Orden de Compra

Descripción

Una Orden de Compra es un documento contractual mediante el cual un proveedor se compromete a entregar bienes o servicios especificados a un precio estipulado, una vez que este la acepta, y el comprador se compromete a pagar por los bienes o servicios recibidos en los términos especificados en la orden de compra.

En el sistema se podrán crear Órdenes de Compra que nacen desde una gestión de compras y contrataciones, o bien Ordenes de Compras de tipo manual, que nace de la necesidad de formalizar un compromiso contractual que no nació de un proceso de compra. Ejemplo: compra de cupones combustible.

Al igual que con las solicitudes, los usuarios pueden crear órdenes de compra con varios artículos, los que a su vez, pueden recibirse en varias entregas. Para definir una orden de compra se puede utilizar una solicitud de compra única, solicitudes agrupadas o ninguna, el sistema permitirá vincular solicitudes a una Orden de Compra solamente si es definido en la configuración.

Navegacion

Compras ► Orden de Compra

Campos y pestañas que aparecen en la pantalla de Orden de Compra

Campos	Descripción
Orden de Compra No.	Código de identificación único generado automáticamente que representa la Orden de Compra.
Estado del Flujo de Trabajo	Muestra las diferentes etapas de transición del flujo de trabajo y estados del proceso. Cada transición debe ser realizada por el funcionario autorizado y con el rol correspondiente. Describe el estado del flujo de trabajo desde que se crea el registro (Creado) hasta que finaliza el proceso (Aprobada)
Fecha de la Orden de Compra	Especifique la fecha en que la Orden de Compra se emitirá.
Fecha de Vencimiento	Este campo define la fecha en la que la Orden de Compra expirará.
Número de Referencia	Este campo indica que el número de referencia se utilizará para almacenar referencia o licitanción o cualquier otro número para soportar la compra.
Ejercicio Presupuestario	Seleccione el Año Fiscal para el Presupuesto que será afectado por la Orden de Compra.
Período Presupuestario	Seleccione el Periodo Fiscal para el Presupuesto que será afectado por la Orden de Compra
Solicitudes Adjuntas	Los usuarios pueden especificar un grupo de Solicitudes de Compra, que son solicitudes de materiales.
Fecha de Entrega Desde	Se calcula desde la Fecha de Entrega, sería la fecha de entrega más cercana en las Entregas.
Fecha de Entrega Hasta	Se calcula desde la Fecha de Entrega, sería la fecha de entrega más lejana en las Entregas.
Estado del Pedido	El valor por defecto es “Abierta”, la Orden de Compra está abierta mientras no se hayan completado las entregas acordadas, una vez se recibieron los artículos y se registró la factura para devengar el pago, la Orden de Compra cambia a estado “Cerrada”
Estado del Registro	Esto está relacionado con la publicación de la Orden de Compra (es decir, Guardada o Guardada Temporalmente).
Razón de Espera	Lista Desplegable de Razones cuando una Orden de Compra será descartada.
Tipo de Orden de Compra	Especifica si la Orden de Compra creada será de tipo Complementaria o de Readjudicación.
Orden de Compra Original	Orden de Compra de referencia activa para generar órdenes de compra complementaria y de re adjudicación.
Moneda	Si se ha especificado una moneda en el registro del Proveedor, entonces esa Moneda aparecerá por defecto, los usuarios deben seleccionar la moneda.
Tipo de Cambio	Muestra el valor especificado en la Tabla de Moneda.
Bienes/Servicios Monto en Moneda Nacional	Valores calculados por el sistema de acuerdo al monto nacional total de todos los Bienes/Servicios de la Orden de Compra.
Bienes/Servicios Monto en Moneda Extranjero	Valores calculados por el sistema de acuerdo al monto extranjero total de todos los Bienes/Servicios de la Orden de Compra.
Total Monto en Moneda Nacional	Montos nacionales calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra.
Total Monto en Moneda Extranjera	Montos Extranjeros calculados por el sistema más impuesto de todos los Artículos de la Orden de Compra.
Fuente de Comprobante	Valor generado por el sistema que indica la fuente del Comprobante.
Comprobante de la Fuente Externa	El sistema actualizará este campo si el atributo Fuente de Comprobante es igual a “Otra Fuente Externa”, para mostrar la fuente del comprobante externo.
Documento de Origen	Muestra el número del Expediente de la Fuente si la Fuente del Comprobante es Externa.
Compromiso	El sistema creará el compromiso presupuestario automáticamente una vez aprobada la Orden de Compra creada.
Proveedor / Beneficiario	Debe traerlo automáticamente desde la adjudicación de la contratación el Código del Proveedor que está brindando los Bienes y Servicios.
Forma de Entrega	Medio por el cual se entregarán los bienes comprados desde el local de proveedor hasta la organización del Usuario.
Plazos de Entrega	Un término de entrega es una condición especial que aplica a la entrega de bienes adquiridos de un proveedor.
Modalidad de Compra	Código de la Modalidad de Compra, se utiliza para determinar las aprobaciones y el flujo de trabajo de la Orden de Compra.
Oficina de Compras	Viene automáticamente y seleccionar la Código de la Oficina de Compras.
Enviar A	Esta es la ubicación donde se enviará la orden de compra, la institución “Enviar A” será una ubicación receptora.
Facturar A	Este campo indica la oficina a la que se enviará la Factura.
Inspeccionado En	La ubicación donde se inspecciona la Orden de Compra.
Se Ejecuta con Fuente Externa de Proyecto	Los usuarios deben seleccionar este atributo para indicar si la OC se efectuara con fuente de proyecto.
Solicitante	Este campo indica la Código del Solicitante, es la oficina que crea a Solicitud.
Código Proyecto	Los usuarios pueden usar el código del proyecto como referencia.
Creado Por	El sistema lo muestra automáticamente al momento de creación del registro.
Fecha de Creación	El sistema la muestra automáticamente al momento de creación del registro.
Aprobado Por	El sistema lo muestra automáticamente cuando el flujo de trabajo correspondiente llega a su etapa final de Aprobación.
Fecha de Aprobación	Muestra la fecha en la que se aprueba la OC.
Idioma	Idioma en el que se documentó la Orden de Compra.
Descripción	Describe el objetivo de la OC, también puede utilizarse para capturar información contextual que sirva de soporte para una excepción a una política de compras.
Instrucciones Especiales	Instrucciones especiales de entrega, etc.
Justificación Única de la Fuente	Criterios que justifican la selección de un Proveedor de Fuente Única, es decir, Orden de Compra Abierta, etc.
Es Enmienda del Contrato	Los usuarios deben seleccionar este atributo si la OC es contra enmienda al Contrato.
Administrar Contratos	Si el valor del campo Enmienda al Contrato es verdadero, este campo es obligatorio, los usuarios pueden hacer una búsqueda y seleccionar el contrato.
Usa Porcentaje	Los usuarios deben seleccionar este atributo para indicar si la OC utilizará el porcentaje.
Pestaña de los Artículos de la Orden de Compra	Uno o más artículos de la orden de compra.
Pestaña de Cláusulas	Para algunas OC, los usuarios podrán adjuntar una o más cláusulas estándar.
Pestaña de Archivos Adjuntos	Los usuarios pueden adjuntar archivos que son relevantes como soporte para la Orden de Compra.

v7 FreeBalance Help

FreeBalance Accountability Suite

Buscar

Inicio de sesión

Idiomas