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EspañolOrden de Compra
Descripción
Una Orden de Compra es un documento contractual mediante el cual un proveedor se compromete a entregar bienes o servicios especificados a un precio estipulado, una vez que este la acepta, y el comprador se compromete a pagar por los bienes o servicios recibidos en los términos especificados en la orden de compra.
En el sistema se podrán crear Órdenes de Compra que nacen desde una gestión de compras y contrataciones, o bien Ordenes de Compras de tipo manual, que nace de la necesidad de formalizar un compromiso contractual que no nació de un proceso de compra. Ejemplo: compra de cupones combustible.
Al igual que con las solicitudes, los usuarios pueden crear órdenes de compra con varios artículos, los que a su vez, pueden recibirse en varias entregas. Para definir una orden de compra se puede utilizar una solicitud de compra única, solicitudes agrupadas o ninguna, el sistema permitirá vincular solicitudes a una Orden de Compra solamente si es definido en la configuración.
Navegacion
Compras ► Orden de Compra
Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Orden de Compra
Campos | Descripción |
Orden de Compra No. | Código de identificación único generado automáticamente que representa la Orden de Compra. |
Estado del Flujo de Trabajo | Muestra las diferentes etapas de transición del flujo de trabajo y estados del proceso. Cada transición debe ser realizada por el funcionario autorizado y con el rol correspondiente. Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Creado) hasta que finaliza el proceso (Aprobada) |
Fecha de la Orden de Compra | Especifique la fecha en que la Orden de Compra se emitirá. |
Fecha de Vencimiento | Este campo define la fecha en la que la Orden de Compra expirará. |
Número de Referencia | Este campo indica que el número de referencia se utilizará para almacenar referencia o licitanción o cualquier otro número para soportar la compra. |
Ejercicio Presupuestario | Seleccione el Año Fiscal para el Presupuesto que será afectado por la Orden de Compra. |
Período Presupuestario | Seleccione el Periodo Fiscal para el Presupuesto que será afectado por la Orden de Compra |
Solicitudes Adjuntas | Los usuarios pueden especificar un grupo de Solicitudes de Compra, que son solicitudes de materiales. |
Fecha de Entrega Desde | Se calcula desde la Fecha de Entrega, sería la fecha de entrega más cercana en las Entregas. |
Fecha de Entrega Hasta | Se calcula desde la Fecha de Entrega, sería la fecha de entrega más lejana en las Entregas. |
Estado del Pedido | El valor por defecto es “Abierta”, la Orden de Compra está abierta mientras no se hayan completado las entregas acordadas, una vez se recibieron los artículos y se registró la factura para devengar el pago, la Orden de Compra cambia a estado “Cerrada” |
Estado del Registro | Esto está relacionado con la publicación de la Orden de Compra (es decir, Guardada o Guardada Temporalmente). |
Razón de Espera | Lista Desplegable de Razones cuando una Orden de Compra será descartada. |
Tipo de Orden de Compra | Especifica si la Orden de Compra creada será de tipo Complementaria o de Readjudicación. |
Orden de Compra Original | Orden de Compra de referencia activa para generar órdenes de compra complementaria y de re adjudicación. |
Moneda | Si se ha especificado una moneda en el registro del Proveedor, entonces esa Moneda aparecerá por defecto, los usuarios deben seleccionar la moneda. |
Tipo de Cambio | Muestra el valor especificado en la Tabla de Moneda. |
Bienes/Servicios Monto en Moneda Nacional | Valores calculados por el sistema de acuerdo al monto nacional total de todos los Bienes/Servicios de la Orden de Compra. |
Bienes/Servicios Monto en Moneda Extranjero | Valores calculados por el sistema de acuerdo al monto extranjero total de todos los Bienes/Servicios de la Orden de Compra. |
Total Monto en Moneda Nacional | Montos nacionales calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra. |
Total Monto en Moneda Extranjera | Montos Extranjeros calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra. |
Fuente de Comprobante | Valor generado por el sistema que indica la fuente del Comprobante. |
Comprobante de la Fuente Externa | El sistema actualizará este campo si el atributo Fuente de Comprobante es igual a “Otra Fuente Externa”, para mostrar la fuente del comprobante externo. |
Documento de Origen | Muestra el número del Expediente de la Fuente si la Fuente del Comprobante es Externa. |
Compromiso | El sistema creará el compromiso presupuestario automáticamente una vez aprobada la Orden de Compra creada. |
Proveedor / Beneficiario | Debe traerlo automáticamente desde la adjudicación de la contratación el Código del Proveedor que está brindando los Bienes y Servicios. |
Forma de Entrega | Medio por el cual se entregarán los bienes comprados desde el local de proveedor hasta la organización del Usuario. |
Plazos de Entrega | Un término de entrega es una condición especial que aplica a la entrega de bienes adquiridos de un proveedor. |
Modalidad de Compra | Código de la Modalidad de Compra, se utiliza para determinar las aprobaciones y el flujo de trabajo de la Orden de Compra. |
Oficina de Compras | Viene automáticamente y seleccionar la Código de la Oficina de Compras. |
Enviar A | Esta es la ubicación donde se enviará la orden de compra, la institución “Enviar A” será una ubicación receptora. |
Facturar A | Este campo indica la oficina a la que se enviará la Factura. |
Inspeccionado En | La ubicación donde se inspecciona la Orden de Compra. |
Se Ejecuta con Fuente Externa de Proyecto | Los usuarios deben seleccionar este atributo para indicar si la OC se efectuara con fuente de proyecto. |
Solicitante | Este campo indica la Código del Solicitante, es la oficina que crea a Solicitud. |
Código Proyecto | Los usuarios pueden usar el código del proyecto como referencia. |
Creado Por | El sistema lo muestra automáticamente al momento de creación del registro. |
Fecha de Creación | El sistema la muestra automáticamente al momento de creación del registro. |
Aprobado Por | El sistema lo muestra automáticamente cuando el flujo de trabajo correspondiente llega a su etapa final de Aprobación. |
Fecha de Aprobación | Muestra la fecha en la que se aprueba la OC. |
Idioma | Idioma en el que se documentó la Orden de Compra. |
Descripción | Describe el objetivo de la OC, también puede utilizarse para capturar información contextual que sirva de soporte para una excepción a una política de compras. |
Instrucciones Especiales | Instrucciones especiales de entrega, etc. |
Justificación Única de la Fuente | Criterios que justifican la selección de un Proveedor de Fuente Única, es decir, Orden de Compra Abierta, etc. |
Es Enmienda del Contrato | Los usuarios deben seleccionar este atributo si la OC es contra enmienda al Contrato. |
Administrar Contratos | Si el valor del campo Enmienda al Contrato es verdadero, este campo es obligatorio, los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar el contrato. |
Usa Porcentaje | Los usuarios deben seleccionar este atributo para indicar si la OC utilizará el porcentaje. |
Pestaña de los Artículos de la Orden de Compra | Uno o más artículos de la orden de compra. |
Pestaña de Cláusulas | Para algunas OC, los usuarios podrán adjuntar una o más cláusulas estándar. |
Pestaña de Archivos Adjuntos | Los usuarios pueden adjuntar archivos que son relevantes como soporte para la Orden de Compra. |