor generado por el sistema (Fuente Manual u Otra Externa) el valor por defecto es Manual, si el valor es otra fuente externa, entonces los usuarios no pueden editar/modificar la solicitud de compra.
Pre-Compromiso	El Pre-compromiso aplica solo para compras mayores de C$500,000 córdobas. El sistema asignará un código de pre compromiso automáticamente cuando el atributo comprometido sea verdadero, el sistema brinda un hipervínculo para llegar al compromiso relevante, una vez que el usuario hace clic en el mismo, el sistema abrirá una pantalla nueva con la información del compromiso correspondiente.
Modalidad de Compra	Los usuarios seleccionarán este atributo para elegir la modalidad de compra y sus reglas de validación.
Oficina de Compras	Es el código de la oficina de compras, es la Unidad Administrativa que procesa la solicitud de compra y da seguimiento a la misma.
Enviar A	El sistema mostrará este valor por defecto si está disponible en el atributo “Oficina de Recepción de Bienes” de la pantalla Unidades Administrativas, según el valor de “Oficina de Compras” seleccionado por los usuarios, estos pueden cambiarlo pero solamente pueden seleccionar Unidades Administrativas donde el atributo “Es Oficina de Recepción de Bienes” es verdadero.
Facturar A	El sistema mostrará este valor por defecto si está disponible en el atributo “factura a oficina” de la pantalla Unidades Administrativas, según el valor de “Oficina de Compras” seleccionado por los usuarios, estos pueden cambiarlo pero solamente pueden seleccionar Instituciones donde el atributo “Puede ser Oficina a facturar” es verdadero.
Inspeccionado En	El sistema mostrará este valor por defecto si está disponible en el atributo “Ubicación de Inspección” de la pantalla Unidades Administrativas, según el valor de “Oficina de Compras” seleccionado por el usuario, este puede cambiarlo pero solamente pueden seleccionar Instituciones donde el atributo “Es ubicación de inspección” es verdadero.
Solicitante	Los usuarios seleccionarán del catalogo este atributo para elegir el Proyecto que pertenece la solicitud de compra si se realiza con fondos de Financiamiento Externo.
Proyecto	Los usuarios seleccionarán del catálogo, el código del Proyecto al que pertenece la solicitud de compra si se realiza con fondos de Financiamiento Externo.
Creado Por	Se refiere al código del usuario que creo la solicitud de compra.
Fecha de Creación	La fecha en la que se creó la solicitud de compra.
Aprobado Por	Se refiere al código del usuario que aprobó la solicitud de compra.
Fecha de Aprobación	La fecha en la que se aprobó la solicitud de compra.
Justificación de Utilización de la Modalidad de Compra	Indica la justificación para utilizar la modalidad de compra seleccionada. Obligatorio en el caso de Contratación Simplificada y Compra Directa.
Fecha Estimada de Adquisiciones	Fecha en que se necesitan en bodega los bienes o contratados los servicios requeridos.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Descripción	Descripción información complementaria del proceso de compra a desarrollar. Nombre de la Plantilla: Nombre de la plantilla de la solicitud de compra.
Instrucciones Especiales	Atributo de texto que permite a los usuarios digitar instrucciones especiales relacionadas con la solicitud.
Pestaña de Articulos de la Solicitud de Compra	Indica el detalle del Artículo del CBS que se desea comprar.
Pestaña de Archivos Adjuntos	Opción de adjuntar documentos/archivos relacionados a la compra.

Pestaña de Artículos de la Solicitud de Compra

Descripción

Una Solicitud de Compra se compone de artículos, cada uno puede referirse a un Bien o a un Servicio al quinto nivel (Artículo) del Catálogo de Bienes y Servicios. En esta pestaña se definen los artículos de solicitud de compra, cada artículo debe desglosarse en entregas.

Campos de la pestaña de Artículo de la Solicitud de Compra

Campos	Descripción
Número del Artículo	Es un número de serie solamente de lectura que genera el sistema para cada solicitud de compra, empezando por el número uno.
Estado	Es un valor solamente de lectura que muestra si el artículo de la solicitud de compra está abierto y puede convertirse en orden de compra, los valores posibles son: Cerrado/Abierto, el valor por defecto es Abierto.
Artículo del CBS	Los usuarios deben seleccionar un Artículo del Catálogo de Bienes y Servicios, una vez que se ha seleccionado la Código del Bien o Servicios, la siguiente información se mostrará automáticamente en los siguientes campos: Categoría, Unidad de Medida, Precio Unitario Moneda Nacional, Codificación Financiera y Descripción.
Catálogo de Bienes y Servicios (CBS)	Para especificar la categoría del bien o servicios, el campo será solamente de lectura si el código de catálogo de bienes y servicios está seleccionado.
Unidad de Medida	Para capturar la unidad de medida del bien o servicios, este campo se mostrará por defecto si se selecciona el código de catálogo de bienes y servicios, los usuarios pueden cambiarlo.
Precio Unitario en Moneda Nacional	Dato registrado por el usuario, dato numérico.
Precio Unitario en Moneda Extranjera	Campo solo lectura.
Cantidad	Dato registrado por el usuario, dato numérico
Cantidad Asignada	Autogenerado. Contiene la cantidad asignada a la entrega.
Precio Estimado en Moneda Nacional	Valores calculados por el sistema (Precio Unitario Moneda Nacional x Cantidad).
Precio Estimado en Moneda Extranjera	Valores calculados por el sistema (Precio Unitario Moneda Extranjera x Cantidad).
Monto Impuesto Moneda Nacional	Valores calculados por el sistema (Precio Unitario Moneda Nacional x % del impuesto).
Monto Impuesto Moneda Extranjera	Valores calculados por el sistema (Precio Unitario Moneda Extranjera x % del impuesto).
Monto Total Moneda Nacional	Valores calculados por el sistema Moneda Nacional.
Monto Total Moneda Extranjera	Valores calculados por el sistema Moneda Extranjera.
Tolerancia de Precio	Cuando una solicitud de compra es generada, el precio unitario del artículo puede ser incrementado por el % indicado.
Tolerancia de Cantidad	Cuando una solicitud de compra es generada, la cantidad requerida del artículo puede ser incrementado por el % indicado.
Codificación Financiera	Dato codificación financiera - debe complementar la Codificación Financiera seleccionando el botón “Ver Elementos”, corresponde a la combinación de códigos financieros que determinaran la afectación Financiera.
Idioma	Muestra el idioma seleccionado por el usuario, en el caso del GRP-SIGAF, el idioma por defecto es español.
Descripción	Descripción del Bien o Servicios, este campo se mostrará por defecto si se selecciona el código del catálogo de Bienes y Servicios, los usuarios pueden cambiarlo.
Pestaña de Entregas de la Solicitud de Compras	Esta sección define las entregas de los artículos de la solicitud de compra.
Pestaña de Archivos Adjuntos	Cero o más archivos adjuntos que pueden utilizarse cómo documentación de soporte para el Artículo de la Solicitud de Compra.
Pestaña de Imágenes	Cero o más imágenes, el sistema permite archivos de tipo BMP, GIF y JPG y mostrará la imagen del primer archivo.

Pestaña de Entregas de la Solicitud de Compra

Descripción

Esta sección define las entregas de los artículos de la solicitud de compra.

Campos de la pestaña de Entregas de la Solicitud de Compra

Campos	Descripción
Entrega Número	Número de serie generado automáticamente que inicia con 1 para cada artículo de la solicitud, este campo es solamente de lectura y el sistema lo actualiza.
Estado	El sistema lo asigna automáticamente, los valores posibles son: Abierto/Cerrado, el valor por defecto es abierto y muestra si la entrega del artículo está abierta y puede convertirse en orden de compra.
Ejercicio Presupuestario	Año fiscal actual para la ejecución presupuestaria.
Periodo Presupuestario	Cuando un periodo fiscal está abierto se puede ejecutar el presupuesto.
Fecha de Entrega Desde	Fecha de entrega de los productos/servicios a partir de (requerido).
Fecha de Entrega Hasta	Fecha de entrega de los productos/servicios hasta (requerido).
Cantidad	El valor por defecto es igual a la cantidad total del artículo relevante de la primera entrega, luego para las entregas siguientes el valor por defecto es igual a la cantidad total del artículo relevante – la cantidad total de las entregas anteriores. Por ejemplo, si la cantidad del artículo relevante es 5, el valor por defecto para la primera entrega será 5, si los usuarios cambian la cantidad a 3, el valor por defecto para la segunda Entrega es 2.
Cantidad Asignada en Orden	Autogenerado. Contiene la cantidad asignada a la entrega de la Solicitud de compra. Valor por defecto cero.
Cantidad Asignada en Expediente	Autogenerado. Contiene la cantidad asignada a la entrega del Expediente de Compra. Valor por defecto cero.
Monto en Moneda Nacional	Este campo es solamente de lectura y el sistema lo actualiza, es igual al precio unitario en Moneda Nacional (del Artículo relevante) x la cantidad de la entrega.
Monto en Moneda Extranjera	Este campo es Solamente de lectura y el sistema lo actualiza, es igual al precio unitario en Moneda Extranjera (del Artículo relevante) X la cantidad de la entrega.
Monto Impuesto en Moneda Nacional	Dato solo lectura.
Monto Impuesto en Moneda Extranjera	Dato solo lectura.
Monto Total en Moneda Nacional	Monto total nacional, igual a la suma del precio unitario por la cantidad de los bienes a adquirir más el impuesto.
Monto Total en Moneda Extranjera	Monto total extranjero, igual a la suma del precio unitario por la cantidad de los bienes a adquirir más el impuesto.
Ubicación de Recepción	Lugar donde se recibirán los productos/servicios a adquirir.
Pestaña de Información Sobre Impuestos	Para los Artículos ordenados en Moneda Nacional, los usuarios pueden definir los Impuestos que aplican a las Entregas individuales. Para hacer esto, active la Pestaña de Información Fiscal y cree los elementos de Información Fiscal que aplican, el sistema calculará el Impuesto Total adecuado para cada Entrega, de acuerdo a las tasas Fiscales definidas y mostrará los totales en los campos Monto Fiscal MN y/o Monto Fiscal ME, ubicados en la pantalla Desplegable de la Solicitud de Compra.
Pestaña de Archivos Adjuntos	Cero o más archivos adjuntos que pueden utilizarse como documentos de soporte para la Entrega de Solicitud de Compra.

Pestaña de Información sobre Impuestos

Descripción

Los usuarios pueden definir los Impuestos que aplican a las Entregas individuales. Para hacer esto, active la Pestaña de Información sobre Impuestos y cree los elementos de Impuesto que aplican, el sistema calculará el Impuesto Total adecuado para cada Entrega, de acuerdo con los Impuestos definidos y mostrará los totales en los campos Monto del Impuesto en Moneda Nacional y/o Monto del Impuesto en Moneda Extranjera, ubicados en la pantalla Desplegable de la Solicitud de Compra.

Campos que aparecen en la Pestaña de Información sobre Impuestos

Campos	Descripción
Número de Serie	Código de identificación único generado automáticamente.
Impuesto	Número de identificación fiscal.
El Precio Incluye Impuestos	Si está seleccionado el monto de bienes ya incluye el monto fiscal, si no, el monto Fiscal debe añadirse o deducirse del monto de bienes.
Porcentaje de Impuesto	El porcentaje fiscal efectivo del impuesto seleccionado.
Agregar/Deducir	Indica si el monto fiscal es añadido al precio de los bienes o si se deduce del mismo.
Monto del Impuesto en Moneda Nacional	El monto fiscal nacional calculado por el sistema.
Monto del Impuesto en Moneda Extranjera	El monto fiscal extranjero calculado por el sistema.